浅谈工程档案管理在内河水运工程建设中的重要性

陈允才　刘丽娟

摘 要：工程档案是指在项目建设与管理过程中形成的，具有保存价值，并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录，包括项目前期报批文件、招投标文件及合同文件、设计文件、施工文件及监理文件、交工竣工文件等。连云港港疏港航道工程在实施的前、中、后三个阶段尤其注重工程档案工作，不仅制定详尽的档案管理办法，在施工过程中更是投入了大量的人力物力。工程内业资料不仅作为工程实体质量的书面反映，更是为后续的航道养护及船闸运营提供了工程档案，不仅是对工程实体质量的书面反映，更是为后续航道养护和船闸运营提供了详尽的断面及平面图资料。文章对疏港航道工程档案管理制度进行简单说明，对内河航道施工单位资料填写及工程档案管理的几点经验进行详尽说明，以期对从事工程档案管理的工作人员能有所帮助。

关键词：档案管理；水运工程；特性

引言

连云港港疏港航道是交通运输部批准的长三角高等级航道网连申线的起点段，北起连云港物流园区，南连灌河、通榆河，西接苏北运河，全长71.363公里，工程总投资31.16亿元。连云港港疏港航道整治工程是江苏省委、省政府加快推进新一轮沿海开发开放，加快苏北振兴的重大先导性、公益性的内河航道建设项目。该工程2013年通过江苏省交通建设优质工程项目复查，2014年通过交通运输部优质工程项目验收。2015年8月，国家优质工程现场复查专家组对连云港港疏港航道申报国优进行现场复查，经过现场察看工程实体、听取项目情况汇报、核查内业资料等环节，专家组一致认为连云港港疏港航道符合国家优质工程奖申报条件。专家组对本工程档案管理工作给予了充分肯定，内业资料分类归档、书写规范、归档格式正确、装订正规，对工程质量的保证起到了应有的作用。

1 工程档案管理制度

连云港港疏港航道工程现场指挥部项目管理办公室在本项目审批阶段就开始了工程档案管理办法的编制办法，依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《江苏省档案管理条例》、《江苏省水运工程档案管理表格》等有关规定，结合本工程的实际特点制定了《工程项目档案管理办法》（下称“办法”）。办法对档案工作的组织管理、档案管理控制措施、文件资料的收集、整理、归档职责、档案的信息化管理、档案质量检查和验收、项目档案的移交进行了详细的规定和说明。文章仅对“文件资料的收集、整理和归档职责”进行简要说明。（1）各参建单位应按照项目档案的归档范围，按时完成各自合同内项目的档案文件的收集、整理和归档工作。（2）项目文件的收集范围包括项目前期文件、综合管理性文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、科研文件等。a.项目前期文件是指项目开工以前在立项、审批、招投标、勘察、征地拆迁、设计以及工程准备过程中形成的文件，由项目办负责，其中勘察、设计文件由勘察和设计部门负责。b.综合性管理文件是指业主在项目建设过程中形成的管理文件，主要有各种批文、请示、通知、会议纪要、简报、情况汇报、总结等，由项目办负责。c.项目竣工文件是指竣工时形成的反映施工过程和项目实体真实面貌的文件，由施工文件、监理文件和竣工图组成。施工文件和竣工图由施工单位负责，监理文件由监理单位负责。d.设计部门确保设计变更文件的完整性。e.项目竣工验收文件，指工程完成后质量评定、试运行阶段及竣工验收形成的文件，由项目办负责。（3）施工单位竣工文件编制完成后，由施工单位、监理单位和建设单位有关人员对竣工文件的完整、准确和系统情况以及案卷编目、装订等质量进行审查，合格后，施工单位和监理单位在案卷上签字确认，连同审查记录移交给建设单位。（4）各参建单位同时做好照片、音像档案的收集和归档工作。

2 内河航道施工单位资料

2.1 施工单位资料的分类

施工单位资料包括施工准备文件、施工过程资料、交工资料。施工准备文件包括开工报告、技术交底、图纸会审纪要，施工组织设计、施工技术方案、施工计划。施工过程资料包括原材料及构件出厂证明、质量鉴定材料试验、强度试验报告，设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批，施工定位、测量、复核记录，隐蔽工程验收记录，工程质量检测、评定、汇总，沉陷、位移、变形观测记录，技术总结、施工日记、大事记等。交工资料包括竣工报告，缺陷责任期以及扫尾工程，施工声像材料，竣工图等主要文件。

