中小企业内部控制的现状及对策

周宜生 沈文浩

(集美大学诚毅学院,福建厦门361021)

中小企业内部控制的现状及对策

周宜生 沈文浩

(集美大学诚毅学院,福建厦门361021)

针对当前中小型企业内部控制制度的现状,阐释在新常态经济下中小型企业加强内部控制制度设计的必要性,以厦门市某公司为例,分析中小型企业传统内部控制制度的不足,并从采购、生产、销售等经营环节中的内部控制制度进行研究,由此推广到一般中小型企业,从而强化企业控制。

新常态经济;中小型企业;内部控制制度设计

一、我国中小型企业内部控制现状及设计思路

在国内外众多著作及法律制度的解释中,美国准则委员会(ASB)对内部控制的定义较为准确:“内部控制是指在一定的环境下,单位为了提高经营效率、充分有效地获得和使用各种资源,达到既定管理目标,而在单位内部实施的各种制约和调节的组织、计划、程序和方法。”[1]

近年来,随着我国内控法律制度的不断完善,企业管理层对内控制度建设重要性认识不断加深,中小型企业内控实施现状相比于传统的管理人员直接控制,已经有了长足的进步。这进一步促使越来越多的管理者意识到了完善的内控制度对企业防范风险的重要作用。

众所周知,内部控制规范框架大多以大型企业为主,虽然对于中小型企业而言,它们的自身特点与大企业有所不同,内部的资产结构与大企业也有所差异,但它们都有着相同的一点——业务循环。笔者正是以此为基础,构建中小型企业的内控制度,把具有共同业务性质,在共同内控制度之下的业务归为一类。

二、内部控制现状分析

(一)组织结构

结合厦门某公司的实际情况进行分析,该公司已经形成了一套符合自身特点的组织结构与管理制度。组织结构为职能式结构,职能部门主要分为供应销售部、生产技术部、财务部、综合办公室4大部门。其组织结构见图1。

图1 厦门某公司组织结构图

第一,领导层。董事长兼总经理孙先生为企业出资人及创办者,是企业的核心,副总经理钱女士、吴先生,均在多家企业任过车间主任及部门负责人等职务,在企业工作时间较长,对企业各项工作十分了解,两人出色的管理能力及良好的执行力得到员工的认可,现分管下属部门的工作。

第二,供应销售部。主要负责金属及化工等原材料的采购,以及对产品经销商的及时联络协调,同时也分管仓储,是保障企业顺利生产及促进产品销售的不可或缺的部门。

第三,生产技术部。该部门是企业的核心部门,负责统筹管理产品生产的各个车间,控制生产进度、保证生产质量、维护设备正常运转等;同时也负责新产品的研发等前沿工作。

第四,财务部。由一个会计主管、若干分工会计及出纳组成,负责企业所有会计、财务与审计工作,并及时监督检查公司财务运作和资金收支状况,与副总经理共同对财务报告和报表质量负责。

(二)公司的业务流程

该公司作为一家制造型企业,其主要的业务流程都是围绕采购、生产及销售展开,每个环节都涉及相关部门的工作。笔者通过实地调查,了解该企业的一般业务流程,同时也作为内控制度设计的具体依据。其业务流程见图2。

图2 公司业务流程图

由图2可知,该公司的整个生产流程从接收到客户订单开始,紧接着供应销售部下属的评审人员将结合企业生产能力、交货时间以及预期利润等多方面因素进行评审,来决定是否接受订单。若接受订单,则将订单下发到生产部、技术部,同时将预期所需原材料制成采购订单通知采购人员采购并及时入库。

(三)内部控制现状

通过对该公司各环节的调查研究,笔者了解到现阶段企业内控出现的一些问题,已经影响到了企业的日常生产。笔者从COSO划分的内部控制评价5要素的角度对该公司内控现状进行归纳。

第一,内部环境。在机构设置上,企业注重生产有关的部门发挥其职能,有利于对产品生产中的成本、质量等进行监督。但同时,部分重要的机构没有明确划分,存在职能弱化、模糊不清等问题。如企业的采购部门是比较重要的职能部门,但该企业仅将其作为供应销售部下属的一个办公室,人员也十分有限,使其在实际中无法照顾到采购的各个环节。

