内部控制视角下对高校经济合同管理的思考

王春晖 曹越

【摘 要】 合同管理作为内部控制体制的一个重要方面，对高校规范管理、控制风险、维护合法权益等具有重要的意义。文章基于高校内部控制原则，结合高校内部控制理论方法，剖析了高校经济合同管理现状，从设计经济合同全过程管理的内控流程图、经济合同不相容岗位分离、经济合同授权审批签署、经济合同预算管理、经济合同归口管理、经济合同单据档案管理、经济合同执行绩效评价和信息化管理等方面提出针对性的对策与建议，使高校经济合同管理工作更加规范，有效防控风险，实现合同管理内部控制目标，进一步保护高校权益，促进教育事业健康发展。

【关键词】 高校； 内部控制； 经济合同； 合同管理； 全过程

【中图分类号】 F237；G647.5 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2016）19-0087-05

一、引言

随着高等教育事业的不断发展，高校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等方面的对外交流与合作不断加强，在交流与合作过程中，所需签订的各类合同应运而生。党的十八届三中全会确立了全面深化改革的总体目标，高等教育领域深化综合改革不断推进，高校越来越多地参与各类市场经济活动，对外经济合作日趋频繁，高校所涉及的各类经济合同也层出不穷。自从财政性教育经费支出占GDP比例实现4%以后，国内经济形势和社会对教育的关注发生变化，社会对教育的关注已由帮助教育呼吁增加投入，转变为更关注教育经费的合法合规使用和产出效益。经济合同管理（以下简称合同管理）作为高校经费使用与规范管理的途径、媒介和手段，重要性尤为突出。

随着财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》的实施，行政事业单位的内部控制逐渐成为包括非营利组织在内的经济实体的关注重点[ 1 ]。高校合同管理作为内部控制业务层面的重要内容，存在风险管理意识薄弱，缺少预算管理、归口管理等现象，导致高校承受经济损失、法律纠纷、名誉受损的风险，从而影响了高校教育事业的健康和可持续发展。加强高校合同管理的内部控制建设，实行经济合同全过程内部控制管理已经刻不容缓。

二、高校经济合同管理的现状

（一）管理主体和分工不明确

高校经济合同管理纳入学校行政管理隶属关系的大框架中，没有严格制定归口管理的模式，造成合同管理秩序混乱。如基建合同由基建部门管理，资产租赁合同以及维修合同由后勤部门管理，物资采购合同由资产处管理，联合办学合同由各二级学院管理等。这种多头对外、多头管理的模式使得学校不能全面掌握对外经济合作内容，造成学校资源和资金留置在外，易发生业务部门坐收坐支，给学校带来经济风险。

（二）流程设计和岗位管理不合理

不少高校的合同管理流程不够科学合理，有的高校过于复杂烦琐，有的高校过于简单。流程中没有必要的牵制和审批环节，流程管理形同虚设；没有有效的审批授权管理，合同金额不论多大均由某一个人审批；存在一个人包干全部合同管理的现象，从申请到审核再到执行和监督，没有形成有效的岗位分离，没有设置互相牵制的岗位，不能形成互相监督检查机制[ 2 ]。

（三）预算控制不严肃

高校对合同预算编制不够重视，预算编制未细化，并且监管力度不强导致预算执行很随意，往往没有严格按照“先预算—后计划—再实施”的程序进行。如高校采购合同的签订遇到的首要门槛就是预算编制，而实践中多数高校对采购项目并未进行充分调研和认证，导致预算编制忽高忽低，加之后期执行的随意性导致预算与实际相脱节，难以达到“无预算不执行、有预算不超支”的目标。

（四）风险防范意识淡薄

高校管理人员长期受计划经济观念的影响，难以适应市场经济的氛围，缺乏法律知识的认知和风险防范意识，对于经济合同的签订存在应付了事的态度和“走形式”的思想，“内部解决”、“暗箱操作”等情况普遍存在，合同的执行更看重习惯和人情而忽视合同条款的签订。合同管理过程中各部门职责多流于形式，使得高校经济合同风险得不到有效控制，法律纠纷和违约现象屡见不鲜[ 3 ]。

（五）审计监督工作不到位

高校经济合同受部门众多、时间跨度较大等因素的影响在签订及执行过程中存在许多隐患，尤其是在基建及批量采购等大额合作项目上更易出现[ 4 ]。高校在对外经济合作上设置了审计监督环节，但基本是宏观制度层面的要求，并没有确立各环节的管理细则，致使审计监督部门在合同订立和执行过程中一直处于相对被动状态，对经济合同的管理难以做到实质性控制。

（六）合同归档管理不规范

多数高校尚未建立完善的合同档案管理制度。合同档案分散在各相关业务部门，没有配备合同专员进行集中统一管理。同时，高校合同档案管理尚未引进合同管理信息系统，依然采取手工作业的方式，信息采集和维护手段较为落后，导致合同档案的登记、更新不及时或遗漏，不便于后期工作人员的查阅和使用，影响了合同内容的信息化展示，校领导和相关部门难以掌握学校的对外经济活动情况，给高校带来潜在的经济风险[ 5 ]。

