关于职业学校档案管理工作的难点与对策分析

朱弦弦

摘 要：由于职业学校的档案包括学校行政管理、教育教学、总务财务、基建、专业设施设备、合作企业信息、学生就业指导等各个方面，因此，职业学校档案管理工作具有极其重要的作用，其有效保证职业学校良好的建设与发展。本文基于现阶段职业学校档案管理工作上存在的困难，对新时期职业学校档案管理如何强化的工作制定应对方案。

关键词：职业学校；档案管理；难点；对策

近年来，中国的职业教育得到长足发展。在职业学校各项工作中，学校档案是一项真实历史记录，其成为学校管理和发展的关键性信息资源，不仅成为学校重要的一项财富，还是国家与社会的瑰宝。在学校总体工作中，档案管理是其中一项重要的内容，有利于强化学校建设，大力改革学校教学，提升教学质量，促进学生就业，推动了教学研究与学校科学的进一步发展。

1 职业学校档案管理工作的重要意义

1.1 学校的宝贵财富

在学校档案中，大量档案都记录和保存了职业学校发展进程、教育教学经验与成果，这部分档案中渗透了学校管理者和教师们长期付出的心血，记载了学校教职员工在学校的光辉事迹，以及他们付出的劳动和共享，集中体现了学校的整体教学水平，并且成为学校教职员工的劳动结晶。唯有将学校已有的档案信息充分利用起来，才能将其潜在的社会与经济双重效益充分发挥出来，良好地服务于教学科研，进一步促进教学水平的提升。

1.2 树立学校形象的依据

学校不但是形成档案的主体，并且也是档案实现自身价值和发挥其优势的主要场所。学校档案是在学校中逐渐形成和发展的，并且还可能产生改变，在学校教育教学工作、组织、管理中始终存在档案，它能实现对学校教学、管理、运行轨迹的记录，成为学校最为关键的信息资源。通过学校档案能对本学校的历史、现状及发展特点、规律有全面的把握，对学校现存档案分析的基础上，能更深入地了解学校教育教学工作各个方面的历史进程，对学校自身形象与价值观建设的成果和不足进行归纳，所以，学校档案成为学校领导打造学校良好形象的根据。

2 我国职业学校档案管理工作的难点

2.1 对档案管理工作的认识不足

大多数学校领导忽视了学校档案管理工作，其原因首先主要是未能充分认识到学校档案管理工作的重要性，具体表现在以下两点：首先，未能全面了解我国《档案法》，从我国颁布档案法到现在，除了档案部门有关人员指导一些法案的内容，基本上未能全面认识该法。其次，一些职业学校未能积极有效处理好档案收集工作中存在的问题，依然选择传统档案管理部门索取等落后的方式搜集档案，造成档案管理过程中缺乏主动移交的意识。未能做好档案移交工作，造成职业学校档案管理部门很难搜集材料，难以保证有效开展档案搜集和管理工作。

2.2 档案管理人员素质不高

学校档案管理人员基本上由其他部门人员兼任，并不是专业出身，缺乏较高的整体素质。因为工作量大，任务重，因而导致他们业务不精，专业技能不强。他们中很多人缺乏较高学历和多元化的知识，创新意识不强，不符合工作的要求。极少数人缺乏较强的政治素质，观念意识落后，工作上随意性较强，缺乏责任感。另外，很多学校的档案管理岗位安排都是照顾老弱病残的性质，人员变动大，缺乏连续性。

2.3 档案信息建设方法落后

传统的档案信息建设方式一方面造成档案管理人员工作任务量重，另一方面工作效率也不高，人力资源优势得不到发挥。不仅如此，我国职业学校档案工作发展受限的一个重要因素即为档案室缺乏先进的硬件。目前，由于社会经济条件的改善，学校基本上改善了办学条件，然而在档案室建设方面仍然较为落后，集中体现如下：一些档案室缺乏一定的档案管理条件，比如，缺乏档案保存的防潮、防火、通风等条件；一些档案摆放随意，因而造成查找档案上存在安全隐患；一些学校尚未引进先进的档案管理设备，或者仅仅是使用了初步的数字化管理平台，但并没有全面的数据化解决方案。

3 强化职业学校档案管理工作的有效对策

3.1 加强对档案管理重要性的认识

增强我国职业学校全体员工，尤其是学校领导档案管理意识，进而保证职业学校档案管理工作落实到位。积极主动学习档案法，深入了解该法案，并积极宣传，让学校全体成员对档案管理有更深的认识，充分意识到其重要性。除此之外，防止出现说一套、做一套等短期实用主义行为，将学校档案管理工作落实到位，定编定岗，构建科学、合理的档案管理制度，根据一定的法律法规有效整理、分类和归档档案，保证高效、科学地开展档案管理工作。不仅如此，还必须增强学校领导对档案管理工作的价值的认识。学校管理者必须对学校档案管理工作进行认真检查，对其中的各项问题进行全面了解和正确处理，保证学校档案管理工作与时俱进，不断发展。学校必须遵循档案管理部门的有关规定，构建综合档案等有关管理机构，正确统计和集中管理学校的教学、设备、文书、学籍及会计等事项。

3.2 提高档案管理人员综合素质

档案工作能否有良好的质量直接受到档案管理人员的业务水平的影响，档案管理人员必须增强自身意识，树立继续教育的观念，积极建设制度体系与运行机制。对于新任档案管理工作人员而言，学校必须定时对其展开档案管理工作相关的培训，使其扎实掌握基础知识，提高基本技能；而对于部分稳定的档案管理人员队伍，因为他们工作实践长，相关理论知识与操作技能已经基本具备，然而在工作一定时间后要进行充电，吸收先进的技术与方法，所以也需要吸收新知识，促进自身综合素质水平的提升。新档案员能参与各地档案局开展的岗位培训班，对档案技术知识进行全面学习，合格后获取从业资格证书。老档案员也需要参加市档案局檔案工作人员的继续教育培训，选择合适的课程，全面系统地学习专业知识，促进自身各方面能力素质的提升。

3.3 强化档案建设的信息化水平

在现代社会信息化发展中，建设档案信息化占据重要地位，并且在职业学校档案管理工作中也居于基础性地位。首先，档案管理人员必须树立现代化的档案建设观念，促进自身档案建设水平的提升，其次，就档案管理方面而言，职业学校档案管理必须跟随时代同步发展，不断创新，基于对传统档案管理理念的改善，确定现代化、科学的档案管理体系和运行机制。另外，我国职业学校的档案管理工作必须实现现代化，也就是结合计算机、新信息检索等现代化办公设备搜集、整理与保存档案，进而保证学校高质量的档案服务。构建档案工作网络，积极引进现代化管理技术与先进技术设备，进而推动学校档案管理水平的提升。

4 结语

综上所述，职业学校管理人员必须对档案管理工作的价值进行正确认识，增强档案管理人员各方面的能力与素质，积极建设档案信息化，唯有如此，促进档案管理工作朝着高效的方向发展，为其它工作的顺利开展提供良好的服务，促进职业学校的管理质量与水平的提升，进一步推动职业学校的进步和发展。

参考文献

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