基建工程档案的信息化管理分析

弄静

（广西电网有限责任公司贺州供电局 广西贺州 542899）

基建工程档案的信息化管理分析

弄静

（广西电网有限责任公司贺州供电局 广西贺州 542899）

本文从概述基建工程档案的信息化管理出发，探讨了基建工程档案的信息化管理中存在的问题，包括工作人员对于基建工程档案的信息化管理的重要性认识不足、管理人员素质不高、传统的基建工程档案管理模式根深蒂固等，最后指出提升基建工程档案的信息化管理质量的具体对策，包括强化档案管理意识、完善基建工程档案的信息化管理体制以及强化基建工程档案的收集工作等，以期为相关的理论研究和具体的实践工作提供一定的借鉴。

基建工程；档案；信息化管理

1 基建工程档案的信息化管理概述

1.1 基建工程档案的含义

基建工程档案主要是指建设工程项目中从酝酿到立项，再到施工和最终竣工的整个过程中所直接形成的文件材料，包括工程项目前期的各类文件以及勘察测绘文件、设备文件和竣工验收文件等。档案管理人员必须加以整理立卷，将这些载有具有保存价值的文字以及图纸、图像和声像等元素进行整合保存。

图1 基建工程档案管理

1.2 基建工程档案的信息化管理的重要性

（1）基建工程档案是单位档案的重要组成部分之一，能够对建设项目管理工作的真实过程进行充分的反映，为施工单位的事业发展提供有力的条件和依据。建设单位致力于发展的基础工作中就包含基建工程的建设工作。基建工程档案的信息化管理人员需要对基建工程建设中收集和整理的档案材料进行有规律的整合和保存，争取形成齐全、完整、准确和成体系的基建工程档案的信息化管理制度。基建工程档案的信息化管理能够显著提升建设单位的发展水平，增强其可持续发展能力，促进单位整体档案管理工作的合理化、规范化以及科学化。

（2）因为基建工程需要在同一个计划任务书的指导下进行总体设计规划的执行工作，所以一个项目可能由一个或者几个单项的工程组成，在经济方面实行统一核算的方式，而在行政方面，则以相对独立的组织形式的基础设施和建筑物呈现。基建工程档案因为受到基建工程相关特点的影响，具有技术含量高、系统成套性强以及原始记录性强的特点，需要较高的整体性和准确性。基建工程档案能够为基建工程中的各个阶段的决策以及文件编报工作提供相当的依据和凭证，为竣工以及投入使用之后的后续工作提供档案记录支持，是建设单位赖以维权的重要依据。基建工程档案的信息化管理人员以基建工程档文件材料的形成规律为主要依据，对相关的基建档案开展收集、分类、整理以及鉴定和保存工作，并且在后续使用中实行统一管理原则，争取能够为工程项目的实施提供高质量的档案利用服务。

比如，在进行相关的工程项目筹建过程中，需要进行项目可行性研究报告书的编写，还需要将建议书上报，利用书面的形式将项目中涉及到的选址、土地规划等工作得以展现。这些工作都需要在对过去和当今大量的档案资料进行充分的查阅和细致的研究的基础上才能够完成，为工作的开展提供申报以及材料编写的科学依据。而在工程的竣工验收阶段，所需要的工程档案更多更完整，其中的各种文字、图像和声像材料成为基建工程质量验收的必备依据。所以，为了保证基建工程的顺利开展，必须做好基建工程档案的信息化管理工作。

（3）基建工程档案能够对工程建设的全过程进行真实的记录，对基建工程项目管理过程以及工程的实体进行反映。基建工程档案有着比工程实体更为久远的寿命，在工程项目后续的维修和管理、改扩建过程中，起着重要的依据支撑作用。比如，建设部门需要进行工程管线具体位置的获取，进行相关工程竣工图纸档案的查找即可获取想要的信息，为后续的工作提供快速、优质的服务。基建工程档案能够真切的反映工程的质量，将其纳入到整个建设单位的工程质量管理体系中去，能够为施工人员的生命财产安全提供相当的保障。在工程建设中逐渐形成和积累的基建工程档案的质量的好坏能够对工程项目的质量产生相当的控制作用。工程建设项目人员能够以基建工程档案规范工程管理中的技术手段和程序为依据，进行工程事故原因的分析，提出科学的改进方法，切实利用基建工程档案质量管理提升工程项目质量。

