关于民办高校行政秘书职业素质提升的若干思考

赵佳玉



关于民办高校行政秘书职业素质提升的若干思考

赵佳玉

【摘 要】行政工作在学校发展中处于重要地位，民办高校因其自身发展的特殊性，导致行政队伍不稳定，工作人员积极性不高。行政队伍的不稳定势必会制约高校行政管理效能，本文以高校行政人员职业素质方面为基点，探讨如何提高高校行政秘书职业素质及发展路径。

【关键词】民办高校 行政秘书 职业素质

一名合格的行政秘书应具备良好的职业道德素质，而职业道德与素质并不是一蹴而就可以养成的，需要经过几年甚至更长时间从外到内的转化过程，所以必须了解所从事职业发展现状，清楚找出自身不足并运用科学的方法加以改正。

一、民办高校行政秘书工作特点

（一）工作烦琐

学校办公室的行政秘书区别于其他行政部门的工作人员，他们每天一上班就会接触到各种琐碎的事情，从旁观者的角度看，仿佛是一台高速运转的机器。工作中涉及的任务与内容通常也会超过其岗位设置的工作范畴，例如在民办高校一名行政秘书除了做好本职工作外，还要兼任办公室固定资产管理员、网络管理员、档案员等超出本职范围的众多琐碎工作内容。所以行政秘书必须时刻保持清醒的头脑，迅速从大量的事务中整理出头绪，分清工作主次，将亟待解决的工作争取早日完成。

（二）协调沟通

行政秘书除了要完成各种琐碎的工作内容外，还需要协助院领导与各个部门沟通、协作；行政秘书作为领导的助手，除了善于把握形势，了解教育发展新动态，时刻关注教育改革新的发展方向，定期与领导汇报沟通新的工作方法与思路。除此之外行政秘书还需要具有较高的综合协调能力和团队意识，不单打独斗、学会与各部门团队协同工作，花最少的时间精力，将工作最高效的完成，在完成工作的同时也需要协调辅助领导处理好日常事务、突发事件，从而推动学校工作的正常有序开展[1]。

（三）纪律严格

由于行政秘书工作特殊性，会直接接触学校很多重大决策事宜的商议讨论，这就更需要行政人员具有严格的纪律性、具备敏锐的政治灵敏度，凡事以大局为重，做到有所言而有所不言，有所为而有所部位，做好各项工作的保密事宜。

二、民办高校行政秘书应具备的职业素质

（一）认清形势，端正思想

目前民办高校处于转设转型的“双转”时期，这一时期，需要行政秘书转化固有的思想理念，变被动服务为主动服务，统一思想意识。坚持“高教强省”战略方针，树立正确的政治方向，将上级部门的文件读透、吃透。同时在工作中不断总结自己的不足，争取每周一总结，每周一反思，增强工作的计划性和预见性，变被动为主动，把自己的工作落到实处。

（二）实事求是敢于创新

行政工作除了要做到实事求是外，还需要从实际出发，做到理论联系实际，以实事求是为基础，以创新发展为导向。所谓创新，就是主体结合各方面的信息，形成特定目标，进而产生有社会价值新成果的过程[2]。民办高校发展的独特性就要求行政秘书不能闭门造车，不能故步自封，应该在实际工作中用创新观念解决问题，尽快找到适合自己的工作特点与规律，提高工作效率。

三、民办高校行政秘书养成策略

（一）完善行政管理培训体系

行政秘书工作的好坏直接影响到学校行政工作正常开展与否，那么民办高校就应为行政管理人员，尤其是行政秘书创造良好的工作环境与培训体系。这种培训体系不同于以往走马观花式的培训，若想完善民办高校行政秘书培训体系应从校内和校外培训两方面入手。例如可以定期组织有经验的高校行政管理人员对行政秘书培训，培训内容可以从目前民办高校的工作现状和实际应用中展开。行政秘书也应该及时发现工作中遇到的问题、通过集体讨论、研究的方式，探究解决问题的方案，进而提高自身的工作能力。校外培训除了定期参加上级单位外，还可以与兄弟院校共同组织工作研讨会，通过与各位同仁的接触，交流信息，取长补短，学习借鉴兄弟院校的先进的行政管理工作经验。

（二）制定合理的量化考核机制

目前，高校对于教师有考核标准和奖励机制，但是对于行政人员确没有任何的考核量化机制，笔者认为这是导致行政人员工作热情度不高、积极性不强的最主要原因。高校的行政秘书工作的烦琐性导致全面的量化考核是不切合实际的，所以应该选择部分核心指标对其考核，如部门职能和岗位职责的履行情况。而在年底的公开民主评议的工作会议中，可以通过各部门互评的方式进行质化考核。

高校的行政工作在高校日常工作中发挥重要的作用，目前民办高校行政工作环境不健全、队伍构成不稳定等方面导致其队伍素质普遍偏低，所以若想提高行政队伍水平，就应从行政秘书的素质提高做起，使行政人员都能积极乐观地看待工作，把握自己的工作特点，不断锤炼业务素质，切实提高工作质量，更加积极地适应新型民办高校发展的需要。

参考文献：

[1]宋立.关于转型发展期高校行政秘书工作的思考[J].秘书工作,2009(4):11～12.

[2]肖荣英.浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现状[J].湖北函授大学学报,2012(8)28～29.

(作者单位：长春大学）

作者简介：赵佳玉(1993-)，女，满族，实习研究员，本科，研究方向：行政管理与教育方向。