“DOCTOR”医院采购管理体系建立与创新

■ 刘一存王 华李增权翟学颖刘兰祥

“DOCTOR”医院采购管理体系建立与创新

■ 刘一存①王 华①李增权①翟学颖①刘兰祥①

医院管理 “DOCTOR”采购体系 医院后勤

随着国家医药卫生体制改革的不断深入，医院采购管理已成为医疗卫生系统管理者关注的重点。医院的采购工作是一项系统工程，其管理体系的建立也是医疗管理领域中值得探究的重要课题。通过对秦皇岛市第一医院长期采购工作经验的总结与提炼，提出“DOCTOR”采购管理体系，包含部署、目标、成本、学习、合法、档案等6个元素，进一步适应新形势下现代医院采购要求。

【Key words】hospital management， "DOCTOR" procurement system， hospital logistic system

【Abstract】With the continuous deepening of the national healthcare reform， hospital procurement management has become the focus of attention of the health administrators. Hospital procurement is a systematic project， and the establishment of its theoretical system is an important subject in the field of medical management. Based on the experiences of first hospital of Qinhuangdao city long-term procurement "DOCTOR" procurement management mode including Deploy， Object， Cost， To study， Official， Record six elements has been established to match the new requirement of hospital procurement under the environment of healthcare reform.

Author's address:The 1st Hospital of Qinhuangdao， No.258， Wenhua Road， Haigang District， Qinhuangdao， 066000， Hebei Province， PRC

1 前言

医院采购工作与一般企事业单位采购工作不同，本身具有专业性强、涉及品种多、采购方式多样化及管理协调难等特点。目前，国内有些医院没有专门的采购部门，在平时的采购管理工作中容易出现设备与物资采买混乱、缺少监管、部分科室盲目采购导致大量资源浪费、医院内部缺乏完善采购绩效考核体系等问题。如何科学地管理和控制医院物质的采购过程和采购环节，是当今医院采购管理面临的一个新课题和新难点［1］。秦皇岛市第一医院是一所集医疗、教学、科研和预防保健为一体的大型综合性三级甲等医院，是地市级暑期医疗保障后备基地医院，也是河北省地市级区域医疗中心及河北医科大学附属医院。通过归纳总结秦皇岛市第一医院多年来的采购经验，创建了“DOCTOR”采购管理体系，经应用取得了较好效果。

2“DOCTOR”采购体系6大元素

2.1Deploy：部署、配置、调配

医院的采购工作专业性强，涉及科室较多，采购项目纷繁复杂，科室间的需求各有不同，所以要把采购工作提高到医院的总体部署及战略规划层面上来对待。

医院在采购前要进行三级可行性论证：第一，设备相关使用科室论证。提出采购需求，写出完整充分的可行性论证分析和技术参数需求。第二，采购管理委员会论证。医院根据采购项目的不同选择成立了设备采购管理委员会、耗材采购管理委员会、后勤物资采购管理委员会、计算机信息技术管理委员会等。根据科室的需求组织相关委员会进行采购前的可行性论证，从技术水平、社会效益、经济效益等多方面把关。第三，院长办公会论证。院班子成员发挥集体智慧，集体决策，确定采购可行性。

为优化配置设备资源，并为医院和科室“节流”，医院成立设备调配中心，其中部署呼吸机、便携彩超、输液泵、监护仪、心电图机、除颤仪、平车、轮椅、血气分析仪、血滤机等设备，从而更好地实现医院资源的共享。

2.2Object：目标

目标管理对采购工作来说十分重要。设备拟采购科室要审视自己学科在国内处于什么地位，学科发展方向如何，相关医疗、教学或科研将实现怎样的目标。搞清楚为什么采购这个项目，进行目标管理。秦皇岛市第一医院利用完备的设备效益分析软件，对所购设备进行定期考核，对没达到目标的科室进行院内公示。拟采购科室制定好与自身发展相适应的采购目标，采购处则负责在经济效益分析等方面全面把关，辅助科室做好采购项目的目标管理。

