浅谈文秘工作与档案管理的有效结合

文/新疆伊犁州喀什河流域管理处 李小莹



浅谈文秘工作与档案管理的有效结合

文/新疆伊犁州喀什河流域管理处 李小莹

【摘要】秘书要不断提高办事效率，提高处理事情的能力，积累丰富的经验，与档案管理工作实效有效地结合。同时随着办公自动化水平的不断提高，“文档”一体化趋势越来越明显，给当前文秘工作提出了更高的要求和挑战。因此，本文就如何做好文秘工作与档案管理有效结合展开论述。

【关键词】文秘；档案管理；存在问题；解决对策

本文首先分析文秘工作与档案管理之间的关系，接着就如何做好文秘工作与档案管理相结合展开论述，在提升文秘工作人员素质的同时，做好档案管理工作。

一、文秘工作与档案管理之间的关系

文秘工作是保证领导工作高效运转的重要保证，能够为领导决策提供必要的参考意见，帮助领导处理好办公室文件、会议等工作。其中秘书的基本工作就是要做好文书处理，做好文书和档案管理的衔接工作。从根源上说，档案来源于文书，文书是档案的前身，二者是一体两面的关系，相互独立，又紧密联系。随着科学技术的发展，文秘工作和档案管理工作朝着“文档一体化”趋势发展，比如管理、利用、规范的一体化，都要实现信息共享和规范衔接。其中文秘工作的好坏，在很大程度上会影响都档案管理质量，档案管理是建立在科学合理处理公文的基础上的。在办公公文登记为档案以后，就会成为重要的历史记录，传承社会文明。

二、做好文秘工作与档案管理相结合的措施

为实现文秘工作与档案管理的衔接和结合，单位要根据实际情况，不断总结经验，加强对文秘工作人员的培训，提高他们的综合素质和专业技术水平，强化文秘档案管理工作的规范性，做好档案的搜集整理工作。

（一）要提高文秘的综合素质。为了做好单位的档案管理工作，要始终遵循党和国家的方针政策，树立良好的职业道德规范，遵守纪律，培养自身的奉献精神。同时在实际工作过程中，文书档案具有机密性，建立文秘的主人翁意识。另外，文秘要提高自身科学文化知识素养和文化水平，加强档案管理学和信息电脑知识的学习，对档案进行数字化和电子化的管理，提高接受信息的效率，保证信息的安全性和准确性，更好地为档案管理工作服务。最后，要提高文秘档案管理人员的专业素养，在实际档案管理过程中，档案管理细致复杂，要管理收发存管的每一个环节和步骤，做好档案的搜集、分类、组卷以及编制目录等工作，实现档案管理工作的标准化、严格化和规范化，最大限度地提高文秘人员的技能水平。

（二）强化文秘档案管理工作的规范性。1.提高文秘工作人员的文档一体化意识。在实际工作过程中，工作人员要把文秘工作与档案管理在组织上和制度上真正融合在一起，加强对文件档案管理，提高档案管理的质量，提高工作效率，减少一些不必要的程序和重复劳动，保证档案管理工作的科学化、规范化和合理化，最大限度保证文秘人员具有档案一体化意识，处理好每一件公文和档案。

2.做好文秘工作过程管理。第一，文秘人员要树立质量管理和质量第一的观念，明确管理人员的责任，做好全过程管理。第二，还要制定完善的质量标准，文秘人员要认真学习《档案法》等法规，保证数量掌握。第三，要建立完善的管理组织机构，建立一支专业化的管理队伍。第四，要不断完善档案管理程序，严格按照相关标准处理公文和管理档案，提高工作效率。

3.要做好文书部门立卷工作。公文立卷归档是文书工作的重要组成部分，要建立文书部门立卷制度，保证文书能够及时有效地整理归档，做好文秘与档案管理的衔接。对于处理完毕的文件和材料，文秘人员要进行统一的管理，编制归档文件目录，做好日常文件立卷工作，保障档案材料的完整性和规范化。

（三）做好档案的搜集整理工作。在实际文秘工作过程中，要提高档案管理质量，对档案和公文进行科学合理的评估，对档案文件进行检查，对于未及时归档的档案要进行催要，对外来的文件要跟踪追回，避免档案出现遗失的情况，文秘人员可以从以下几个方面做起：要从日常的小事一点一滴做起，在上级发文后，做好收文等级，要对文件的保存价值和储存价值进行评鉴，对档案进行规范整理，以方便查阅。对于档案的整理工作，要重视每一个细节工作，对于自生文件，要根据文件性质，比如签发文、定稿、改稿等进行规整，统一成册，由零散的“页”整理为“件”，最后装订成“卷”，做好入库前的准备工作。另外，为了保证工作正常进行，提高文秘工作人员档案的工作效率，单位要加强文秘工作人员的技术培训，重视文书档案管理工作，做好节本的收发、装订工作。

综上所述，为了实现文秘工作与档案管理工作的有效结合，相关单位要不断引进先进的管理观念，加强档案信息化和数字化的管理；还要加强对文秘工作人员的专业技能的培训，做好档案分类、归纳、整理工作，提高工作效率和管理效率。

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