第二,风险评价。在经营过程中,企业的管理层也时刻注意企业面临的风险及危机。并适时采取措施规避风险。但对于全面的风险识别与防范,企业仍存在许多问题。

第三,控制活动。企业在日常的经营过程中,建立了一定的会计控制制度,如企业的备用金维持在3000元左右、杜绝“坐支”现金的行为,建立人员报销审批程序等。

三、企业内部控制制度的设计方案

(一)确立该公司内部控制制度的目标

在重建企业的内控制度之前,首要的是确定企业预期想要达到的内控目标。工业企业的内部控制制度的整体目标就是尽可能降低成本或不良损耗,实现销售额达到预期增长率[2～4]。根据这个总目标,该公司主要业务流程的具体目标如下。

第一,采购与付款业务目标。企业采购业务的目标主要是按时采购,保证生产顺利进行;对采购原材料的质量要进行控制;尽可能选择价格较低的供应商;同时也要监督采购货款的使用,不能出现采购制度上的漏洞。付款业务目标主要是按时支付供应商的货款。

第二,存货与生产业务目标。生产业务主要涉及存货和成本费用两方面,其中存货业务的目标主要是保证库存数量达到平衡点,既要防止存货闲置,占用资金,又要保证库存满足供应。

第三,销售与收款业务目标。产品能否及时销售、货款能否按时收到,这将直接关系到企业的经营状况。因此,企业应该尽力确保销售合同订立的规范性、应收账款的完整性和准确性等。

(二)公司主要内部控制制度设计

1.采购与付款内部控制制度

根据对实际情况的了解,企业的该项业务主要包括原材料的采购、验收、付款等环节。主要由供应销售部统筹负责,具体控制制度设计如下。

第一,原材料申请采购环节控制制度。首先,物资需求申请须经申请车间负责人审核,并交至部门主管处协同财务人员共同审批,审核通过后,由采购管理人员编制物资采购清单。需检查申请单是否有申请车间负责人及部门负责人审核意见,是否达到采购点。其次,按规定需要采用招标方式确定供应商的物资要采用公开招标的方式确定供货单位,不需要公开招标的物资,由采购部门根据实际确定供应商,按照采购物资种类的不同,应委托相应机构对供应商资质进行审查。再次,由需求部门人员进行的一定金额以下的零星采购,需要部门负责人审批通过后方可单独进行。再次,在实际采购过程中,如果需要预借采购款的,办理人员应填写借款申请单,经其所属部门负责人、财务机构负责人审核,审批通过后方可向财务部门办理借款。最后,采购部门应建立供应商审查制度,定期对供应商资格进行审查,建立并及时更新供应商信息库,对新加入的供应商应定期进行实地走访,掌握基本信息,防止出现不符合资质的供应商供货。该环节内部控制要点:通过对采购申请的双层审核,确保采购计划符合实际库存数,采购需求真实发生,同时也杜绝了供应商的虚假采购、贿赂等行为,并对每项流程都做了具体的时间规定,保证了采购及时性,防止延误生产时间。

第二,原材料验收环节控制。首先,会计人员、采购部门及仓库管理人员及时对到达的货物进行验收,验货包括核对发票、清单、采购计划表,并查明货物数量、验明质量。若核对均无误,填写入库单,共同签字。其次,仓库管理人员填制连续编号的入库单,并据此登记实物账,确保入库记录与实物一一对应。再次,验收入库后,财务人员应该根据入库单、合同、相关发票等进行会计记录,确保对应账务处理准确无误。最后,对一定金额以下的零星采购,部门负责人负责物资验收,检查所采购物品是否符合申报,采购清单是否与实物对应,确保无误后,方可在发票上签字确认,并交至会计处进行账务处理。该制度内控思路主要是通过相互监督、制度制约,避免采购部门不依据实际盲目采购,同时防止收货环节出现采购人员虚报货物数量,侵占公司财产情况的发生。

第三,原材料付款环节控制。首先,采购人员在确认付款前应确保相关合同、采购单、入库单、发票中的规格、数量和金额一致,确保无误后传递给企业财务部。其次,财务部门会计人员在审核无误后加盖合格章。以上清单作为记账依据进行会计记录,粘贴制作采购凭证,并及时核对应付账款,填写应付账款对账单,同时会计人员应签名确认。再次,若发现单据有误,应退回给采购人员,查找单据错误原因,找出相关责任人,并形成书面报告向分管经理报告。最后。报告经审批后,财务人员应按照审批意见进行会计处理,并填写差异分析情况说明,留档备查。该环节主要为了保证单据的真实性、已发生的业务的完整记录、尤其确保是应付账款的准确登记与汇总。