2.2 施工单位资料的特性

2.2.1 先行性。施工前期准备资料应在工程开工前进行编制、审批、专家论证及批准。施工组织设计是施工单位如何组织施工，施工采取何种保证措施，如何投入各项资料的直观反映，是所有施工资料的前提和引导性文件，编制一份完整、技术性强、全面性的施工组织设计需要施工企业的综合素质、项目经理的组织理念、各参建人员的共同参与。施工组织设计文件应根据设计文件、施工合同、规范标准、施工现场条件进行编制，对工程概况、施工组织体系、主要分部分项工程的施工方案、施工安排、资源投入计划、施工平面布置图进行详细的说明。施工组织设计由施工项目经理主持编制，技术负责人负责具体的书写工作，报公司工程科及技术科进行审批，签发审批意见。按照建设单位要求召开专家论证会议，按照专家意见对施工组织设计进行修改完善，报业主进行批准实施。

2.2.2 同步性。施工过程资料如施工报表、各类施工记录、隐蔽工程报验资料等应确保与外业施工同步进行。施工人员应按照现场实际施工情况，对人员、机械、施工工序、施工时间及段落进行详细的施工日志记录，以反映当日的施工情况。隐蔽工程结束之后，施工单位应进行执行“自检、互检、专检”三检制度，然后报监理单位进行验收。作为当月计量支付报表的附件进行费用的申报。

2.2.3 真实性。隐蔽工程资料的填写尤其重要，应按照相应的质量检验标准对一般检验项目和主要检验项目进行填写，抽检允许偏差值应按实际测量情况进行填写，确保真实反映实际工序情况。沉降观测资料应如实记录，如出现超偏差情况，应及时通知设计进行协商处理方案，防止建筑物发生结构失稳及超常规变形。

2.2.4 完整性。开工报告文件应填写规范，对施工人员进场、机械进场、材料进场情况进行说明，并将已审批的施工技术方案、材料及设备报验表格封面作为其附件，以保证资料的完整性和说服力。计量支付文件应详细说明钢筋等主材的计量方法和公式，将变更文件、隐蔽报验记录文件、工程量确认文件、安全经费报验文件等作为其附件，以保证计量支付文件的自证性。

3 工程档案管理的几点经验

（1）连云港港疏港航道工程现场指挥部项目管理办公室除制定各类规章制度外，还引进了“航闸工程档案全过程控制管理信息系统”，全部案卷目录和文件级目录录入档案管理信息系统，项目综合管理性文件和竣工图实行全文数字化管理，同时制成不可擦除型光盘保存。（2）项目管理办公室多次组织内业资料管理会议，对各类表格如何适用、如何填写进行详细的说明，设置专门的工程档案管理部门，积极解答各参建单位工程档案管理人员在实际使用过程中遇到的问题。每季度对各工地进行一次综合大检查，设置季度奖金，极大地带动了各参建单位的积极性。（3）各参建单位设置专门的技术人员负责档案资料管理，既能确保内业反映外业，也能确保内业资料的专业性；设置专门的档案室，测量组、总工办、试验组、工程组及时记录、编制各自的档案，最终由档案组负责汇总、分类、存放。各参建单位严格按照建设单位要求准确使用各类表格，及时上报各类报表，积极迎接上级的每一次检查，多次迎接江苏省交通厅质检站检查，并于2008年接受了交通部的检查。每次检查过后，各参建单位都按照专家意见积极进行整改完善。

4 结束语

水运行业发展晚于建设行业，各类的规章制度正在逐步完善，随着我国经济的高速发展，水运行业的国家、省级、市级重点项目越来越多，水运工程的质量已取得很大的成效，各类标准化施工文件应运而生。随着计算机应用的普及、互联网技术的腾飞，内河水运工程内业档案可以采取多种信息化技术平台进行编制和管理，为工程实体质量提供支持，也为后期的航道养护、疏浚维护、船闸运营提供技术文件支持，提高实施的准确性、科學性、高效性，更好地为内河水运发展服务。

参考文献

[1]连云港港疏港航道整治工程工程管理制度（汇编）[Z].2008：1-5.