如何提高办公室档案管理工作的效率

文/河北省石家庄市平山县人民政府办公室 张亮

如何提高办公室档案管理工作的效率

文/河北省石家庄市平山县人民政府办公室 张亮

对于办公室的档案工作来说，它和办公室的工作有密切联系，它的管理水平高低直接影响着多项工作的开展。另外，由于信息技术发展速度较快，过去的办公室档案管理模式逐渐被社会淘汰，所以要加大在办公室档案管理中的网络信息技术应用，以此来提高管理的水平和效率。文章通过分析办公室档案管理工作的重要性，结合其中存在的问题提出具体的方案提高档案管理工作的效率，

办公室档案；档案管理；重要性；效率

对于办公室档案管理工作来说，这是一项比较复杂的工作，存在的问题也比较多，如果档案管理人员的素质不高，对档案工作缺乏重视，就会导致档案管理效率低下。所以，提高办公室的档案管理工作是推动发展的关键。在这一背景下，文章阐述了办公室档案管理工作的相关内容。

一、转变办公室档案管理理念

首先，各级领导必须转变思想观念，充分意识到办公室档案管理工作的意义，了解办公室档案管理工作的内涵，把办公室档案管理工作融入日常的办公室工作里，通过专门的岗位设置，招聘专业人员进行档案管理；其次，要加大教育力度和培训力度，通过聘请专家到自身单位开展讲座，对现在的档案管理动态和发展前景做出阐释，进一步拓宽档案管理人员的视野，使其观念可以及时更新，把握社会办公室档案管理工作的潮流，督促办公室档案管理人员积极学习新知识，不断提高自身综合素质；另外，要加大对于《档案法》宣传和教育力度，通过广播、宣传栏和活动等加大宣传力度，借助于座谈会和知识竞赛等新的活动方式，进一步提高档案管理人员的法律意识，同时还要提高其对档案等保密意识，进一步规范办公室的档案管理工作；最后，对于专业水平比较高的、具有一定能力的档案管理人员要开展学术研讨和交流会，进一步分析办公室档案管理工作的特征，通过寻找档案管理工作的问题，为今后的发展提供方向，有利于办公室档案管理工作继续发展。

二、拓宽资金来源，建设信息系统

在构建办公室档案管理工作中，要加强信息系统建设，不过这一建设需要一定的投资，财政预算仅仅是信息系统建设的一个资金来源。因此，各级单位要不断拓宽资金来源渠道，加大对于信息系统的构建，进一步提高办公室档案管理工作的信息化水平，努力提高工作的水平和效率。另外，要推动单位的办公室档案管理信息系统建设与城市的电子政务建设相结合，这样一来可以获得更多的资金，有利于加强信息系统建设，把单位自身的信息系统建设和地方的信息化建设相结合，一方面可以实现信息共享，另一方面还可以大大节约资金，进一步减少软件平台的开发资金，提高资金利用率。通过信息系统的建立，一方面可以大大提高办公室档案管理工作的水平，另一方面还可以实现信息共享，实现对办公室档案工作的高效管理。

三、建立办公室档案服务反馈机制

对于办公室的档案反馈服务机制来说，它可以快速掌握多个方面的信息，进一步改进教学管理水平，提高档案的信息利用率。对于反馈信息来说，它包含信息系统的检索工具是否有效，档案的使用价值以及档案该以怎样的形式进行传播等等。对于信息的反馈来说，它有一定的针对性，同时也有一定的实用性，办公室档案人员可以按照反馈的信息加快转变服务方式，构建新的服务体系，进一步完善办公室档案管理机制，使每一份办公室档案都可以发挥其作用，推动办公室档案管理工作的可持续发展。借助反馈信息，优化办公室档案管理模式和手段，提高办公室档案利用率。

四、完善档案管理制度

办公室的文件和办公室的档案有密切的联系，要对两者进行统一管理。要想在根本上提高办公室档案管理工作的效率，就要分析本单位目前的档案管理水平和实际状况，进一步完善档案管理的相关制度。在对办公室的文件进行管理时，要在其中加上档案的收集、整理工作，进一步了解相关文件，努力提高档案管理工作水平和效率。另外，要设置专门的办公室档案室，依据实践差别和种类差别对办公室档案进行统一管理，在档案盒上标注好时间和类别，方便日后的档案查找工作。另外，对于一些比较重要的办公室档案要特殊保管，把这些特殊的档案放在特殊的地方。通过不同的加密级别，对加密档案的保密期限进行跟踪，进一步记录好失去保密性的文件。通过对档案管理工作的流程进行完善，使办公室档案的各项工作得以发展，有利于推动档案管理制度体系建设。

五、结束语

综合来看，办公室档案管理工作在一定程度上影响着办公室的工作开展，在办公室工作里扮演着重要角色。对于各个单位来说，办公室的档案管理工作和单位的企业文化等多个内容有密切联系，所以要通过多种方式提高办公室档案管理工作效率。文章首先分析了从转变档案管理工作管理理念的措施，进一步分析了怎样拓宽资金来源，为办公室档案管理工作提供基础，建立完善的反馈机制和完善档案制度等多项工作的角度出发，进一步对档案管理工作实施科学的管理，发挥档案的作用，推动档案管理工作的可持续发展。

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