大数据背景下的档案管理与利用服务研究

杜娟

（黄河水利委员会档案馆，河南 郑州 450003）

大数据背景下的档案管理与利用服务研究

杜娟

（黄河水利委员会档案馆，河南 郑州 450003）

大数据时代推动了档案管理和利用服务的变革，并为之带来了巨大的机遇和挑战。本文主要分析了大数据背景下档案管理与利用服务的现状，并针对问题提出了建议。

大数据；档案管理；档案利用；策略

所谓大数据，是指一种需要新的处理模式才能具有更强的决策力、洞察力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。如今，大数据已逐渐成为主流的信息来源和数据之源。大数据的挖掘和分析既能够帮助政府节约开支、提高公共服务能力和文化教育创新能力，也能为企事业单位提供更科学的决策。随着时代的发展，数据的快速膨胀已成为一种必然趋势，并广泛影响人们的日常工作和生活。大数据环境下发生的一系列变化势必引起档案管理和服务方式的同步变革，这给档案管理提出了新的时代课题。如何正确掌握大数据的核心价值，从而提升档案管理的科学性和服务水平，是实现档案管理飞跃性发展亟待解决的问题。

1 大数据环境下档案管理与利用服务现状

1.1 存在的问题

一是人才短缺。未来社会中，档案的管理和利用都需要通过收集数据和精确分析来做出决策，所以，精通计算机技术且对大数据具备专业的统计、分析能力的管理员和分析员往往起着决定性作用。随着数据的快速积累和发展，这类专业人才短缺的问题愈加突出，因此，要注重对此类人才的培养和引进，更要加强对现有技术人员的培训力度，才能为今后的发展打下坚实的基础；二是档案数据管理的安全问题。档案数据是与网络、计算机系统直接联系的，由于计算机和网络系统漏洞的存在，使其很容易被潜在的病毒感染，严重影响档案数据的安全存储。此外，我国当前的档案信息化建设受传统档案管理模式影响较大，信息间分散不流通，档案数据从形成到利用的整个流程管理上缺乏科学性，加上档案管理者自身业务素质和安全意识缺失等，都会对档案数据存储和管理的安全性造成潜在威胁。

1.2 面临的挑战

大数据的存取状态主要以添加、更新为主，搜索和检索为辅。随着数据信息的不断积累，如何在海量数据中准确高效、智能快捷地获取和存储档案信息是首要面临的挑战；其次，随着数据量的增长，各种数据间的联系变得愈加紧密，这不仅增加了档案管理和利用服务的难度，也引发了人们对数据管理的重视和数据管理思想的革新。因此，档案管理者应时刻关注怎样有效提高档案数据的管理效率；最后怎样从海量数据中分析出有用的结果使之更好地为利用者服务。随着市场竞争越来越激烈，大数据已经逐渐成为新的生产资料。但在发掘大数据中有效信息的同时，也不可避免会遇到许多“垃圾信息”，这种“垃圾信息”会严重误导决策。这就需要对海量数据进行有效的收集、处理和分析，为管理层和决策者们提供更多有用信息和科学依据。此外，档案利用者对档案数据的要求也在不断提高，越来越关注大数据背后蕴藏的知识。为此，档案管理部门应该与时俱进，改变简单提供档案信息的传统服务方式，为利用者提供更多相关知识，这将是档案管理与利用服务未来的发展方向。

2 大数据环境下档案管理与利用服务策略分析

第一，技术的开发和创新是提高档案管理与利用效率的先决条件。首先要明确的是，大数据的概念不但包括了海量数据，更注重解决和利用大数据的技术。为了进一步优化和提高档案的管理和利用，就必须通过应用先进技术，获取、存储、挖掘、分析大数据，并在互联网带动下，将传统的档案信息资源和大数据环境下数据的存储和应用技术等紧密结合来实现档案数据管理的自动化和智能化，实现档案数据的远程在线检索和利用，从而为决策提供支持和创新，为档案利用者提供更多方便，并不断推动档案管理与利用服务的发展和转变。

