国土资源管理档案系统与OAOA系统无缝对接的注意要项

李树

（常州市国土资源局，江苏常州，213003）

国土资源管理档案系统与OAOA系统无缝对接的注意要项

李树

（常州市国土资源局，江苏常州，213003）

随着国土资源管理办公自动化系统（以下简称国土资源OA系统）的不断深入应用，如何推进国土资源管理档案信息系统（以下简称国土资源档案系统）与国土资源OA系统的无缝链接，实现文档一体化管理，是当前国土资源管理机关文档信息化建设的一个重要内容。结合常州市国土资源管理局应用“常州国土资源管理档案信息系统”的实践，笔者谈谈对国土资源档案系统与OA系统无缝链接工作中的一些注意事项。

一、应注意公文归档管理的规范性

国土资源OA公文流转系统中产生的公文进行在线归档时，需要增加“归档年度”“机构名称”“保管期限”“归档部门”等归档和目录数据的著录，由于办公室文秘人员和档案管理人员往往不是同一人，由办公室文秘人员直接在线归档往往不是很规范。为兼顾效率和规范，实现两系统无缝对接，公文文秘人员可以将扫描的公文或电子文件按照一定的规范直接发送给国土资源档案系统，国土资源档案系统收到数据后，可通过相应的软件提醒档案管理员进行接收归档处理。档案管理员对收到的待归档公文进行审核、确认，补充需要的档案管理信息，进行档案案卷著录，最后完成一整套归档入库流程。这样，通过两系统的无缝在线对接，极大地提高了公文文书归档的效率和归档信息的准确程度。

二、应注意档案数据管理的可靠性

国土资源档案系统不仅要汇集管理国土资源OA系统中产生的文书类档案，而且要汇集管理业务系统产生的各类业务档案，因此国土资源档案系统应具有比国土资源OA系统更高的安全等级。为此，国土资源档案系统根据高可靠、高安全的要求，独立部署在服务器虚拟化云集群中，这样单台服务器节点的软硬件故障就不会影响系统的正常连续运行，可以极大地提高系统的安全性和可靠性。同时，为了保障档案数据的安全，所有档案数据，包括图像文件可全部保存在如Oracle这样的大型数据库中，这不但可以利用操作系统的安全保障机制，还可以利用数据库的安全机制。与此同时，国土资源档案系统还应对保存在数据库中的所有文件信息进行加密存储，这样即使非法用户获取了服务器和数据库的访问权限，也无法使用获取的档案数据，从而保障了国土档案系统达到很高的数据安全级别。

三、应注意登录信息验证的单一性

为保证用户不必在两系统中分别登录验证身份，实现良好的用户体验，提高工作效率，国土资源档案系统和国土资源OA系统应对一些基础信息资源进行深度集成，充分利用OA系统中组织机构和人员等基础信息。这样不但可以避免这些基础数据多头维护所造成的各种弊端和隐患，而且在公文文书归档和档案借阅、审批时，两个系统可以按照统一的标准进行用户身份的甄别和验证，用户的身份可以在两个系统中通行。

四、应注意档案借阅利用的便捷性

档案数据的开发利用是档案管理工作之目的所在。为方便所有具有权限的用户查询档案，应在OA系统开发档案目录的检索功能。应保证国土资源档案系统和OA系统的无缝集成，使得整个档案借阅流程贯穿于OA系统和档案系统，用户在整个借阅过程中完全感觉不到两个系统的区别存在，就像在使用一个系统一样。即用户在查询到自己需要的档案目录后，就可以针对该档案发起档案借阅申请流程，借阅流程根据档案借阅管理的制度进行审批通过后，得到授权的用户就可以在线查阅该档案的实际内容。

五、应注意档案检索引擎的智能性

档案的利用需要检索工具的便捷。一般的检索是根据档案的题名、文号等极其有限的几项信息，一旦不知道这些信息就很难查询档案，此时往往需要进行一些智能化、模糊化的查询。因此，应通过对所有档案的电子扫描，开发出对档案所有正文信息，包括各种类型的附件文件信息的全文检索功能，这样用户就可以根据任何有关信息，智能化、模糊化地检索所关心的内容，极大地方便了用户的使用。由于全文检索的数据量巨大，所以应开发高性能的搜索引擎，这样可以进行快速、准确地信息检索。

六、应注意综合档案库藏的包容性

国土系统目前实行省、市、县（区）三级垂直管理，各级国土部门在工作中都独立地形成了自身的档案，国土档案管理工作中由于行政区划调整等历史原因，经常造成由于不知道要查找的档案在哪里保管而无法查找的情况。为实现未来各自档案信息的兼容互通，国土资源档案系统应根据不同单位的需要进行异地分布式部署，实现物理上的各单位各自负责，独立管理。但在宏观全局上，又可以实现统一的分布式异地云查询。为此，要加紧开发国土资源档案系统的云查询功能，逐步兼容上下级档案信息，这样用户就可以在任一地方的档案库中进行一次性的云查询，从而获取所需要的档案信息。