三、高校经济合同管理现状的原因分析

（一）合同管理制度体系建设不健全

1.授权审批制度不规范

高校实行校长负责制即高校对外经济合作必须以校长作为合同的法定签约人，未经授权任何二级单位或个人均不得擅自对外签约合作关系。而实际工作中，由于经济合同签订的时效问题，从前期调研到最终签订往往都是由有合同需求的二级业务部门自行完成，未实行有效的逐级授权审批负责制，因此经常出现合同管理流程上的不合理。

2.合同管理实施缺少岗位牵制

高校合同不同于其他事业单位，具有其自身鲜明的特点，应切合实际制定相关实施细则。尽管各高校纷纷出台了合同管理规定，但内容上并没有细化。对合同立项、协商、拟定、审核、签约、归档、执行等各个环节的配套制度并没有进行全面细致的部署，未实现有效的岗位牵制，导致当前高校合同管理的松散、混乱。

3.监督体系不完善

合同监管是一个动态过程，贯穿高校对外经济合作活动的始终。高校虽设立了纪检审计部门，对合同的审核和签订进行了合法合规性审查，却没有利用其部门职责，跟踪监督合同执行情况，也没有结合财务部门制定的预算方案审计学校实时用款情况，因此合同执行过程中发生的纠纷等问题难以及时反馈和解决。

4.责任追究制度不严格

对合同管理情况实施严格的考核奖惩机制能够有效促进各项工作环节的规范化。高校普遍存在重奖轻罚或重奖不罚的现象，工作出问题无人买单或一味迁就责任人，不能严格制定和落实问责机制，难以形成良性的责任导向，不利于高校内控机制的有效运行。

（二）管理组织架构设计不合理

合同管理没有顶层设计，在实施环节也没有归口管理部门，没有形成分工合作、有效协调的管理机制。职能部门之间职责划分不明确，在责任和义务面前互相推诿，在权力和利益面前互相争抢。

（三）信息化建设落后

1.对合同信息管理系统的应用不重视

合同管理信息化要求对合同实施以无纸化为目标的办公模式。高校合同多为手工管理，往往需要耗费大量的精力和人力；即便部分高校已经引入合同管理系统，但尚未与财务系统连接，无法提取财务系统中已有的确切信息，不能掌握合同支付进度，增加了合同执行过程中潜在的经济风险。

2.“信息孤岛”阻碍信息公开和民主监督

良好的信息沟通平台能保证信息的及时性，有利于高校经济业务活动的开展。高校各职能部门之间、各业务人员之间缺少工作的互动与信息的交流，没有积极、动态地投入到对外合作的每一个环节中，使得合同信息失去时效性和真实性。系统与系统之间缺少数据互通共享，各自为政，封闭保守。更为重要的是影响和阻碍了信息公开和民主监督的开展。

（四）缺少合同管理专业人才

高校注重对外经济活动效益，忽视了对管理人员职业道德、法制教育等方面的培训，并且由于高校合同管理员并非专业出身，使得管理者对合同风险管控的必要性认知不足，法律意识淡薄，导致了管、办及监督各相关部门实际工作的随意性。高校经济合同管理涉及领域广泛，包括会计、审计、基建、法律等专业性很强的学科知识。现阶段，对于配备这类具有扎实专业基础的管理人才是多数高校合同管理工作的一个瓶颈。同时，高校对现有管理人员的专业能力培训不够重视，使得合同管理水平停滞不前。

（五）缺少合同执行绩效评价

高校对合同管理没有树立绩效观念，绩效意识薄弱。没有设置合理的业务考核指标体系，没有明确合同管理流程中的岗位责任制。对于合同的签订、履行、保管等各环节的管理情况缺少考评。另外，对合同项目本身的执行也缺少绩效评价，产生的经济效益和社会效益没有具体评价和考量。

四、加强高校经济合同管理的对策与建议

遵循高校内部控制的全面性、重要性、制衡性、适应性、文化性和创新性原则，按照不相容岗位相分离、内部授权审批控制、归口管理、预算控制、财产保护控制、会计控制、单据控制、信息内部公开，以及记录控制、财务分析控制、绩效考评等控制方法，结合高校实际情况，笔者认为应从以下方面加强高校合同管理[ 6 ]。

（一）规范合同管理工作流程

合理设置合同管理流程，明确各业务环节所对应的管理部门，建立职能部门之间分工负责、稽核牵制的流程体系。具体见经济合同管理一般流程图（图1）和以采购合同为例的经济合同内控流程图（图2）。

（二）加强合同管理内部控制制度建设和制度执行力

制度建设是管理工作的基石。为了高校经济活动的规范化和科学化，首先要以完善制度为目标，健全的管理制度体系才是高校内部控制建设的大方向。第一，要根据《合同法》等法律政策和高校实际情况建立高校合同管理办法，对合同的策划、立项、谈判、编制、会审、签订、归档、执行等各个环节进行全面部署，实行岗位分离，达到有效内部牵制的目的。第二，要建立合同管理办法配套制度，对合同运作过程中的每个环节制定相应的实施细则，使每个程序的执行都有据可依。相关配套制度主要涵盖授权审批制度、档案管理制度、考核追究制度、归口管理制度等。严格执行各项制度，落实责任追究，提高制度执行力，制度建设才有实际效果，合同管理工作才能顺利有效地开展[ 7 ]。

