企业档案信息资源开发利用——理念、目标与策略

文/广州地铁集团有限公司 王彩虹



企业档案信息资源开发利用——理念、目标与策略

文/广州地铁集团有限公司 王彩虹

【摘要】如何发挥企业档案信息资源的价值，应成为大数据背景下企业档案工作研究的重点，本文从改变传统思维，创新工作方式，强化服务理念，以资源共享为目标，提出了自己的理念、目标与策略。

【关键词】企业档案；档案信息资源；开发利用

在大数据背景下，很多企业档案重点工作主要集中在如何收集、保管档案，对于如何发挥企业档案信息资源的价值，使档案为企业发展提供有力的支撑，为领导决策提供强大的参考，作为企业档案管理部门，有必要对其进行系统的研究和探讨。

一、以档案利用为先导，强化档案服务理念

树立企业档案工作服务理念，开发企业档案信息资源，是企业档案工作的最终环节，是企业档案整理、收集、保管工作的最终方向。企业档案工作要紧紧围绕企业的各项重点工作开展服务，不断挖掘企业档案信息资源中有价值的信息，开发编研成果，为企业的各项业务发展提供支撑。国家档案局杨冬权局长在2014年全国档案工作者年会上指出，企业可以通过利用档案为审计部门提供充足翔实的资料，确保企业合法合规经营，廉洁健康发展；企业可以利用档案来宣传企业形象、为民措施、安全管理，让市民了解企业，认知企业，从而促进企业的进一步发展；企业也可以通过档案来展示业绩成果、业务创新，为其他企业提供知识输出服务。因此，在企业的战略经营发展中，档案有重要的凭证参考作用，通过开发档案资源，提供利用服务，唤醒“沉睡”的档案，充分发挥档案的多重作用和价值，是我们企业档案工作部门必须长期坚持、始终如一的工作理念。

二、以资源共享为途径，实现创效盈利目标

企业档案部门应通过档案信息资源共享，编制档案产品，主动推送信息，提升效率与效益，创造社会效益和经济效益，实现创效盈利的目标。

（一）无偿利用。根据企业档案管理制度有关规定，有些企业档案是向社会、市民、政府开放的，属于局部公开范围，可结合企业的管理实际提供无偿利用，比如提供定期审计资料，制作企业宣传片，举办企业档案照片展览，编制企业安全知识宣传材料，档案验收等，利用这些档案可以为企业树立良好形象，确保企业安全健康发展，产生良好的经济效益和社会效益。

（二）有偿利用。企业档案信息资源开发利用与国家档案馆档案利用区别在于，企业作为市场的主体，完全可以根据市场定价收费，企业档案可对外提供利用服务，开展档案咨询业务，收取档案利用费；同时企业可利用档案开发知识产品，形成知识成果，为其他企业提供知识输出服务，根据市场定价，收取费用，为企业直接创造经济效益。

（三）处理好保密与开发利用的关系。利用档案可以创造经济效益和社会效益，但有些档案在一定时间内是处于保密期，在利用过程中一定要正确处理保密与利用的关系。企业档案秘密主要分为商业秘密和工作秘密，商业秘密是指不为公众知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术和经营信息。工作秘密文件在完成归档后，一般会解密，但要遵循企业的管理规定。属于企业秘密的档案在一定时间，限于一部分人阅知，如果超出利用范围，将会使企业利益受到损失。

三、企业档案信息资源开发利用策略

（一）加强机制与团队建设。1. 设置企业档案管理组织机构。企业档案蕴含大量的科技经营信息，为档案信息的挖掘利用提供了基础；合理匹配的组织机构是开展工作的保障，企业要做好档案信息资源开发利用，必须有专门的机构、团队去开展工作；只有专门的机构，才能集中管理企业档案信息资源，统筹开发，做到信息全面，准确无误。各企业可根据本单位的实际情况，设置企业档案馆、企业档案中心、档案信息中心、档案资源中心等组织机构，系统地开发企业档案信息资源。

2.搭建档案资源开发专业团队。企业档案包含企业经营、建设、运营、研发等各方面的信息，涵盖不同专业，大量的原生知识，以地铁建设工程为例，包括土建、机电、通信、供电、消防、财务、审计等几十种专业，档案信息资源开发团队中应包含企业管理、技术管理、信息管理方面的人才，才能掌握发现档案中蕴含有价值的信息，并围绕某一主题，提供全面系统的档案信息，提升档案开发利用工作效率和效益。

