如何强化科技档案管理及利用

黄四萍

（南宁轨道交通集团有限责任公司运营分公司 广西南宁 530000）

如何强化科技档案管理及利用

黄四萍

（南宁轨道交通集团有限责任公司运营分公司 广西南宁 530000）

交通运输部门是我国的重要部门之一，随着时代的发展，我国越来越重视对交通运输设施的建设，尤其是轨道交通的建设，愈加成为了民众所关注的焦点，与此同时，我国对交通运输设施建设的投资也有所增加。轨道交通的科技档案与开展建设、施工等活动密切相关，合理地运用轨道交通科技档案，可以有效保证轨道交通设施的正常运行。本文就通过研究强化科技档案管理及利用的措施，目的在于使科技档案在轨道交通设施的建设中发挥出更大的作用。

强化；科技档案；管理；利用

1 前言

科技档案是公司资源中重要的组成部分，轨道公司只有加强对科技档案价值的开发与利用，才能使其创造出更大的价值。轨道公司的科技档案大多记载的是有关建设与施工的真实情况，通过对其管理及利用，公司可以改正不足并总结经验，以优化科技档案中的数据，使其成为公司发展的重要参考，为交通运输企业的建设与发展作出贡献。

2 科技档案的概述与分类

科技档案就是公司在开展生产、运营与管理等活动的过程中，形成了相应的图表、文件、材料、照片、数据、视频等科技档案的文件材料。科技档案的主要类别，如表1所示。

3 加强科技档案管理的必要性

3.1 科技档案反映了轨道公司真实的情况

科技档案反映了轨道公司发展与建设等活动的相关情况，是轨道公司运营情况、发展变迁的真实记录，科技档案中包括了公司管理者的经验、发展情况及发展方向等，是所有公司员工的努力成果。科技档案还能够为轨道公司的人员在管理、研究、制定公司制度与管理公司等方面提供支持与保障。

表1 科技档案主要类别

3.2 科技档案可以保障轨道公司合法权益

科技档案可以有效地保障轨道公司的合法权益，避免公司与个人之间的利益与产权产生纠纷，同时还可以全面维护轨道公司相关的知识产权。科技档案从整体上记述了公司发展、开展创新活动的环节与过程，是公司有效的法律凭证；当产生产权纠纷问题时，科技档案就能发挥至关重要的作用。

3.3 科技档案是轨道公司珍贵的信息资源

在轨道公司发展转型、设备维修、轨道工程改扩建的过程中，科技档案能为公司员工提供相应的档案材料，从而帮助公司员工提升工作质量与效率，为公司增加利益。同时，科技档案还可以推动轨道公司的发展，为公司的创新方案、新产品开发及竞争力的发展提供大力支持。

4 强化科技档案管理及利用的有效途径

4.1 提高轨道公司员工综合素质

轨道公司对员工的管理方面，公司应该定期对员工开展专业知识的培训，提升公司人员的管理技能，从而提升公司员工的综合素质，以保障档案管理的顺利开展；同时轨道公司管理者也应该善于发现每个员工的优点，招贤纳士，以扩充科技档案管理队伍。

科技档案管理人员需要掌握相关的管理方法与技术，熟悉归档档案相应的操作步骤，同时也应该熟练掌握专业的管理知识，了解轨道公司的发展特点，根据这些特点制定相应的管理策略。比如轨道公司，公司的档案管理人员应先熟悉有关轨道工程的建设、设备、施工过程、施工技术、安全措施等专业知识，再借助计算机平台，创建高效、智能的管理制度以及检索模式，同时扩大对科技档案管理与建设的投资力度。档案管理人员应借助多种方式全方位地学习计算机的使用，以提高档案的现代化管理水平与质量，还须学习相关软件的使用，如绘图软件、OA系统、表格制作软件等，以便更好地管理与规范科技档案，从而发挥其自身的实用价值[1]。

4.2 合理使用科技档案，加强保密工作

轨道公司的科技档案记录的是所有相关人士的想法、经验及成就，为后面的开发与研究提供了有效的保障，同时对提升工程质量与水平也有重要的作用。因此，对科技档案的有效利用与开发，是保证科技档案管理工作顺利进行的前提。在实际的工作中，轨道公司应注重公司人员对档案利用的反馈信息，并及时进行评估，以分析与研究如何高校利用档案的内容与特点，通过采用现有档案进行光盘刻录备份、历史档案进行归档扫描、开发利用档案信息管理系统等方式，在保证档案安全的情况下，有效推动档案信息资源的共享，进一步提升档案的使用率。

档案的管理与使用有时会涉及到国家相关的保密规章制度，因此，在轨道公司开展档案管理的过程中，应正确处理好使用与保密之间的关系，不能使档案在被使用与管理的过程中面临不安全的因素。对此，轨道公司应当加大对相关法律法规的宣传，其中应该涉及到我国的档案法以及保密法，使员工有一定的法律意识，严格执行保密原则，同时不能影响对档案正常的使用与查询。

档案管理人员需要掌握轨道公司相关的管理规划及工作情况等，以根据这些具体情况对档案进行规划与管理，并遵循相关的建设活动与科研活动，为轨道公司管理者提供完善的档案服务。在网络信息发达的今天，档案管理者还应关注信息安全与网络安全，从而制定完善的安全措施以预防档案信息在网络上的泄露，所以适当增加保密措施及安全措施可以使轨道公司信息获得安全保障。

