浅谈高等职业院校教学秘书应备素质

吴 敏

苏州经贸职业技术学院 江苏苏州 215009

浅谈高等职业院校教学秘书应备素质

吴 敏

苏州经贸职业技术学院 江苏苏州 215009

高校教学秘书承担着繁重的教学辅助工作，是确保教学正常运行的重要角色，教学秘书素质的高低直接影响到教学工作质量及管理水平。本文重点研究一个良好的教学秘书应该具备的基本素质。

教学秘书；教学管理；岗位职责；基本素质

高等职业教育担负着培养高技能人才的重要任务，培养人才的中心环节就是教学，教学秘书作为二级学院教学管理队伍的重要组成部分，在教学运行中起到举足轻重的作用。对上是教学院长的助手，对下是联系全体教师和学生的纽带。所以，教学秘书的基本素质，直接影响教学工作质量与管理水平。

一、教学秘书的岗位职责

根据高等职业技术学校教学秘书岗位职责要求，二级学院教学秘书不仅是学校教学任务的执行者，同时还是教学任务的管理者。工作量繁重复杂，工作难度较大，具体有以下职责：

（一）做好教学运行的准备工作

开学初期，要协助教学院长编制本学期的教学计划，同时要督促各系（教研室）制定和落实各专业的授课计划总表、分表，实训计划；根据人才培养计划编写人才培养方案，编制教学进程，统计教材申报，落实教学任务，同时配合教研室落实教学计划所列的课程，在此基础上编制本院专业课表并维护课表正常运行。协助教学副院长做好期初教学检查，并及时反馈质控办。

（二）保障日常教学运行的管理工作

日常教学运行的管理工作比较繁琐复杂。具体有以下内容：安排各系（部）填写教学安排表，教学任务聘书，教学情况登记表，教学工作量统计表，教学内容、考试内容、教学方式改革登记表；做好期初教学资料（听课记录、教研室台账、督导台账、教案、教材，实验实训计划等）的收发和保管工作。组织安排期初补考、毕业补考，期末考试和社会监考工作；根据教务处的要求，做好各类报表、材料的填报、汇总工作；按照教学管理规定处理日常调课、停课事宜，并做好调停课表的备案和报送工作；对于学生管理部分，从学籍管理、学生考勤汇总，学生学习成绩录入提交到学生资料保管等有关工作；在教学运行过程中，还要处理学生休学、复学、转专业、转院系等工作。办理免修、重修等工作，由主管院长批准后报学校教务处备案；做好试卷的审批、送印、取回、分发做好教室的分；做好监考的安排，巡查，试卷的回收保管等工作。

（三）落实教学质量监控工作

教学质量是学校教学工作的重中之重。每个学校都有自己的一套教学质量监控和评价体系。教学秘书不仅要协助教学院长起草计划，检查计划落实情况，同时还负责与教学督导，教学巡视员以及学生信息员联系，召开学生信息员会议，听取对教学工作的反馈意见，并及时和相关老师沟通，同时还要组织学生评教，督导评教，检查教师教案，听课笔记，抽查学生作业情况，然后，汇总信息反馈给质控办。

（四）教学改革教科研的协助工作

教学改革涉及面比较广泛，比如人才培养方案优化、实践教学改革、精品课程建设、教学方法、精品教材建设等诸多环节。教学秘书在教学改革中可以为教师提供相关教学数据，准备教学资料，分析教学问题，提出整改建议，协助教改课题管理等。对于科研管理，教学秘书也起到重要协助作用。主要是组织并指导各系申报年度科研项目；掌握科研项目的组织落实情况和进展情况；及时向学校提供本院科研工作中的典型材料；做好科研成果的年度统计和评定准备工作；协助组织院内学生开展学术讲座活动；组织本院学生参加相关外聘专家讲座活动。

二、教学秘书应具备的基本素质

（一）思想政治素质

高等教育是培养祖国栋梁的地方，无论是教师还是教学辅助人员，思想政治觉悟应当放在第一位。作为一名高校的教务秘书，直接和学生打交道，言行举止都代表着高校的形象，也传递着国家的教育理念，所以，思想政治觉悟要和党中央保持高度一致，必须具有坚定、正确的政治方向，坚持党的四项基本原则和各项教育方针政策，拥有高尚的思想品质，科学的世界观、人生观和价值观，为人师表，光明磊落，自觉地用马列主义、毛泽东思想及邓小平理论来指导自己的言行，在实践中贯彻“三个代表”重要思想。切实落实习总书记“二学一做”的要求。

（二）职业道德素质

教学秘书所做的一切工作都是为教师和学生服务的工作，这就要求教学秘书要有良好的职业道德，要有服务意识和敢为人梯的精神。我们学校的前任教务处长曾经说过，所有高职院校中最繁杂的工作岗位就是教学秘书岗位，工作范围广，涉及内容多，工作事务琐碎，如果没有一种乐于吃苦甘于奉献的精神，是不可能做好教学秘书工作的。教学质量是学校生存和发展的基础，是学校的生命线，保证和提高教育教学质量和人才培养质量是学校永恒的主题。而这些，都离不开教学管理人员对教学管理工作的忠诚和热爱。教学秘书要有强烈的使命感和责任感，明确肩上的重任，更要有敬业奉献和吃苦耐劳的精神，甘作无名英雄，兢兢业业地、踏踏实实地完成工作。