（三）落实合同全程性跟踪监督管理

合同管理是全程性、动态性的管理，从前期策划到签订后的执行以及归档，都要进行实时监管，并指定专员跟踪合同管理工作的各个环节。对于重点岗位要突出监控力度，或不定期采取轮岗制，在监督管理的过程中要把领导干部经济责任审计制度日常化、规范化。使用合同管理跟踪提醒系统，使合同从签订到履行完毕的各个环节清晰流畅，能够随时查看合同进度和执行情况，发现问题也能及时采取应对措施，很大程度上提高了工作效率和效果。

（四）严格财务预算控制

预算管理是高校内部控制的重要环节。加强合同预算管理，科学合理地编制合同执行预算，并按照精细化管理要求全面细致地测算合同执行全过程的预算。在合同执行期间，确保专款专用，维护预算的严肃性，遇到实际重大变化，如确需变更预算的，需按照原申报程序和审批权限进行调整。加强年度合同预算结余管理，对于当年已经完工合同项目，应收回合同预算余额；对于跨年度的合同项目应按照规定进行年度间结转。

预算控制除了要对单位的经济活动和资源使用情况进行事前安排，还要进行事中和事后监督控制，财务部门定期提供合同预算执行情况报告，审计部门对报告进行分析并提出建设性意见，以保证学校经济活动的开展能够严格按照预算机制进行。

（五）重视对合同管理人员的培养

领导的态度和合同管理人员的素质是高校合同管理水平能否真正提高的重要因素，因此，树立积极的工作态度，加强人员的综合素质，有利于高校管理水平的提升。重视对合同管理人员的法制和道德教育，使他们树立遵纪守法、勤政廉洁的理念，创造良好的管理工作环境。提高合同管理人员的业务技能，定期组织相关业务人员的专业培训，如联系兄弟院校交流讨论、实地考察合同管理工作突出的单位、邀请业内专家来校指导或通过公开招聘、竞争上岗等多种方式选聘优秀人才来壮大管理队伍等。

（六）推进合同信息化管理

高校合同管理信息化建设应纳入学校管理信息系统的统一规划。信息技术部负责合同管理信息系统的开发、购置、运行、维护和安全保障，建立统一的信息共享平台，实现不同系统间数据共享。将合同管理从签订到履行完毕的各个环节流程纳入信息化系统，有效地利用软件功能进行控制并提高管理效益。归口管理部门应设置专员对合同档案进行整合归档，分类统计、连续编号，确保纸质档案信息与系统信息相互对应、口径一致，方便后期监督调阅。

（七）建立合同管理考核评价机制

高校应当建立和完善合同管理人员的激励约束机制，设置合理的业务考核指标体系，明确合同管理流程中的岗位责任制。对于合同的签订、履行、保管等各环节的管理情况进行考评，出现问题时客观地分析原因，落实责任追究，形成良性的责任导向，避免合同管理流于形式，并以此作为确定合同管理人员薪酬和职级调整等方面的重要参考依据。

五、讨论

学者们对高校内部控制的研究观点基本分为两大类：一是全面内部控制，其控制内容不仅包括高校的经济事务，还包括非经济事务，比如教学事务、学生事务、科研事务、人事事务等[ 8 ]；二是非全面内部控制，其控制内容主要针对高校经济业务，比如预算业务、收支业务、政府采购业务、资产管理、建设项目、经济合同等。按照这两类思想，对高校合同的内部控制也存在两种观点：一是全部合同，既包括不涉及经济的业务合同，也包括经济合同；二是仅指经济合同。本文虽然是针对高校经济合同所进行的研究，但笔者认为其他非经济业务合同应参照经济合同的管理程序执行。因为，非经济业务合同在各个环节上同样存在法律风险、当事人员廉政风险、合同违约导致高校声誉受损风险等，所以在其策划、签订、执行、归档、评价、信息公开等环节也应该严格按照经济合同的管理规范执行，这也是高校内部控制全面性原则、创新性原则的体现。

【参考文献】

[1] 财政部.行政事业单位内部控制规范（试行）[A].2012.

[2] 朱锦余.合同管理流程及其主要风险分析与控制研究[J].会计之友，2009（5）：4-7.

[3] 程秋梅.论法治视域下高校经济合同管理[J].教育财会研究，2009（2）：15-19.

[4] 廖云.新时期高校参与经济活动的风险探究[J].经济观察，2013（31）：12-13.

[5] 史为业.高校合同管理的路径探析[J].会计之友，2010（10）：84-86.

[6] 陈峰，薛武昭.关于高校财务管理有效性问题的几点思考[J].会计之友，2012（13）：109-111.

[7] 孙培清，梁桑.浅议新形势下高校经济合同管理[J].教育财会研究，2015（3）：54-57.

[8] 乔春华.高校内部控制研究[M].苏州大学出版社，2014：262-285.