档案管理要与高校建设新思路同步发展的定位思考

刘军　张佳　包蕊

摘 要：高校的档案管理具体指的就是高校在教学研究、科研教育以及学科建设等工作过程中所形成并需要予以归档保存的文件资料内容。同时，高校档案资料是具有一定参考与使用价值的文献资料，而且能够真实并且准确地记录高校的发展历程，在高校总结建设经验以及开展科研教育管理，甚至在其教学管理水平提升方面都发挥着重要的作用。由此可见，高校的档案管理工作一定要与高校建设新思路实现同步发展，只有这样才能够推动其进一步建设。

关键词：档案管理 高校建设 新思路 同步发展 定位

一、以高校建设为中心提供档案服务

在当前竞争激烈的社会背景下，高校将自身发展与建设的思路重点定位于教学质量和文明校园的建设，主要的目的就是为了积极地创建学科特色，实现管理体制的深化与改革，使得高校后勤产业机制更加完善，逐渐扩大办学的规模以及条件，使得高校的各项工作都能够顺利地开展，这也是当前高校在教学、科研以及改革方面的重点内容。而在高校改革发展的过程中，档案馆是窗口服务部门，所以，一定要将学校发展作为核心来形成全新的思路，并且实现高校科研、教学、文化和经济建设的共同发展，融入改革、发展以及稳定大局服务的共性原则，成为高校档案管理理念的重要内容。与此同时，应该站在当前形势需求角度，积极构建档案馆工作的长期与短期发展方向，将工作重点和精力集中在档案提供利用服务方面，并且不断增强服务的意识，选择有针对性的服务对象，更好地在市场经济当中寻找服务的机遇。另外，在利用服务的过程中，还应该提升档案工作影响能力，推动档案事业的进一步发展。

二、通过高校发展机遇对档案服务工作进行创新

随着高校的发展机遇不断扩大，其档案馆的工作也同样迎来一定的机遇，而且，实际的工作范围也得到了拓宽，所以，也提高了档案馆对档案管理信息捕捉的要求，应该对档案管理当中的先进经验以及技术进行积极地借鉴。其中，应该通过交流与合作来实现互动与互补，能够取长补短，避免走弯路。另外，应该大胆进行创新，对档案的基础业务进行改革，合理地调整工作的结构以及布局，还包括工作任务与职能，进而在创新的过程中寻找到切合点。这样一来，不仅能够找到与档案管理工作实际情况相吻合的方法，同时，还能够基于基础理论研究为其提供教学与科研的服务，实现良性循环。在高校的常设部门当中，档案管理部门十分重要，然而，同教学或者是科研等部门相比，其在发挥作用以及自身发展方面却存在较大的困难与阻力。与此同时，由于档案管理工作自身存在的局限性，使得工作经常陷入到按部就班的被动服务当中，无法形成自身特色。另外，档案管理工作人员也很容易形成模式化的管理框架，缺乏创新意识，导致档案设施相对陈旧，进而同先进档案事业建设的理念之间存在较大的差距。而在高校改革发展的过程中，档案管理如果不能够脱离传统，必然会制约高校的发展速度。因此，在探讨和实践的过程中，应该重视档案管理工作在信息化发展过程中的关键作用，并且在服务拓展方面明确自身位置。现阶段，档案信息已经渗透到社会的各个阶层，同时，在民众意识不断提高的基础上，不仅仅在高校发展的过程中提高了档案需求量，同时，充分利用档案对个体工作或者是生活问题的解决已经成为了其中一种行为，像是学生出国留学或者是在毕业论文撰写过程中档案资料的查找，教职工医疗费用报销、证件丢失补办、学历证明等都开始运用档案。所以，档案管理服务不应该仅仅局限在档案馆的内部服务层面，在管理方式方面，需要积极地构建出科学并且规范的档案管理制度，并且逐渐完善。而在服务方式方面，应该对制度予以灵活和变通地运用。否则的话，这种制度就是僵硬的，在实际执行的过程中也会受到一定的限制。其中，档案利用服务就是最终的目的，而档案管理的主要宗旨则是应该尽量满足档案用户实际利用的需求。因此，在合理处理档案利用以及保密关系的基础上，不应该划分档案利用对象，不管在任何场合或者是管理者所处理的事物是哪一种类型，只要用户需求，就必须要将服务放于首位，并且保证服务工作到位。除此之外，要想对档案资料检索工具充分进行利用来开展编制工作，就需要对档案馆藏档案进行熟悉与了解，对档案业务熟练掌握。而为了在不同角度与深度等方面满足查找的需要，还应该积极地编制出不同种类检索工具，进而满足利用者需求。

