五届中国济南国际摄影双年展档案的管理与思考——兼论重大活动档案的管理

文/刘忠华

五届中国济南国际摄影双年展档案的管理与思考
——兼论重大活动档案的管理

文/刘忠华

济南国际摄影双年展至今已在济南成功举办了五届展览，并获得社会各界的肯定。作为主办单位之一，对所产生的档案进行了收集、整理。在思考如何科学管理这五届双年展档案的同时，探讨了与之相类似的重大活动档案的管理与利用问题。

济南国际摄影双年展 ；档案收集； 重大活动

由中国艺术摄影学会、文化部对外交流中心、济南市委宣传部和山东工艺美术学院主办的第五届济南国际摄影双年展于2014年11月5日在济南落下帷幕。与此同时，此次展览所产生的相关档案资料的收集整理工作正式开启，目前已圆满完成归档任务。本届双年展共收集纸质、电子、音视频、实物等各种载体档案60余卷（件、张）

济南国际摄影双年展自2006年以来已经连续举办了四届（如图），已逐步成为一个影响范围广泛、特色鲜明和学术水平较高的国际摄影文化盛会。2013年，该展览被文化部评为“文化部国家美术发展工程——全国美术馆扶持计划优秀成果”。其中，第五届双年展经正式批准，获得国际摄影艺术联合会（FIAP）的大力支持。

历届济南国际摄影双年展详细内容

济南国际摄影双年展促进了中国乃至世界摄影艺术事业的繁荣与发展，加强了国际间的摄影文化交流与合作。参加历次展览，丰富了学校举办国际性盛

一、济南国际摄影双年展的基本情况

会的经验，同时也开阔了师生眼界，丰富了师生学术文化生活。双年展产生内容丰富的档案资料，不仅是学校的宝贵历史财富，也是济南市乃至国家的珍贵文化活动记录。作为主办单位之一，积极收集、科学管理、合理利用济南国际摄影双年展档案是我们义不容辞的责任与义务。

二、济南国际摄影双年展档案的管理

（一）档案收集

根据2011年12月30日山东省人民政府颁布的《山东省重大活动档案管理办法》第二条，“重大活动档案，是指在重大活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录。”［1］

作为一项重大活动，本次展览共收集了举办活动的上报请示、展览方案/展览分工、展览日程表、宣传海报、秩序册、邀请函 、组委会专家聘书、会刊展览图录、发言稿、贵宾证/工作证/嘉宾证等证件、各国摄影组织申请入会表、签到表（含嘉宾亲笔签名）、大会用餐券、照片、视频、录音、外宣媒体报道、通讯录、纪念品、获奖名单、客座教授名单、著名摄影家访谈记录、优秀摄影作品集等资料。

（二）档案整理

根据学校档案管理制度规定，重大活动资料建立专题档案进行管理。纸质材料按照时间顺序分为准备展览、举办展览、后期工作三个阶段，录入系统，生成目录，打印装订后入盒存放。图片档案挑选整理后按照形成的时间为纵向，以单项活动内容为横向，建立文件夹标示清楚时间、地点、主要人物与活动内容等相关事项，录入系统管理软件一套，磁盘阵列存放一套，光盘刻录两套分开存放。视频资料因当前的档案管理系统自身功能所限无法录入，存放磁盘阵列一套，不破坏文件完整性的前提下，刻录光盘两套。实物档案标识清楚名称来源后，录入档案管理系统，粘贴标签存放实物档案柜。

三、双年展档案管理工作的思考

（一）工作中存在的问题

材料归档不够齐全。主办单位，协办单位多，许多工作多家分工，或牵扯知识产权等问题导致材料无法移交比如电台播放的关于活动的视频等；个别部门或者工作人员的档案意识不强，资料愿意存放于部门或者个人手中，即便接到档案材料征集通知，也认为那是别的部门或别人的事，与己无关；在活动中，各个组织、部门都付出了艰辛劳动来保障重大活动的顺利进行，在此过程中形成的资料极少归档，比如膳食方案、礼仪方案与安保方案等，认为活动结束工作即为结束，没有及时形成书面材料加以保存，以便今后参考。