第二，加强档案信息资源建设和共享是提高档案管理与利用服务水平的基础。对于档案部门来说，资源是基石，是安身立命之根本［1］。档案工作的焦点应放在加强资源建设上。随着大数据时代的到来，如今的档案馆中数据资源的比例逐渐加大，并与传统纸质档案一起成为档案管理与利用的基础。要实现档案管理与利用真正的现代化，就要大力推进传统纸质档案的数字化，即在确保档案实体及数字化加工过程中的档案数据安全性的同时尽可能将馆藏的传统载体档案数字化。此外，大数据的本质特征要求档案部门间进行更大程度的合作与共享。但在传统档案管理体制下，档案信息资源往往处于封闭的状态，难以被整合与共享。这就需要档案管理部门逐步打破界限，建立统一的档案信息资源管理平台。在这个平台上，各档案部门间能够实现资源共享和共同协作，并对档案数据实行规模化、经济化的管理和利用。

第三，严格完善的管理体制和统一的管理规范是提高档案管理与利用服务运作的保障。大数据的聚集可以带来意想不到的信息资源，可以创造出巨大的价值。我们可以在档案管理工作中充分利用新的信息技术，对各部门进行统一科学的管理，也就是说每个部门产生的档案信息都可以借助在线的方式实现共享，但在实际工作中，各部门之间的数据不一定愿意共享，这就需要不断完善现有的档案管理体制。在此管理体制下可有效加强各档案部门及各工作环节间的沟通与协调，从而最大限度地提高档案信息资源的利用率和档案管理水平。此外，在大数据的环境下，由于档案信息量大，结构类型复杂多样，因此，必须要有统一的管理规范来保证信息资源管理平台的有效运转，利用这些统一的规范将看似无法管理的无序档案信息变成有法可依的有序管理。只有在此基础之上，才能将资源、技术、处理流程等统一起来，做到档案管理和利用的规范化运作。

第四，加强基础设施建设及服务是提高档案管理和利用服务水平的基本要求。大数据时代为人们提供了新的档案管理和利用对象，而这些电子文件的收集都需要在服务器和现代化的存储设施中进行。随着档案数据量的快速增长，需要不断加强档案信息管理系统建设与服务方能应对。

3 未来档案管理与利用服务展望

3.1 要全面实现档案信息的网络化管理

大数据背景下，各部门间应该建立办公局域网，实现网络自动化的办公环境，并通过建立和完善一种以档案数据信息为管理内容，以计算机为管理手段，以网络传输为利用方式的新型档案管理系统［2］，来实现档案的网络化管理功能，实现档案的自动化查询利用和信息的网络化传递等。此外，档案部门还可创建自己的档案信息管理网页，用以实现馆藏档案数据库的检索、浏览和下载；实现编研成果和珍贵档案（照片）的在线展示；登载档案宣传报道，档案相关的法规制度及业务动态等。

3.2 要主动做好档案信息资源预测和深度挖掘

信息的最大价值就在于挖掘共享性，而档案作为一种具有鲜明行业性的信息资源，其价值更多体现在对档案资源的“用”上。因此，档案部门要充分挖掘档案的内在价值，为各级领导决策服务、为单位的经营和管理服务。要履行好这一职责，档案部门就要紧紧围绕单位中心工作，变被动服务为主动服务，深入挖掘馆（室）藏档案信息资源，撰写出高水平、高价值的编研作品及资料，为人们利用档案信息资源提供更多便捷。

4 结语

大数据环境下的未来世界已逐渐表现为数据的竞争。大数据的广泛利用推动了整个社会的发展，但也带来了新的问题与挑战。作为档案管理者，只有积极参与其中，充分发掘现有数据资源并不断创新，才能最大程度发挥大数据的作用和价值。

［1］付彩霞.大数据背景下档案管理模式的转换与创新［C］.建设与文化强国相匹配的“档案强国”论文集，2014.

［2］钱小英.大数据时代背景下的档案利用服务探讨［J］.信息技术与信息化，2014（10）.

Research on Archives Management and Utilization Service under the Background of Big Data

Du Juan
(Archives of Yellow River Conservancy Commission,Zhengzhou Henan 450003)

The era of big data promotes the reform of archives management and utilization services,bring⁃ing great opportunities and challenges.This paper mainly analyzes the status of archives management and the utilizaiton services under the background of big data,and puts forward some suggestions.

Big data;file management;archives utilization;strategy

G271

A

：1671-0037（2016）11-90-2

2016-9-25

杜娟（1984-），女，本科，馆员，研究方向：治黄档案科技信息研究。