由此可见，一定要不断更新观念，并且将信息化作为先导来获取知识并传播信息。同时，一定要利用长远眼光不断拓展服务的领域与范围，积极地介入到竞争当中，进而获得档案服务创新与发展的主动权利。

三、提升个人综合素质以强化内部管理工作

在强化档案利用服务的过程中，最重要的就是要对档案内务管理予以重视，对档案利用产生制约作用的问题应该积极解决，并且在管理与制度方面开展改革实践，进而不断巩固档案利用服务基础性的工作。因为档案工作最终需要落实在档案立卷归档以及鉴定等日常处理方面。而且，国家的档案局也已经发布相关归档文件的整理规则，实现了机关档案部门立卷规则的深化改革，这一文件是指导性且规范性的。档案管理工作一定要同当代管理要求相吻合，并且实现和社会经济、科研以及文化与学校的共同发展。如果不对立卷归档的规则以及档案鉴定进行改革，必然会制约档案工作的发展，甚至还会阻碍整个档案事业的未来发展。在《归档文件整理规则》当中，明确了新的方法，但是，并不是就可以实现档案管理改革的目标，所以，高校的各个档案馆应该按照实际发展情况，在档案接收、整理、保管、统计以及保密和鉴定等多个方面合理地制定出规章制度[6]。其中，在新科学技术快速发展的背景下，档案资料的材质发生了变化，同时，高校在发展的过程中，档案内涵也发生了极大的变化，进而使得档案管理的内容、方法以及制度和空间安排等也随之发生了变化，所以，一定要對档案馆空间缩小的问题进行处理与解决，并且，馆藏数量正趋向于最大的限度，而归档的范围却始终扩大，进而出现了较大的矛盾。由此可见，在加强档案利用服务的工作中，一定要注重现代化的建设以及人才的建设，积极地拓展服务的功能。

而在知识经济环境中，档案管理工作改革的力度也必然会不断扩大，而且，计算机、网络以及多媒体等多种新型的技术都得到了广泛地应用，同时，数字档案馆也投入使用。在发展形势以及发展速度方面，档案管理工作已经呈现出现代化的发展趋势，所以，不得不对传统管理模式进行思考，并且积极地推动其转向现代化的管理模式。而为了更好地适应这种转变的趋势，就应该始终遵循档案工作规律，在这种新技术的基础上，对档案利用工作当中的全新方法与途径进行全面地总结与研究，对档案管理中与现代要求制度与机制不吻合的内容进行改革，并且不断完善档案管理的方式，实现问题处理能力以及业务水平的有效创新。

四、结语

综上所述，高校档案管理部门作为高校常设部门之一，其工作需要积极地融入到高校的教学以及科研发展变化当中，并且积极地融入到新世纪的档案事业发展当中，保证在工作中能够积极地思考，并采取积极地措施，促进高校档案管理工作的进一步发展。

参考文献：

[1]田涛.发挥档案管理的积极作用为高校建设服务[J].青海大学学报（自然科学版），2013，31（3）：98-101.

[2]何树娟.加强高校档案管理工作的探析[J].改革与开放，2010（10）：178.

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[4]任芬.构建高校档案管理新模式研究[J].价值工程，2014（36）：172-173.

[5]梁文辉.浅谈高校档案管理信息化建设[J].山西青年（上半月），2014（1）：291.

[6]王学娟，姚大明，弓春菊等.浅析高等院校的档案管理工作[J].承德医学院学报，2013（5）：448-449.

[7]张素歌.强化档案意识提高高校档案管理水平[J].档案管理，2013（2）：87-88.