2 基建工程档案的信息化管理中存在的问题

2.1 工作人员对于基建工程档案的信息化管理的重要性认识不足

基建工程工期较长，涉及到的领域和参建单位众多，有着专业性较强、范围较广的特点。在这种背景下，基建工程档案资料也有着内容庞杂、范围广泛的特性。但是从我国目前的基建工程档案的信息化管理实践来看，仍然存在部分的基建工程建设单位没有引起足够的重视，轻视工程档案的收集和整理、归档工作，没有做好档案的归档工作和工程建设工作协调配合，产生基建工程档案滞后的现象，对工程各个方面中利用档案资料的活动提供不了准确可靠的依据。工程项目管理中，分散、损坏以及丢失的文件资料会影响基建工程项目的资金和技术管理，对单位经济和档案管理工作的持续发展带来不小的阻碍。

2.2 基建工程档案的信息化管理人员素质不高

基建工程档案的信息化管理人员的素质是影响基建工程档案的信息化管理质量的重要因素。工作人员除了要拥有较高的档案意识，还应该具备相当程度的档案管理专业技术。从我国目前基建工程档案的信息化管理实践来看，受制于学习宣传的力度不强以及基建工程队伍的流动性大等缺陷，档案资料的管理工作出现了严重的脱节现象，容易引发档案资料流向不清等问题。与此同时，工程各参加部门之间缺乏沟通和交流，责任到人问题也无法得到落实。基建工程档案的信息化管理是一项专业要求较高的工作，如果相关的工作人员不具专业技术知识，不了解档案管理操作流程，不具备档案管理的实际操作能力，就会导致基建工程档案收集整理不及时、不规范的现象。从目前的基建工程档案的信息化管理实践来看，工作人员对基建工程档案的信息化管理的新要求的适应程度尚不完全令人满意。

2.3 传统的基建工程档案管理模式根深蒂固

在传统的基建工程档案管理模式中，不具备规范标准的管理方法，相关的规章制度也不够健全，操作流程也不合理科学。在工程参建单位众多的背景下，档案工作标准得不到完全的统一，出现格式以及内容方面的不同，为档案部门的管理带来不小的难度。基建工程档案管理工作程序没有得到一定的规范，监督以及检查和指导功能不完善甚至不具备，没有充分考虑到当前的改革形势，也没有做好现代管理理念和方法的学习。

3 提升基建工程档案的信息化管理质量的具体对策

3.1 强化档案管理意识

基建工程档案的信息化管理正在沿着社会化、信息化以及市场化的轨道发展。对相关的法律法规和标准规定进行积极的宣传，使工作人员对基建工程档案的重要性进行充分的理解和重视，提升基建工程档案管理质量和水平。贯彻以人为本的科学发展观，积极主动向现代科学档案管理理念靠拢，提升档案人员工作积极性和责任感。只有这样，才能够逐步提升档案工作的地位，促使广大利用者对基建工程档案工作的重要性进行更为清晰的认识。

3.2 完善基建工程档案的信息化管理体制

以基建工程项目的特点和基建档案的管理要求为主要依据，各参建部门需要进行相应的档案机构的设立，做好专兼职档案人员的配备工作，将各个工作人员的管理职责进行明确，逐步形成科学合理的基建档案管理网络体系，深化职能发挥，做好基建工程档案的信息化管理人员之间的沟通和交流工作。以基建工程档案的现代化信息化管理模式为依据，将各项制度在基建工程的各个部门以及人员工作中得以落实，为基建工程档案资料的收集和整理、归档提供安全保障。

3.3 强化基建工程档案的收集工作

基建工程档案的收集是基建工程档案的信息化管理的起点，会对其他阶段的工作产生影响。因此，进行基建档案收集范围和归档质量、归档时间等标准的制定，针对工程中的关键阶段做好收集工作，开展全方位的跟踪式档案服务，对工作方法和态度进行全面的改进和优化，对基建工程档案管理工作中的规定和措施进行全方位的贯彻，积极采用业主负责制、监理监督制等先进的管理制度，为档案收集工作带来便利。

3.4 做好基建工程档案的信息化管理与工程建设的协调配合工作

在建设项目立项时，档案管理工作就要开始开展，进行基建文件的收集、立卷和审核工作，在竣工验收期间，重点做好项目文件的整理、归档和验收工作。基建工程档案的信息化管理人员需要在工程建设前期就做好基建工程档案质量的控制工作，以工程合同制、监理制等约束机制为主要依托，对归档时间、验收质量以及材料数量等问题进行明确，保障基建工程档案的信息化管理的顺利进行。

4 总结

在人们对于基建工程数量以及质量、安全性的需求日益膨胀的背景下，为了实现基建工程质量以及性能的提升，延长建筑工程使用寿命，为人民群众生命财产安全带来坚实的保障，针对基建工程档案的信息化管理问题开展更为深入的研究，具有重要的现实意义和价值。

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[3]付轶溥.浅议基建工程档案电子文件归档管理[J].现代商业，2013（11）：89.

F284

A

1004-7344（2016）26-0003-02

2016-9-1

弄静（1986-），女，汉族，广西玉林人，助理工程师，本科，主要从事基建工程档案管理工作。