2.存货与生产业务内部控制制度

企业的该项业务包括对存货的管理及生产循环两个环节,主要由生产技术部统筹负责,具体控制制度设计如下。

第一,存货管理环节控制。首先,仓库管理人员应当在月末和会计人员共同对存货进行盘点,并填写库存及采购计划表,共同签字。其次,若数量与账簿记录核对无误且不需要采购,则库存管理人员与会计各备份一份(可复印)盘点表,以供今后核对。若数量核对无误,但需要采购,则按照原材料采购流程办理采购。再次,若出现存货盘亏,则将实际数量填入库存盘点表,及时报给副总经理,同时组织人员清查。会计人员及时将盘亏金额记账,查明原因后,依据对应会计方法处理。最后,盘点结束后进行发货,即货物包装及出库发货,仓库管理人员应当根据厂家的订货情况,填写对应发货单,并按照规定通知货运人员到仓库领货。货物运送前由货运人员与仓库管理人员共同清点,确认无误后发货。该环节内部控制要点:因为产品工艺复杂,较难在短时间内赶制,因此在实际存货管理中要严格评估,依据存货数量发货,避免出现存货低于安全线以下,同时也要防止货物超过实际订货需求,占用资金、增加库存成本。

第二,生产循环环节控制。生产循环是原材料加工成产成品的全过程,主要包括原材料的领用、确立产品生产目标、产品生产、成本计算等环节。首先,发出原材料时,要确保发出的材料均已准确记录,并且记录在适当的期间,生产管理人员要定期复查以确保正确记录,定期由仓储管理人员进行实地盘查,发现错误要及时调整。其次,产品在生产环节中,既要对产品的未来市场进行预测,又要结合企业的生产能力、战略规划等来确定生产任务,再将总目标依次落实到各个部门,定期进行考核,发现偏差后,及时调整,控制企业生产方向与计划相一致。再次,在生产过程中,要确保原材料对原材料投放的控制,根据科学的计算量掌握投放量,避免出现产品质量不过关或浪费原材料的情形;确保对机器设备的日常维护,防患于未然,对机械的使用制定严格的规范流程,专人监督,及时记录,保证合金生产的精度及生产能力。[5～7]最后,有效的成本控制直接关系到企业的经营状况,因此对成本控制更要严格执行,主要包括:制定费用定额及开支标准,主要指将费用目标一一分解,落实到具体的车间及个人,使每个人都能明确自己的目标。该环节内部控制要点如下:该控制环节重点是成本控制,要明确产品生产应实行“以销定产”的原则,通过预先的计算评估,确定生产过程中各种材料的最佳投放点,建立岗位分离及监督机制,成本控制措施、质量监督准则等;并利用成本管理的方法避免各环节的多余费用开支,尽可能的降低成本。

3.销售与收款业务内部控制制度

企业的该项业务包括销售订单的订立、货物的发送以及收款等几个环节,主要由供应销售部负责,具体控制制度设计如下。

第一,销售定单环节控制。接受客户订单是企业销售的开始,没有订单企业将无以为继,但订单并不是一概接受,接受的订单如果与企业的实际需求不符那将很可能拖垮企业,因此要实行严格的控制。首先,收到订单后,企业应该结合自身能力、制定的销售策略、库存的情况以及客户的信誉等因素,审核是否可以接受订单。其次,确立严格的授权审批制度,明确审批人员对销售业务的授权批准方式、程序、权限、责任等,不得越权审批,同时,经办人的责任及权力也应事先明确。最后,审批通过后,及时订立合同保障企业的合法权利、商业利益;所订的合同严格遵守《中华人民共和国合同法》的规定,金额重大的合同订立应咨询专家意见。该环节内部控制要点如下:其环节重点是确保接受订单的合理性,同时通过严格的审批程序保障销售的顺利进行。监督销售过程、明确客户信息,以防止出现货物不明原因的减少,通过制约保障货物安全。

