小额贷款中心档案管理的问题及对策

摘 要：档案管理是小额贷款贷后管理业务类型中的一种，但是档案管理工作却贯穿小额贷款业务始终，是一项基础性工作，具有非常重要的作用，因为它能够保证保证信贷业务制度化、规范化以及信贷资产的安全性。如何在实务中加强小额贷款档案管理业务，做到妥善归档，资料完整，完善信贷业务流程，防范信贷风险，充分发挥小额贷款档案管理的信息效用，本文将针对这些问题展开讨论，并提出相应的建议。

关键词：小额贷款 档案管理 贷款

小额贷款（Micro Credit）在中国主要是服务于三农和中小企业。小额贷款中心的成立，主要也是将民间资金集中起来，合理利用，规范了民间借贷市场，同时也有效地解决了三农和中小企业融资难的问题。小额贷款具有贷款范围较广、营销模式灵活等特点。虽然只是小额贷款，但是它也有非常规范的流程，其中贷后的管理中，一项非常重要的业务类型就是档案管理，它贯穿了整个贷款业务的始终。信贷档案指本公司在信贷业务的受理、调查评价、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料，档案资料有纸质、实物、图文印象等多样化存在，包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等各类信贷业务的档案资料范围。信贷档案主要分为法律要件档案和业务管理档案两方面。其中法律档案是指约定双方权利义务的各类合约和收执以备主张权利所需的各种凭证依据。主要是合同书、重要物权和权利凭证、证明书、通知书、申请书、承诺书 等。业务管理档案是记录反映业务过程的各种报告、记录、说明、表格等图文资料。包括调查报告、评估报告、检查报告，统计、记录、情况说明等。不过在实际操作过程中，由于一些原因，这些档案未必能够按照规定流程收集、保存、归档，使得小额贷款档案管理无法达到制度化、规范化，存在一定的风险隐患。

一、小额贷款档案管理存在的问题

由于小额贷款业务是一项新的业务，单笔金额小，客户数量多，造成小额贷款中心的档案管理难度加大，由此会出现不容忽视的问题

1.重视业务的开发，忽略档案的管理。档案管理一般都有一定的流程（如图1），是小额信贷中心每个业务环节的真实反映，是维护信贷中心权益的重要依据，如果某一环节的档案信息资料出现丢失、差错、泄露等，都会给使小额信贷中心的信誉受损，同样会带来经济损失。然而在实际操作过程中，小额贷款中心的工作人员只重视业务的开发，而忽略了档案的管理。因为小额贷款每笔金额比较小，但是数量比较多，而中心的档案管理人员数量有限，人员配备不到位，根本没法按照档案管理的流程一步一步做到位，能拖就拖，档案没法及时归档，导致业务开发和档案管理无法有机结合。

2.信贷档案资料积累不齐全。小额贷款档案管理遵循的一个原则之一就是档案的完整性原则。然而在实际工作中，由于时间紧任务重，加上小额贷款的特殊性，另外小额信贷中心也为了拉业务拼服务，在贷款时也提供上门服务，导致日常的信贷资料积累不及时，一些基本资料不完整不齐全。

3.信贷档案资料搜集填写不重视，不规范，不严谨。信贷档案是对贷款业务的真实反映，是客观的，实实在在的。然而在实务中，由于部分工作人员的对档案重要性的认识不足，出现了档案资料搜集整理不规范、不严谨的现象。例如贷款申请书、调查审批表中缺失内容等。

二、对策解析

1.从思想上重视小额贷款档案管理。提高对信贷档案管理工作的认识。首先要提高相关工作人员对信贷档案管理重要性的认识，规范相关人员的档案管理操作，提高法律意識，转变工作观念，主动的做好信贷档案管理工作。采用岗位责任制度，根据实际的担保工作，不同类型贷款的担保分配不同的信贷档案管理人员，做好担保前的调查和担保后跟踪工作，监测担保风险。

2.配备充足的档案管理人员。由于小额贷款的特殊性，金额小数量多，很多时候，小额信贷中心的档案工作堆积如山，档案资料无法及时整理，编目不细、查询不便、归档移交手续不清、责任不明等问题出现。加强后备力量，使我们的档案管理工作真正能够做到完整、规范、及时。不仅能从数量上要保证档案的齐全，也要从从质量上维护档案的有机联系。表1是某小额信贷中心信贷档案目录表。

3.加强档案管理人素质的培养。

3.1加强对小额信贷中心档案管理人员的培养。小额信贷中心要加强对小额信贷中心档案管理人员的培养，可以采取短期培训和相互观摩交流等方式进行培训，并且不能对档案人员的工作不闻不问，中心领导要不定期地对他们的工作进行检查、监督、辅导，是管理人员尽快熟悉业务，提高和加强自己的业务水平。另外，对于培训的内容，一般涉及到档案管理的原则，档案的规范化操作和流程，档案管理人员的法律意识和法律知识，更新观念，提高管理人员的责任心和业务素质，落实岗位责任制度。

三、结语

总之，信贷档案是小额信贷中心与客户间债权、债务关系的凭证，是保全小额信贷中心资产的重要的法律依据。无论是工作人员还是客户都要足够重视档案的重要性，不能为了业务关系而使得档案不规范、不完整。加强信贷档案管理，做到妥善归档、资料完整，可以有效防范信贷风险。

作者简介：李延兴 男 科员 初级职称 研究方向为档案管理。