4.3 完善科技档案管理制度的规范化

轨道公司管理者应增强档案管理者依法管理档案的意识，制定科技档案管理制度，规范工作人员的行为，最终形成完善的科技档案管理体系，使档案的管理工作可以顺利开展。

（1）完善科技档案的管理制度，可以根据我国《档案法》中的相关规定，制定相应的管理制度，比如《公司科技档案管理制度》、《公司科技档案保密制度》、《档案人员责任制度》等，这些制度中对科技档案资源的归纳、整理、管理、使用、借阅、保密等方面都有详细的规定，使档案管理者明确管理工作的具体权利与义务；轨道公司须严格督促其执行相关规定，让档案管理者有安全意识与严谨的工作态度，并对档案的完整性负责。

（2）轨道公司还应当实践对科技档案的统计工作，以方便工作人员进行清点与核对；同时还须创建相应的查询、借阅、使用档案的数据登记表，每次查询、借阅档案时工作人员应进行登记，以保证档案不会遗失。

（3）轨道公司应规范档案管理制度，制定出有效的科技档案分类纲要、整理规范、保管期限等制度，使档案管理工作的开展能够井井有条[2]。

4.4 发掘科技档案使用效果，提升实用价值

轨道公司在加强对科技档案基础管理工作的前提下，还应研究如何更高效地使用科技档案。许多公司在最初阶段，部门与部门之间的材料都是相互传阅，不需要借阅档案，因此其科技档案的使用率都不高，同时，管理制度的创新与制定不是短时间内可以完成的。所以公司往往会忽略了对科技档案的使用，不对其进行更新与整理，这样所产生的后果是很严重的。对此，科技档案管理人员在归档完成后，不应对其置之不理，而是应该根据档案归档时期的长短，对归档时间不长的档案积极主动去联系构成该档案的相关人员，再通过具体的建设内容，使用创新方式整理档案，并发掘其核心。

轨道公司的专业人士还应从专业角度出发，对档案的编排提出参考意见，使档案的编排更加准确、客观；此外，这些环节还可以被引用至科技档案在今后的编排工作中，进而使档案能够被灵活地运用，也能使今后对科技档案的管理效率与使用效果更为突出[3]。

4.5 增强轨道公司科技档案的利用价值

4.5.1 标准、合理地利用科技档案

提升轨道公司科技档案的利用效率，发挥其信息资源共享的优点，是增强科技档案利用价值的途径之一。目前轨道公司的档案工作情况，不仅在档案建设方面做到了有凭有据，还在档案利用的各个步骤中都遵照《中华人民共和国档案法》的要求来执行。比如：从工程确定、开始施工至工程完工、投入运行，科技档案的管理人员对施工期间生成的工程文件与材料进行跟踪与管理，并加强了与工程相关人员的联系，具体了解了工程完工时间，这样才能加快科技档案的归档进度，扩大文件与资料的收集范围，将来自于个人及相关单位的科技档案文件与资料收集起来并妥善保管，以便于对科技档案更好的利用。

4.5.2 制定严密的借阅制度

尽量减短借阅期限，以保证科技档案的完整程度。轨道公司的科技档案能够为其生产与建设提供服务，因此其利用价值很高，对此公司就要有严密的借阅制度，减短借阅时间，保证被借阅的科技档案能够按时归档。一般借阅时间最长不能超过一个月，并需要制定相关的超期续借制度，有助于科技档案被广泛的使用。

4.5.3 加强科技档案的编研

对科技档案进行编研，要遵循“真实、广泛、适用”的原则，就是深度、广泛、系统地利用科技档案的信息资源，将其转变为生产力的过程与途径。根据要求将复杂分散的科技档案进行整理与组合，并经过整理与加工编研成册，以便于利用者能够有效利用档案，最终提升科技档案的利用价值[4]。

5 结束语

综上所述，轨道公司科技档案的实用价值，凸显了其对公司管理的重要性。轨道公司必须开展对科技档案的管理工作，制定相关的管理制度，并提高公司员工的综合素质，开展管理档案的培训，并寻找优秀人才，维护科技档案的相关权益，加强保密工作，利用科学合理的办法对科技档案实施管理，最终凸显出科技档案的实用性与可管理性。只有这样，科技档案才能更好地帮助轨道公司管理者进行管理并颁布决策，为生产的实践、管理的优化提供更多保障，同时实施创新管理，深化编排制度，进一步推动轨道公司长远的发展。

[1]邱惠娟.网络化安全档案管理及资源共享[J].科技风，2014（20）：21.

[2]王莉.浅谈大数据时代科技档案融合发展创新之路[J].山西档案，2016（01）：82～84.

[3]吴品才.论科技档案开放利用的特殊性[J].档案学通讯，2014（01）：65～67.

[4]王文元.试论科技档案的管理与应用[J].城建档案，2015（12）.

G275.3

A

1004-7344（2016）26-0031-02

2016-8-3

黄四萍（1981-），女，助理工程师，大专，主要从事档案管理方面工作。