第二,货物发送环节控制。首先,销售部门依据审核后的合同及销售订单,开具与合同所列一致的销售通知单,交往仓储管理人员通知发货。单据基本信息应包括产品名称、规格型号、单位、数量、单价、总价等。其次,仓储人员按照通知单列明的信息及时备货,建立好出库、计量、运输等环节的对应控制,并在规定时间内及时发货,向运输人员传递单据。再次,运输人员要如实填写装车凭据,依据合同所列的时间地点完成运输任务,及时保质地将货物运达,对于需要客户自取的货物,因做好协助与检验工作,避免运输途中出现问题后责任划分不清等问题。客户收到货物后应及时验收,若货物数量不符合事先约定,对方告知销售人员后,应立即将有关情况制作文字说明告知分管经理。最后,若验收后出现质量问题,根据对方要求做出给予销售折扣或重新发货的处理。对于退回货物的情况,销售人员应用红字填制销售及发货清单,冲减相关账目。该环节内部控制要点:通过各方制约,确保货物保质保量发送;销售人员对各单据的完整真实性负责;会计人员及时登账;货物验收出现问题时,能及时找出责任方,并妥善解决,提高对客户的服务质量。

第三,收款环节控制。首先,企业内控或内审人员应当建立针对主要客户定期的访问制度,掌握信息,及时发现客户的付款风险。其次,实施销售回款政策,避免销售人员直接收取现金,尽可能采用票据或转账结算方式,若客户用现金或承兑汇票方式付款的,要做好记录,经办人员要提前报告,避免坐支现金等现象。再次,及时开具销售发票,依据已经批准的商品价目表编制;全面核查填制的正确性;将装运凭证与发票记录进行核对;发票开具制定转专人负责,避免开具虚假发票。[8]最后,对于长时间未收回的账款,该款项要及时催收,并要求客户提供抵押担保等条件,需要法律解决的要及时收集相关证据,若确实无法收回的,要查清原因,待分管经理审批后注销,并做好会计调整。该环节内部控制要点:内控重点是保证应收账款及时记录,各方共同留存原始单据;定期催缴,尽最大可能防止坏账的发生,并尽可能对已发生的坏账实施催收。

四、优化公司内部控制制度的建议

该公司作为国内一家专业的生产合金的企业,在管理上经过多年的完善已经趋于成熟,为企业获得了一定的经营成果。在内控制度的设计上,大体的框架已经构建出,但在一些精细化控制方面,仍有诸多需要改进的地方。

第一,合理分工,明确管理权责。企业内控的有效发挥,除了制度的完善外,同样取决于分工的合理性与职权划分的有效性。只有各部门的实际作用相互无重叠,也不存在疏漏的情况下,才能真正对各个环节实施有效监控。

第二,有效地发挥内部审计的作用。从公司治理的角度讲,内部审计除了对日常账目处理的监督外,还包括稽查、内控制度运作效果的评价等,应及时形成意见上报管理层,适时提出改进措施,从而确保内控制度的有效发挥,避免流于形式。

第三,重视企业信息的传递与沟通。内控制度的发挥离不开企业的各类信息传递,良好的信息传递渠道可以加强内控的效果。企业应该努力构建或改进多种沟通方式,包括内外部渠道、上下渠道以及横向渠道等,努力构建全方位的信息网络传递方式以满足对经营管理及内控效果的发挥。

第四,内控制度要与我国现行的法律法规协调统一。企业有效内控制度的设计,离不开国家法律的保障,合理遵循法律规范才能真正发挥内控的作用。如在《公司法》、《会计法》、《证券法》等相关法律中,对相关概念、方法、要求等要力求规范化、一致化。从而避免不同法律要求上的重叠及冲突等。

[1]刘妍.中小企业内部控制的问题与对策[J].企业改革与管理, 2016(1).

[2]李婧.新常态下中小企业内部控制对策[J].管理视窗,2015(33).

[3]王青华.我国上市公司内部控制失效衡量及统计分析研究[D].浙江工商大学,2015.

[4]孙睿.加强中小企业内部控制的思考[J].经济师,2012(12).

[5]陆丰.论中小企业内部控制制度的建立和完善[J].财经界(学术版),2012(2).

[6]王炜.AY公司内部控制制度设计研究[D].吉林大学,2012.

[7]阎达五,杨有红.内部控制框架的构建[J].会计研究,2001(2).

[8]方红星.内部控制:审计与组织效率[J].会计研究,2002(7).

责任编辑 胡号寰 E-mail:huhaohuan2@126.com

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A

1673-1395(2016)10-0054-05

2016-06-21

福建省社科创业创新项目(2014fjcy156)

周宜生(1982-),男,江西宜春人,讲师,硕士,主要从事会计学研究。