2.3Cost ：费用、代价、成本

成本的考量是采购工作的基本。医院对拟采购科室进行成本效益考核。在现今市场经济环境下，医疗设备及其他医用物资供货渠道复杂、价格变化快、质量参差不齐。一些供货商利用各种营销手段，在一些参数上面做文章，导致报价繁多，给采购工作的论证取舍增加了难度。一些进口类产品或独家产品，价格、参数没有可比性，造成采购方面的价格虚高，特别是医院的各种介入类产品，由于产品的特殊性和单一性，造成竞争性小且价格虚高，更增加了医院采购的难度［2］。医疗机构也承担应急抢救任务，对于医院的应急采购和保障性储备，通常采取“特事特办”原则，往往忽视了采购程序和渠道，导致价格高、采购数量大［3］。因此，拟采购医疗设备的科室要提前搞清楚，该项目是否符合物价收费标准，是否纳入医保，运营成本几何，进而比选出性价比最好的设备。控制采购成本所节约的资金不但能够直接降低医疗成本，促进医院市场竞争力的提高，还可以进一步降低相关收费标准，为看病的百姓带来福祉。医院还采取论证询价管理的措施，进一步加强采购工作中的成本控制，尽可能减少医院采购工作中出现的价格虚高现象。本着坚持质量与价格统一的采购原则，对医院的采购管理进行科学评估和集体询价方式，拟采购科室、采购管理科室、院财务及审计科室负责人一同参加，并邀请相关行业内专家或技术负责人参与论证。做到实地考察、实践设备、实现设备相关功能，做到见到设备实际使用效果，进而询价。询价方式包括论证会询价、网络询价、电话询价、实地考察询价及到供应商处调研等。通过以上手段，切实做到对医院采购价格成本的有效控制。

2.4To study：学习、进修、研究

了解医疗经济管理，拥有采购技巧与能力并熟悉相关法律法规的人才紧缺，是医院采购部门发展急需解决的核心问题。所以，保持一个时刻学习与提高的心态对做好医院采购工作来讲十分重要。秦皇岛市第一医院在成立采购部门之初，提出了采购范围和职责划分、如何形成采购计划、计划外和单一来源项目如何执行、选购论证的方式和人员、如何采购公示、如何进行采购成本控制、如何进行风险控制等问题，并通过考察与研究摸索出适合自身实际发展的解决之道。我院采购管理工作长期坚持“走出去，请进来”的学习方式，向全国其他医院学习采购工作的先进经验，再结合本院实际情况，形成本院的采购管理办法，并由科主任组织对采购处工作人员进行定期或不定期业务学习与培训，全面提升相关人员的业务水平与能力。

利用品管圈、PDCA等管理工具不断研究创新采购管理工作。通过品管圈活动，组成科室内部品管圈小组，对现有工作展开积极讨论，从中找到不足之处，研究解决方案，提高采购处人员工作的参与度与主动性。通过不断学习与改进，提高了采购工作的效率与品质。

2.5Official：官方的、行政当局批准的、法定的

法制化、规范化在“DOCTOR”体系中是非常重要的环节。医院的采购工作存在临床使用的专业性与特殊性，时常采用指定厂家与品牌，尤其是医疗设备和耗材等，无论产品质量还是产品价格都是由科室评价。这种采购注重使用的便捷性，却忽视了医院采购管理要求，容易滋生各类腐败现象。

医院采购工作要在法律框架下进行。国家先后颁布《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人民国和国政府采购法》等法律法规。我院设备采购以国家法律文件为依据，结合我院实际情况，出台《秦皇岛市第一医院采购管理办法》，作为医院采购工作开展的依据。

医院所有采购活动公开、透明，有法可依，集体决策。资金较小的设备论证由本院采购委员会、相关设备专家及管理人员参加，且纪检、审计、财务相关领导参与论证。涉及“三重一大”（重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用）的设备论证邀请市卫生局、检察院、市纪检监察部门的有关领导及医院班子成员共同参加，确保论证过程公开透明。对于单项10万元，批量20万以上的项目委托社会代理机构公开招标。

2.6Record：记录、录音、档案

采购坚持公正、公开、公平、诚实守信以及择优的原则［4］。与采购相关的工作记录与资料最终都将落实在档案之中，被医院长久保存起来。秦皇岛市第一医院采购记录与归档方法具体包括：（1）所有采购有关的活动做详尽的文字记录，并保存，且记录人员不少于两人；（2）论证会配有语音录音记录并保存；（3）建立完善的档案管理制度，专人负责，确保档案资料齐全、清晰。意义在于，确保整个会议过程细节体现完整，内容可查，避免不必要争议；可供各相关部门查询调阅，符合纪检、审计的要求。

