如何做好建设工程档案的收集工作

何秀容

摘 要：建设工程档案是城市建设档案的主要组成部分，它的意义尤为重大，其质量的好坏直接影响到它的利用价值。如何确保工程档案的收集力度和归档质量是档案工作者面临的重要问题。为此，本文就简要谈谈如何加强建设工程档案收集工作，理顺收集管道，建立一套有效的工作程序，以确保工程档案的归档质量。

关键词：建设工程；收集；归档；品质

工程档案指的是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，既是城市规划、建设、管理工作的真实记录，也是城市建设和发展的重要依据和必要条件。档案收集工作是为了解决档形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，档案收集工作作为整个档案工作中极为重要的一个环节，是开展各项业务的前提，是档案真实、准确、完整的保证。因此，如何做好建设工程档案收集工作确保归档质量就成为了目前城建档案工作的重中之重。

一、加强城建档案法制建设，依法治档

随着城市建设的迅猛发展，档案接收任务日趋繁重，在缺少有效的经济制约的情况下，必须强化法规和制度建设，从制度上强化对工程档案的监管力度，保证档案的接收质量。近年来，国家和建设部相继出台了《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案案卷质量规定》等法律、法规，我馆结合本市实际，也制定了《城市建设档案管理办法》。依据相关规定凡列入市城建档案馆接收范围的新建、改建、扩建、迁建和恢复建设工程，建设单位在领取《建设工程规划许可证》、《建筑工程施工许可证》前，必须到城建档案馆办理项目登记手续，并签订《建设工程档案报送责任书》（以下简称《责任书》）。否则规划部门不予核发《建设工程规划许可证》和《建筑工程施工许可证》。在《责任书》中，进一步明确和告知建设单位依法承担收集、整理和移交工程档案的责任，明确了建设单位应当在工程竣工验收后三个月内向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案原件，同时还明确了违约需承担的责任。这一系列法律、法规、规章和规范性档的实施，确立了城建档案的工作地位，为规范城建档案管理、理顺收集管道提供了法律依据。

二、加强与各职能部门的联系

一方面，由该市建设工程质量监督站把关审核工程数据的完整与准确。一方面，严格执行档案专项验收制度，要求建设单位在组织竣工验收前，必须将施工数据按规范分类整理，并组成符合要求的案卷后向市城建档案馆报送，进行预验收审查，经业务室相关人员全面审查工程档案的内在和外在质量，审查合格后出具《建设工程档案预验收意见书》，不合格的提出整改意见，责令限期整改。整改后合格的出具《建设工程档案预验收意见书》，建设单位方可组织竣工验收。另一方面，由市城乡建设规划局建筑工程管理科把关，在办理工程竣工备案时查验建设工程是否有市城建档案馆出具的《建设工程档案验收认可书》，否则不予备案。通过各部门的通力配合，为建设工程档案归档提供了相应的监督和制约保障，确保建设工程档案能够按时完整、准确、系统的接收进馆。

三、主动服务指导，提高案卷归档质量

在新的形势下，城建档案工作者如果仍然墨守陈规，守株待兔，等待建设单位主动上门移交工程档案，必然导致城建档案工作的被动。城建档案从业人员在思想认识上，必须努力克服档案收集难的畏难心理，勤动脑、勤动口、勤动手、勤跑腿，爱岗敬业，兢兢业业，树立主动服务意识，增强工作的积极性与主动性，通过和建设单位面对面的沟通，掌握档案资料收集情况的第一手资料，为后续档案整理、接收和提高归档质量奠定基础。建设单位在签订《责任书》时需要进行项目信息登记，馆里将项目划分到业务人员，业务人员根据项目信息定期到施工现场检查指导，服务工作更加有的放矢。确保每个项目都有专人负责、全程跟踪、经常性业务指导。一方面，我们通过在签订《责任书》时向建设单位发放《建设工程档案报送要求告知书》，让新开工的建设、施工、监理单位档案人员了解城建档案馆对建设工程档案编制、收集、报送等方面的要求和规范。这样档案人员就有章可循，知道自己该做什么，如何去做，遇到问题向谁咨询。另外，我们通过在工程项目施工过程中不定期地去工地督促、检查建设单位、施工单位、监理单位是否有专门的档案人员收集、整理工程档案数据，收集的档案数据是否完整、准确。尤其是涉及结构质量安全的勘测报告、设计及其变更、建材检测、施工试验、隐蔽工程等文件材料的归档工作，发现问题随时解决，确保档案数据的真实、准确、完整。

四、加强业务学习，提高业务管理和业务技能水平

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。而城建档案的内容庞杂，涉及城市建设各个方面。这就要求档案管理人员不断的钻研新的业务知识和技能，既要有工程技术方面的知识又要有城建档案管理方面的业务理论知识，同时具有解决实际问题的能力。因此，我馆采取“走出去，请进来”的办法，让单位里的一些业务骨干走出去，请有经验的档案管理人员来我馆传经送宝，通过交流学习兄弟单位在档案管理现代化方面的优点和成功经验，不断补充、完善馆内人员业务知识和技能，更新业务和管理观念，全馆业务人员的管理水平显著提高，从而进一步提高了工作效率，也保证了工程档案的归档质量。

五、加强档案编制单位数据员培训工作

我们通过举办培训班集中对全市建设、施工、监理单位数据员和相关部门档案管理人员进行岗位培训，通过培训让他们充分认识城建档案的重要性，了解城建档案的法律、法规和规章，掌握城建档案业务规范。并且严把培训考试关，宽进严出，考试合格发给岗位培训合格证书。在日常检查中，要求档案从业人员持证上岗，为保证工程档案的完整、准确，提高归档质量打下了坚实的基础。

六、结语

总之，全面加强建设工程档案的收集工作，可确保工程档案完整、准确、系统，提升工程档案的归档质量。在建设工程档案的收集工作中，相关部门要有高度的责任感，不断探索具有实效的方式，依靠必要的法律和采取有效的措施，如强化城建档案法规和制度建设、加强与各部门的通力配合、从业人员树立主动服务意识，增强工作的积极性与主动性、提高全馆业务人员的管理水平以及对档案管理人员进行岗位培训，以切实加大档案的收集力度，确保工程档案数据的齐全、完整和准确，提升档案归档质量，促进城建档案工作整体水平的提高，以更好的服务于城市建设、经济建设。

参考文献：

[1] 张晓慧.浅谈工程建设档案的收集工作[J].时代金融旬刊.2011.

[2] 覃尚莲.浅谈如何做好工程档案数据收集整理工作[J].城市建设理论研究：电子版.2012.