浅谈贵州大学档案馆（校史馆）管理改革

文/唐圣琴

浅谈贵州大学档案馆（校史馆）管理改革

文/唐圣琴

针对贵州大学档案馆（校史馆）存在的主要问题，在管理上采取了一系列改革措施，改善了工作条件，激发了馆员的职业自信心、自豪感，提高了工作效率和学术水平，使本馆工作实现了跨越式发展。

贵州大学；档案馆（校史馆）；管理改革

贵州大学档案馆成立于2004年11月，由原贵州大学和原贵州工业大学两校干部人事档案室、综合档案室合并而成。2013年9月档案馆与校史馆合并更名为档案馆（校史馆）。为了较好地适应时代发展对档案工作的新要求，我馆针对发展中存在的主要问题，积极探索适合本馆发展的管理措施，努力实现档案工作的新跨越。

一、十年发展中存在的主要问题

本馆经过十年发展，已积累了较丰富馆藏资源、一定设施设备以及丰富实践经验的馆员队伍，截止2013年8月，有在职人员10人，馆藏档案6万余卷，配有计算机、复印机等设备，但因存在一些问题，导致工作人员工作效率较低，发展较为缓慢。

（一）学习理念较滞后

一个组织、一个队伍的竞争力、生命力，主要表现在学习能力上，而档案馆的竞争力不仅在于馆员学历水平高低，更重要的是其学习能力强弱。长期以来，由于馆内学术氛围较缺乏，部分馆员忽视学习，凭经验行事；有的懒于学习思考；有的为职称而学追求不高。如万方数据资源系统10年仅收录本馆8位著者的10篇论文（表1），直到 2012年才有了第一个档案系列副高职称。由于馆员学习观念滞后、学习能力较弱，既阻碍了自己进步，也影响了本校档案事业发展。

表1 本馆论文、科研及获奖情况

（二）科研意识较为淡薄

合并前全馆仅1人曾参与过科研课题，多数人科研意识十分淡薄，原因是：一是没有把科研工作纳入日常工作体系，仅满足于“守门看摊”，简单应付式工作；二是科研课题申报难经费少，使部分人产生畏难情绪，不愿申报，因此，直到2013年10月才有了第一个厅局级立项课题。

（三）所需人才匮乏

两馆合并前，本馆职称结构（副研究馆员1人，高级政工师1人，馆员7人）和专业结构（档案专业硕士1人，大专2人，其余为其他专业）均不够合理，加上馆员学习深造机会少、待遇低，没有职业满足感，存在人才外流（唯一的档案专业硕士于2013年10月调离）；此外，社会对高层次人才的大量需求，也使档案馆很难引进信息化所需人才，导致本馆与信息化相关的工作如网站设计、更新等难于开展，档案信息化进程十分缓慢。

（四）工作效率不高

一是工作条件较差。现有设备如电脑、复印机等从建馆购进后大多未更新，已严重老化，故障频发，不仅威协档案安全，也影响馆员的工作兴趣和效率；二是不太重视学术活动。没有加入省级以上任何档案学会，外出学习、交流少，存在闭门造车；加之在学校的地位、待遇偏低，等等。致使馆员被动、坐等归档，工作效率较低，出现学校部分学生学籍档案10余年未归档，新校区一期工程建设项目档案几乎未归档等现象。

二、管理改革措施

思路决定出路，没有观念创新就没有管理、服务创新，只有更新观念，创新管理及服务，才能适应新常态，实现新跨越。2013年9月与校史馆合并，新班子到任后采取了一系列改革措施，努力构建一个积极向上、自觉学习、勤于学习的学习型团队。

（一）树立共同愿景，提高凝聚力

贵州大学是本省唯一一所“211工程”、“一省一校”建设大学，档案馆理应是全省最好、全国有一定影响力的，但本馆总体水平与全国大多数院校相比差距甚远。为此，新班子首先制定了年度和中长期发展目标，将馆员发展与本馆目标结合起来；并通过宣传、教育等方式，引导馆员理解并认可，以此激发其内心愿望和意志力，提高凝聚力，形成驱动力，提升学习力、创造力和竞争力，使其愿意为达到共同目标而努力。

（二）狠抓基础设施建设，创造良好工作条件

良好工作条件有利于激发馆员工作积极性和创造性。针对本馆基础设施较落后现状，通过多方呼吁，积极争取，一年内新购计算机14台、多功能一体机4台，还有摄像机等共计近30万元的设施设备，使档案工作所需设施设备大多更新且一应俱全，工作条件明显改观。

（三）完善规章制度，努力以法治馆

档案馆管理也需随时代变化与时俱进，适时制定和修订有关规章制度。为此，本馆对原有规章制度进行重新修订（新增23个），编制档案业务指导手册若干，使馆内各项工作有章可循，管理从人治向法治转变，为决策科学化、工作制度化、流程规范化、业务指导高效化打下了坚实基础。

（四）以人为本，满足馆员合理需求

人事管理的立足点应是充分调动馆员积极性，开发其潜能，发挥馆员的创造精神，尽量做到人尽其才，才尽其用，用其所长，避其所短的以人为中心的管理。［1］馆员既是档案价值的创造者，又是实现者，档案馆运行好坏关键就在于管好用好馆员。为此，本馆确立了以尊重人、信任人、激励人为出发点和归宿的人本管理思想。馆领导把馆员当成服务对象，采取尊重、激励、沟通等人性化管理手段，尽可能使其感受到民主、平等、鼓舞和帮助，体会到做人的尊严及工作乐趣；同时还关心馆员，设法提高其待遇，努力创造具有亲和力的人文生态环境。如馆领导主动了解馆员的思想、生活状况，缩短与下属的心理距离；工作上注意发挥馆员长处，帮助其规划职业生涯；在工作要求上尽量根据馆员个人能力（如给高学历、工作能力强的压担子，给学历较低但实干精神较强的更多关心和帮助等）；工作检查时注意肯定优点，淡化不足等。同时，尽量满足馆员合理需求，如馆员反映强烈的设备陈旧、学习资料缺乏等，均是出于对工作负责和学习需求。为此，本馆及时更新设施设备，订购档案专业报刊，组织外出参观学习等，较好地满足了馆员需求；等等。从而提高了馆员的认同感和满足感，使其潜力得到较好发挥，工作效率明显提高。