“DOCTOR”采购体系6大元素如图1所示。

3 “DOCTOR”采购体系内在联系

（1）部署要站在医院的战略角度去考虑问题，采购工作的首要任务同样是服务于医院的整体部署规划。（2）在医院部署的战略框架下，有采购需求的科室要制定与之相适应的采购目标。（3）目标一旦确定就要进行采购的成本控制，成本是采购的关键。（4）更好地节约成本，满足科室需要又把采购价格控制到最低，靠的是不断学习与研究，包括学习其他医院的丰富经验及对一些采购项目进行有针对性的考察与研究。（5）高度重视医院采购工作法制化，是干好采购工作的必要条件。这不仅是医院的规定，更是国家法律的要求，是采购工作人员永远不可逾越的一道底线。（6）采购工作的最终结果都应该进行资料存档，方便随时查阅，做到每一环节可追溯。采购档案管理要做到规范、严谨、科学。

图1　“DOCTOR”采购体系6大元素

4“DOCTOR”理论使用前后效果对比分析

4.1“D”环节

过去部门采购有时会出现多余医疗设备购入的现象，造成医疗设备及医院资金浪费。现在通过贯彻部署理念，成立调配中心，提高了设备的使用效率。如，我院在上一阶段购入几台便携式B超声机器放入调配中心，外科重症、内科重症、麻醉科、介入室如果有需要随时可从我院调配中心使用设备，提高了设备使用率同时节约成本。

4.2“O”环节

过去一些科室拟定采购计划时目标不明确，造成最终购买失败。例如，某科室在一次计划采购中对所需设备定位不明确，在价格与性能方面不十分清晰，最终院领导班子与设备管理委员会没有通过这个科室的申请。加入目标管理环节，帮助科室明确自身采购目标，大大降低了以上情况发生的几率，亦提高了采购的工作效率。

4.3“C”环节

医疗设备及其他医用物资供货渠道复杂、价格不定，一些代理供货商在一些参数上面做文章，混淆视听，增加了医院采购的复杂性，给医院造成资金损失。医院采取相关管理措施后，减少了采购工作中出现的价格虚高现象，切实做到采购成本的有效控制。

4.4“T”环节

秦皇岛市第一医院采购处对国内或省内先进医院进行考察学习时，着重学习他人先进方法，探索有哪些模式我们可以从中得到启发，不断吸取他人的经验来完善我们自己，使我们更好地面对困难与挑战。

4.5“O”环节

秦皇岛市第一医院一直高度重视采购工作的法制化，规范化。采购处内部定期开展相关法律法规学习与培训，确保医院采购工作合规合法。

4.6“R”环节

过去医院只采用单笔记的方式对论证与招标过程进行记录，有时出现个别厂家在签订合同及配置的问题上，对当时所提数据予以否认的现象，亦不承认工作人员的笔记。经过改善，加入双人记录和录音环节，再有发生类似情况时，只需播放录音即可避免不必要的争议。

5 结论

随着我国医药卫生体制改革进程的不断加快，各大医院的采购管理工作逐渐成为医院的重点工作之一。要想能够保证医疗卫生单位在现代市场发展和经济运行中获得更大的经济和社会效益，就要保证医院管理和领导阶层从实际工作出发，选择合适的管理方法和管理制度，从而保证医院采购工作顺利进行［5］。“DOCTOR”采购管理体系是基于秦皇岛市第一医院多年的采购工作经验总结出能对采购进行有效指导的理论，是对管理好医院采购工作重要元素的创新整合。6个元素既相对独立，又互相联系，共同促进了医院采购工作的不断完善与提高。通过全新“DOCTOR”采购管理体系的创立和探索，希望能够对我国医疗卫生机构采购工作提供有益帮助。

［1］ 峗怡，贺加.新医改时期我国地方医改两种模式的对比研究［J］.中国卫生经济，2010，29（7）：45-46，296.

［2］ 金伟，吉建伟，郑孔林，等.基于供应链模式的医院采购流程再造与管理实践［J］.中国医疗器械信息，2012（2）：33-36.

［3］ 邱志斌.医院采购管理现状、问题与建议［J］.现代医院，2010（9）：126-127.

［4］ 彭北鸿.对医院物资采购管理的认识与探索［J］.中国医学装备，2013（3）：74-75.

［5］ 辛歌峡.浅谈医院采购管理现状以及改进措施［J］.企业改革与管理，2015，3（9）：126-128.

刘一存：秦皇岛市第一医院采购处助理工程师

E-mail：754170301@qq.com

Building and innovating of 'DOCTOR' procurement system in hospital

LIU Yicun， WANG Hua， LI Zengquan，ZHAI Xueying， LIU Lanxiang//Chinese Hospitals. -2016，20（9）：70-72

①秦皇岛市第一医院，066000 河北省秦皇岛市海港区文化路258号

2016-05-04］（责任编辑 鲍文琦）