（二）优化开发利用方式。1.主动推送，定期公开档案，服务企业经营。对于企业内部公开的档案信息，可通过企业内网或内部工作简报的形式，结合企业工作重点工作开展，分批公开档案原始目录和档案原文件，提供给企业内部员工查阅使用；企业档案部门也可联系业务部门，对于利用频率高的档案，编制汇编手册，比如为开发地铁线路沿线物业，可将地铁各线路红线图档案制作汇编，提取基础数据，作为评估每个地块的价值依据，以更好地确定开发方向。

2.主动开发，挖掘档案数据，支撑企业战略。对于企业档案进行深层次的二次开发，利用新型数据挖掘技术，结合不同的项目开展，充分利用相关软件，对科技档案中的信息数据进行挖掘，形成信息分布图，坐标统计图等，比如，开发GIS系统需求从电子版竣工图中提取各站坐标数值；地铁地下空间开发，地铁站商铺资源建设，须建立模型，其基础数据都要从档案中挖掘、筛选、分析、统计信息，档案部门应主动结合公司的战略方向，提前筹备，从原始档案信息中进行开发，挖掘有价值的信息，支持企业核心战略业务。

（三）丰富开发利用类型。1.为领导决策层提供参考。企业档案包括了文书、科研、会计、基建、设备等纸质档案，也保存了光盘、声像、照片、实物等特殊载体档案。各种载体的档案包含了企业发展历史，企业经营管理等重要信息，企业领导高层决策需要参考档案包含的历史数据，需要通过历史数据预测未来的发展方向和市场定位，企业档案包含的数据可以编制成内参信息，供决策层提供参考。档案部门可编制《档案工作内参》《企业战略发展历程》《企业重要技术发展历史》等专题，主动提供服务，为领导提供决策参考。

2.为企业主营业务提供全面支持。企业档案是企业经营管理活动真实的记载，从战略制定、文化形成、人事变迁，到工程项目管理、运营安全、资源开发等等，企业在各种活动中形成了丰富的历史成果，反之，这些历史档案成果又为在进行的企业各项业务活动提供基础保障和支持。企业档案部门可以围绕企业中心工作，开展多种形式的档案利用服务，对历史数据进行挖掘分析，形成专题数据库，比如可建设《工程项目立项申请汇编》《地铁运营安全分析》《设备固资统计表》等专题数据库，全面支撑企业业务的发展。

3.为企业形象宣传提供原始素材。企业宣传材料很多取材于档案信息资源，利用档案信息资源可以编制企业视频宣传片、宣传平面广告、宣传手册等，也可以将档案资源用于企业展厅、企业博物馆、企业科普馆建设，将企业档案馆建设成企业的信息基地、历史和文化资料中心，通过档案信息资源打造企业宣传平台，比如，广州地铁公司目前结合企业档案馆的建设，正在筹划企业档案陈列馆和地铁主题园建设，企业档案陈列馆主要的功能是传承历史、记录现在、服务未来，主要服务对象和定位是展示广州地铁发展历程，上级单位奖励成果，为地铁同行提供业务交流，建设员工企业文化培训基地等。主要模块包括光辉历程、企业荣誉、声像轨迹、地铁物语等篇章，企业档案陈列馆的建设将在企业和社会市民之间搭建一座桥梁，让社会市民了解企业，更好地宣传企业。

4.为企业廉政廉洁保驾护航。档案是企业各项业务活动中形成的原始记录，使管理过程可追溯、可查询，真实反映了企业发展的历史现状，企业档案对企业的廉政建设有重要的作用。档案数据完整准确记录，确保每个项目招投标、合同变更、工程验收等高廉洁风险环节信息均记录在案，审批流程通过档案化、信息化规范运行。特别是工程项目档案作为永久或长期保存，做到留痕追责，业务流程可随时倒查、责任划定有据可依。可通过开发企业档案，编制廉洁画册，廉洁手册，宣传企业廉洁建设，保护企业员工，使员工“不愿造假”，促使企业规范运作，廉洁健康发展。

5.为同行单位提供知识输出。利用科技档案，为其他单位提供知识转移输出服务，开发培训教材、培训视频，围绕客户专题需求进行开发。例如广州地铁公司，在总结已建成开通地铁线网的经验的基础上，利用竣工档案为全国20多家同行单位提供知识输出，创造了较好的经济效益。