（三）业务能力素质

高校教学秘书完成教学管理工作的效率与他们的业务能力直接相关。教学管理管理工作的知识化、现代化，不但要求他们具有较宽泛的知识素质，同时还要有运用知识发现问题和解决问题的能力。随着教育改革的深入，教学管理越来越规范化，教学秘书承担的工作千头万绪，如何在时间紧、任务重的条件下出色地完成工作，对教学秘书提出了更高的要求，具体而言包括：

1、教学管理能力。教学秘书作为领导的参谋和助手，向上接受学校教务处的直接领导，如果没有良好的管理能力，而只是被动接受教务处下达任务，然后作为传声器传达给领导和教师，往往工作会很繁杂，且会陷于无穷尽的应付的尴尬局面。要想妥善安排，想对学校纷繁的工作事务驾轻就熟，就必须具有良好的管理能力。要善于从繁杂的教学事务中找出各时段各学期的常规性事务，提前制定工作计划，然后根据计划主动出击，这样才能游刃有余。

2、思维应变能力。对于时间紧，任务重的突击性工作，要求教学秘书反应要快，思路要清楚，能够迅速抓住事件的重点，调动平时工作中的各种信息资料，然后根据个人工作经验、结合对工作任务熟悉程度来完成。比如外请教师突然发生事故不能来上课了，教学秘书要及时安顿后学生，然后快速抽掉相关老师顶上去，以至于不影响正常的教学工作。这就要求教学秘书要在平时的工作中善于积累可能有用的各种信息资料，同时加以妥善的保管，在发生事件时能够随时应对；对教学管理业务非常熟悉，这样碰到突击性任务才可以从容应对，遇事不慌。

3、沟通协调能力

教学秘书不仅要和院系领导打交道，同时还直接和本院系全体专兼职教师及全院学生以及相关职能部门老师打交道，这就要求教学秘书必须具有良好的沟通协调能力。只有和相关人员保持良好的沟通，才能得到理解与支持，才能有良好的工作氛围。因此，这就要求教学秘书在工作中，既要明确给自己定好位，同时也要能够协调好其他同事，做到：在协调中到位而不越位，参与而不干预，出谋而不决策，处理和老师及学生的关系要善于从多角度考虑，和谐地处理好与上级主管部门、院系领导、本院系教师和学生的关系。对于学生的管理也应以人为本，把学生当成自己的孩子和朋友，能够换位思考，为师生们创造和谐的教学环境。

4、文书表达能力

教学秘书是本学院教学领导的助手，经常参与起草本部门教学管理规定，拟定教学文书，制定教学计划，撰写教学总结，拟制各种通讯，通知，申请报告等，这些文书的撰写不仅要求表达意思要准确，还要言简意赅，行文流畅，不夸大自己的工作成绩也不埋没工作的辛苦，但又不要让人感觉就是罗列工作内容，文字堆砌，这就要求教学秘书要具有很好的文字表达能力，让领导看工作计划和总结时似在阅读散文一样轻松，在师生看通讯报道时如阅读诗歌一般愉快。

（四）心理素质

教学秘书的岗位，必须具备良好的心理素质。因为教学秘书的工作是为他人做嫁衣的工作，永远的绿叶。当一线教师取得了教科研项目时，要能够及时调整自己的心态，虽然，你可能为这个项目也付出了努力，但要明确你的工作是辅助性的，是教学舞台上的配角，专业老师才是教学舞台的主角，正是由于专业老师的辛勤耕耘，刻苦钻研，才能为学校培养出一批批优秀的人才，我们的教育事业才得以发展和延续。另外，随着经济社会的持续快速发展和知识经济的更新，教学秘书工作的快节奏和高压力，都对其心理素质提出了更高的要求。教学秘书工作的特殊性，工作内容的繁杂性，工作性质的辅助性又常常使教学秘书处于各种矛盾之中，承受着巨大的心理压力。没有健全心理品质的人是很难胜任这一工作的。因此，心理素质是教学秘书的必备素质之一。

综上所述，教学秘书在教学管理工作中，具有举足轻重的作用。不仅要有全局观念，高度的思想政治素质，还要具有较强的业务素质以及甘做绿叶的职业道德和心理素质。

［1］陈美霞.高校教学秘书素质剖析［J］.云南财经大学学报，2008（5）：129

［2］孙红卫.论高校教学秘书职能实现的素质培养［J］.浙江工商大学学报，2005（6）：87

［3］肖卫.新时期高校教学秘书管理工作浅析［J］.教育与现代化，2007（4）：75

［4］钟天亮.新时期高校教学秘书应具备的素质和能力［J］.科技情报开发与经济，2010（1）：191

吴敏（1969年8月——），女，汉族，江苏徐州人，苏州大学法学院硕士研究生，现为苏州经贸职业技术学院人文社科与旅游管理学院，秘书，研究方向行政法。