（五）搭建学习平台，营造良好学习氛围

人力资源增值和提高工作效率的重要途径是鼓励馆员学习、培训，提高其综合能力。为此，我馆搭建了良好学习平台：一是成立馆内学术委员会，组织并指导馆员撰写论文、申报课题，开展培训等；二是创新学习模式，采取如下举措：（1）会议培训：加入全国档案学会、全国高校校史研究会等并积极参会。仅2014年就有11人次参加了有关会议。（2）学习培训：利用国内、校（馆）内教学资源开展馆员培训，一年内有28人次分别参加了“档案数字化与信息资源利用及网络安全”等国内或校（馆）内培训。（3）学习汇报：外出参会、学习培训人员回馆后以PPT形式，汇报别馆值得借鉴的经验及自己的收获、体会，这既能让外出人员将所见所闻消化、内化成自已的知识，培养其文字组织、语言表达等能力，也能让其他馆员拓展视野，取得1人外出全馆受益的倍增效应，仅2014年就有24人次到全国公共或学校档案馆（如上海浦东新区馆，浙江大学馆等10余馆）参观学习，召开馆内学习汇报会6次。（4）活动模式：推出“三个一”学习活动（即一周学一个概念，一月学一个人物，一年写一篇论文），通过活动助推学习，等等。从而在馆内营造出安心学习、善于学习和乐于学习的良好氛围。

（六）建立激励机制，鼓励馆员参与管理

激励机制是诱导馆员产生持续追求成功、强化责任和不断胜任工作的直接动力。我馆建立了有效的激励机制，如设置学术科研、学习培训、服务等奖项，激励馆员努力学习、工作。且馆领导的学识、业务能力等个人魅力，对聚集人才并使其愿意努力工作也是重要因素。为此，馆领导带头开拓创新、努力工作、学习等，并获得了全国档案学会“优秀论文”和省档案局科研立项，在全馆起了较好示范带动作用。此外，还引导馆员参与管理，通过“合理化建议奖”、召开务虚会、谈心等方式，让馆员献计献策，营造人人关心本馆发展，积极参与管理的民主氛围。这既使馆员将个人利益与全馆利益结合起来，满足其被重视和自我实现需要，又提高了领导决策的科学性。以上措施不仅极大地刺激了馆员的学习欲望，提高了工作主动性和积极性，也使其树立了参与管理意识，绝大多数人已由“要我工作”转变成“我要工作”，并主动提出合理化建议。

（七）加强宣传教育，提高奉献精神

为进一步增强馆员凝聚力和奉献精神，主要采取：更新网站，拓宽和丰富栏目内容；举办档案宣传活动、编制工作简报等多种方式开展网上网下宣传，以扩大影响力，提高知名度。仅2014年网上报道简讯达70余篇，网站月均点击率从175次上升到368次；组织馆员到本校早期校友红色特工冷少农纪念馆等接受爱国主义教育，观看《焦裕禄》等影片，使馆员从心灵深处受到洗礼，从而提高了奉献精神和工作主动性、积极性。

三、管理改革成效

以上改革措施经过一年的实践已初见成效，全馆工作取得了跨越式发展，主要体现在：

（一）学术水平明显提升

2014年全馆公开发表学术论文13篇，会议交流论文5篇（其中4篇获全国或省级学会奖），厅局级立题课题1项。一年取得的学术成绩超过了过去10年的总和（表1），是跨越发展的一年。

（二）工作效率大幅度提高

为较好完成“海峡两岸三地校长联谊会”参观接待，一个月内设计制作了24块新展版，征集展出教职工论著近百册；半年完成了5万余卷综合档案的整理、清点，支撑材料准备等，顺利通过全省档案工作行政执法检查并受到书面表彰；年度目标考核在25个单位中名列第五；获本校“五一巾帼标兵岗”、“五一巾帼标兵”（1人），等等。这极大地提升了馆员的自信心和自豪感，工作效率大幅度提高。

（三）地位有所提高

本馆已成为学校外宾来访的主要参观地和学生爱校教育重要基地；在学校出版的“百年贵大，十年跨越”图册、工作计划等工作中也有了一席之地；有关工作已得到校领导重视，分管领导组织召开教学、基建等专题会；学校拨出150余万元专款支持干部档案信息化，等等。这充分体现了“有为才有位”。

虽然本馆管理改革已初见成效，但路还很漫长，任务还很艰巨。管理的下一步目标就是要建立一个有持续学习及创新能力，能不断创造未来的学习型团队，使本馆获得健康可持续发展，最终达到个人、档案馆（校史馆）、学校三赢。

（责任编辑：仝建平）

［1］ 刘转平.人本原理视阈下的档案馆工作审视［J］.北京档案，2012，（1） .

The Management Reform of Archives （History Museum） in Guizhou University

Tang Sheng-qin

G271.6

A

1005-9652（2016）02-0140-03

唐圣琴（1962—），女，贵州遵义人，贵州大学档案馆（校史馆）副馆长，研究馆员，硕士。