本科院校行政秘书的“职”“责”观研究

文/广州工商学院 黄文静

本科院校行政秘书的“职”“责”观研究

文/广州工商学院 黄文静

本科院校发展中，对人员组织结构不断优化，使工作人员能够各司其职，推动高校健康发展。在就行政秘书而言，应树立正确的“职”“责”观，以端正工作态度，充分发挥上传下达的作用。由此可见，作为本科院校行政秘书工作者，必须明确自身的“职”“责”观，以更好开展秘书工作。本文主要阐述行政秘书树立正确“职”“责”观的重要性，并提出本科院校行政秘书的职务观、责任观等。

本科院校；行政秘书；职务观；责任观

本科院校事务众多，因而对管理人员有着较高的要求。行政秘书作为全系、全院的“管家”，肩负着一定的职责，必须积极开展工作，才能发挥上传下达作用，保证高校各项活动的有序进行。但是，由于行政秘书的工作任务多且繁重，要求其必须正视工作，并端正工作态度，保证各项工作的顺利开展。因此，本科院校行政秘书人员应进一步对职务观、责任观加以深刻阐述，通过剖析，可将“职”“责”观深入行政秘书之心。

一、行政秘书树立正确“职”“责”观的重要性

在本科院校发展中，行政秘书人员为其贡献积极力量。然而，由于高校行政秘书岗位工作人员的工作事项多且繁杂，加大工作者的压力，可能产生不良情绪。所以，行政秘书必须树立正确的“职”“责”观，以端正工作态度，积极开展各项工作。首先，正确“职”“责”观的树立，有助于为行政秘书工作者提供思想指导，引导其坚定信念，对本职工作给予高度认同。其次，正确“职”“责”观的树立，有助于激发行政秘书工作者的工作热情，使其能够在工作岗位中积极与人沟通和交流，对工作有热忱。由此可见，行政秘书树立正确的“职”“责”观具有重要性。

二、本科院校行政秘书的职务观

（一）行政秘书是“管家”。行政秘书是本科院校的“管家”，这是行政秘书工作者从事该工作时，必须树立的正确职务观之一。首先，行政秘书在院系中主要负责：教职工人事信息的统计、考勤、考核、记录、协助职称评定等工作，称之为“人事管理员”。其次，行政秘书对各个院系部门工作加以协调，有利于促进各院系工作的有序开展，扮演着“管家”的角色。再次，行政秘书负责全院系大型活动的安排与统筹工作，管理和引导活动事项的积极开展。在此过程中，行政秘书应针对大型活动方案进行拟定，以保证活动各环节的有效衔接，同时做好突发状况的应急处理方案，保证活动顺利实施。最后，行政秘书负责公章管理、来访接待等工作。简言之，行政秘书对本科院校诸多大小事务加以管理，成为名副其实的“管家”。

（二）行政秘书是“委员长”。首先，行政秘书需要对全体教职工的生活细节有了解，及时将突发事件反馈给校领导，针对系列慰问活动做好预案和时间安排等。其次，行政秘书发挥上传下达的作用，在上级部门下发相关文件时，应对系列文件加以总结，并上传至院校公众平台，以发挥宣传性作用。最后，协助办公室主任等开展会务接待工作，并对会议出席人员做好考勤记录。此外，行政秘书在会务接待工作中，还需要负责对地方政府相关部门领导，或是外校来宾进行接待，安排好其吃住行等各方面的工作，使来宾能够产生宾至如归之感。

三、本科院校行政秘书的责任观

本科院校行政秘书人员的工作十分繁杂，身兼数职，只有树立正确的“职”“责”观，才能端正工作态度，激发工作热情，保证秘书工作深入开展。从行政秘书人员的责任观看，应包括以下方面：

（一）提高思想认识。行政秘书工作者必须正视秘书工作。在本科院校行政秘书岗位从业人员实践中，部分人员产生不良情绪，甚至对行政秘书工作有错误认识，认为该工作者扮演着“勤杂工”的角色，致使其在实际工作中，敷衍了事，不仅不能履行岗位职责，而且工作效率下降，对本科院校发展产生不良影响。对此，行政秘书工作者应正视秘书工作，并付诸行动。首先，积极从教职工、领导视角着手，善于利用换位思考，充分考虑教职工、领导的想法等，为高校办实事。其次，在行政秘书工作中，应对本职工作投入一份热忱，从内心深处，对秘书工作融入喜爱之情，并将积极饱满的情绪带给全校教职工。

（二）思想与行动并重。行政秘书在开展工作中，应做到手脑并用。首先，在思想方面，准备记事本，对当前完成工作事项等相关内容加以记录，可规避遗漏问题。二是积极与同事沟通，实现相互帮助，对于自身职责内外的事务，都应加以有效处理。三是积极参与学校各项活动的策划，有助于锻炼能力，同时有助于与他人融为一体，促进秘书工作有序开展。其次，在行动方面，针对领导交办的各项事务，应善于思考，以快速做出反应；二是针对各项事务遵循轻重缓急的原则进行排序，保证各项工作的高效完成；三是针对各类表加以统计，制定模板和保证表格项目的规整性，给人以一目了然之感。

（三）锻炼协调能力。本科院校发展中，行政秘书发挥着举足轻重的作用。面对高校内部复杂多样的关系，行政秘书必须对其进行有效处理，扮演“调解员”的角色，为工作深入开展扫清障碍。首先，在办公室内部人员关系协调中，应将办公室视为“家”，将同事视为“兄弟姐妹”，积极与同事沟通和交流，既能营造和谐的办公室氛围，又能与同事之间融洽相处，为行政秘书工作深入开展创造有利条件。其次，行政秘书工作者直接为

学校领导人员提供服务。一方面，应做好领导交办的相关工作。另一方面，积极与领导沟通和交流，实现双向沟通，不仅能够加强领导人员对自身工作的肯定，而且有利于知领导所想，对后期秘书工作提供便利。最后，行政秘书工作者为本科院校的广大教职工而提供服务，不仅要加强与学校教职工的沟通，而且应对教职工内部关系加以协调，营造良好氛围。

（四）提升自我素质。就本科院校行政秘书而言，在工作实践中，应注重工作经验的积累，为后续工作奠定基础。与此同时，应不断进行自我学习与提高，努力提升自身的工作能力与职业素质，是行政秘书工作者的重要责任之一。随着时代的变化和社会的进步，我国教育教学改革进程不断推进，对高校教师综合素养有更高要求。行政秘书工作者只有提高工作胜任能力，才能与他人积极的沟通，并深入开展考勤、考核、公文上传等工作。在此过程中，对行政秘书工作者的表达能力、文字组织能力等方面的要求不断提高。所以，行政秘书工作者要更好适应工作，必须加强相关知识理论的学习，以提高自身综合素养，更好为本科院校全校师生而服务。

四、结论

本科院校行政秘书工作岗位具有上传下达的积极作用，对工作人员的工作能力有较高要求。从行政秘书的职务观看，行政秘书既是高校的“管家”，又是“委员长”，对学校各项事务有涉猎。在本科院校行政秘书的责任观方面，应提高思想认识，在工作中注重思想与行动并重，不断锻炼自身沟通协调能力，同时通过有效的自我学习，提高自身工作能力与素质。行政秘书人员在开展工作中，必须树立正确的“职”“责”观，以充分发挥岗位职责作用，为推动高校有序运行贡献力量。

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