收集归档的材料虽多，但部分标识不够清楚。部分归档的资料或者翻译不清，比如，归档的声像档案文件夹仅注明时间或地点或人物简称。作为一项国际活动，参加活动的外国嘉宾多，国籍、组织名称与人员称谓翻译复杂，资料第一经手人不标注清楚完整，时过境迁，靠档案员的事后整理，既费时又不能保证准确性。

双年展档案价值虽大，但对其开发利用不够。双年展档案不仅是学校重要档案内容之一，也是山东省文艺界重要国际文化活动历史记录，更是国内外摄影界交流合作的历史见证，其重大意义不言而喻。虽然比较完整地保留下档案资料，但是对其的开发利用有待加强。从目前而言，对其利用最多的是展览后出版的摄影作品集的借阅与照片档案的利用，其他内容利用则较少。档案馆也未对其进行深层次的加工与挖掘。在服务教学与科研等中心工作中未发挥其应有的作用。

（二）科学管理重大活动档案的举措

双年展档案的管理问题普遍存在于其他重大活动档案的管理中。提出科学、可行的举措，不仅能对今后将继续举办的双年展档案进行规范管理，对其他重大活动档案的管理同样适用：

第一，从制度上保证档案部门在重大活动中的提前介入与全程参与。重大活动在筹备阶段，就要抽调专职档案工作人员参与其中。档案工作人员根据活动的范围与内容详细列出在会议的筹备、召开、总结各个阶段的归档范围与归档期限。指定各个工作小组的兼职档案员，对兼职档案员进行业务操作培训与档案意识的宣传，并全程进行业务指导与督促，确保材料应归尽归。第二，广开征集渠道，建立重大活动档案管理的通报与奖惩制度。档案馆在征集展览资料时，除了专兼职档案员之外，还应该注重从个人手中征集资料。比如，学生或者教师甚至社会公众参与活动中的见证、现场讲座手写记录、与中外摄影家合影、师生与摄影家面对面的交流心得等。重大活动档案在归档期后通过学校网络平台或者报纸公开通报本次活动的材料归档情况，批评应归未归者，表扬应归尽归者，对不在征集材料范围内而积极主动上交材料的个人进行奖励。第三，档案部门创新服务内容，积极主动提供服务。档案部门也要主动转变提供服务的思维模式，由被动服务向主动服务转化；不是等待服务对象上门索取服务，而是主动告诉服务对象，我这里有什么，我能为你做什么。因此，重大活动档案整理完毕后档案部门可以在公开的平台上主动发布简报，报告本次活动的档案归档结果，本次活动都留下了哪些档案记录，编研了什么成果，以便利用对象日后查找。第四，深化档案信息资源开发程度，强化重大活动档案利用意识。对重大活动档案进行管理的最终目标是提供服务。档案馆对重大活动档案的管理不能仅限于实体管理，应该针对利用者的需求，对重大活动档案进行深层次开发。双年展所展示的摄影作品无疑都是一定范围内精挑细选的精品，可否将历届双年展作为摄影专业课程的一个专题在教学中进行展示与品评，档案馆可以根据专业教师的上课需求对存档的作品进行挑选、编辑，让档案馆也成为教师备课查阅资料的去处之一。档案馆还可将世界著名摄影家或摄影组织的简介、联系方式、加入资格（申请）及摄影家在讲座中的主要观点与重要摄影手法编辑成册，供相关专业师生查阅。

总之，摄影双年展将会继续举办，随着举办经验的积累会越来越成熟，影响范围也会越来越大，双年展档案的管理也会在不断积累与总结的基础上更加完善。今后在管理其他重大活动档案之时，可借鉴济南国际摄影双年展档案的管理经验与方法。

（责任编辑：闻 道）

［1］ 山东省人民政府.山东省重大活动档案管理办法［Z］.2011-12-30.

Management of the Archives for the 5th Biennial China Ji’Nan International Photography

Liu Zhong-hua

G275

A

1005-9652（2016）02-0106-03

刘忠华（1980—），女，山东招远人，山东工艺美术学院档案馆馆员，硕士。