赵子珑
摘 要:在网络技术不断发展的背景下,当今社会已经进入了信息化时代,为人们的生活带来了更多的便利,人事档案管理是企业发展过程中必须做好的一项管理事务,将信息技术应用于人事档案管理中,对于加快企业的发展与建设具有重要意义。在新的发展时期,加强人事档案管理信息化建设已经引起了企业的广泛关注,文章以其重要意义为出发点,指出了当前建设过程中存在的问题,针对新时期加强人事档案管理信息化建设的具体措施进行了详细讨论,为企业的可持续发展创造有利条件。
关键词:人事档案管理;信息化建设;重要意义;措施
人事档案管理是指企业对员工个人信息进行收集、整理、保存,在需要相应档案信息的时候进行查找、利用的一项工作,人事档案能够全面、准确的将企业员工的个人履历、思想素质、业务能力等综合情况反应出来,是企业优化人员组成结构的重要参考。人事档案管理是企业管理的组成部分,管理方法和管理模式会根据市场形势发生相应的变化,对管理方法和管理模式进行革新和完善是当前人事档案管理的重要工作方向。
1 新时期人事档案管理信息化建设的重要意义
1.1 适应社会发展形势
人事档案是一种最原始的信息资源,做好人事档案的管理工作,加强人事档案管理信息化建设,对档案信息资源加以充分、合理利用,是企业自身发展的需要,同时也是适应社会发展形势的必要措施。网络信息技术的快速发展,推动了我国信息化社会的建设步伐,作为社会发展的必不可少资源,信息资源所发挥的作用越来越重要,对信息资源加以科学利用,能够创新人们的生产生活方式,满足现阶段社会发展的需要[1]。如何将信息化技术应用于人事档案管理中去,是当前企业发展过程中必须考虑的问题,只有实现人事档案信息化管理,才能提高企业在信息化时代中的竞争力度,适应信息社会的发展形势。
1.2 提高档案管理效率
传统的人事档案管理工作大多是人力完成的,管理效率比较低,档案信息的收集、分析难度比较大,档案管理人员可能会出现工作上的纰漏,无法保证人事档案信息的完整性和准确性,对企业的运行造成不利影响。将信息技术应用于人事档案管理工作中去,以网络平台为基础构建档案信息管理中心,利用网络技术的智能化特点,能够自动完成对人事档案信息的收集、整理工作,实现了档案信息的实时更新,在减轻档案管理人员工作压力的同时,还能最大化的保证档案信息的时效性,为企业提供第一手的准确、全面的信息;同时还可以利用网络在不同部门之间完成档案信息的共享,从不同方面对企业员工进行准确定位,能够以最快速度科学的完成人事档案管理工作。
2 人事档案管理信息化建设中存在的问题
2.1 重视力度不足
很多企业领导没有意识到人事档案管理对企业发展的重要性,认为档案信息没有实质性的作用,没有将其作为企业的日常管理工作,在认识档案管理信息化建设中没有提供足够的资金支持,对档案管理人才的培养和引进重视力度不足,导致人事档案信息化建设缺乏足够的资金和人才支持,相关工作无法顺利开展。企业员工在人事档案管理信息化建设中存在思想误区,认为管理工作由档案部门和管理人员完成即可,对管理工作不够重视,没有积极的参与到人事档案管理信息化建设中,阻碍了档案管理信息化建设的进程[2]。
2.2 网络系统不够完善
人事档案管理信息化的实现是以完善的网络系统为支持的,由于当前的人事档案信息化管理还没有形成统一的规划和标准,这就造成了网络系统不够完善的局面,制约了档案管理信息化的建设。在以网络平台构建数据库的时候,缺乏对系统整体协调性的考虑,构建完成的网络系统缺乏整体性,不同环节之间的工作缺乏有效的配合,在采集档案信息的时候,经常出现漏洞或者重合的现象,档案信息更新不及时,无法保证人事档案信息的完整性、准确性和及时性,档案信息的共享难度比较大。
2.3 缺乏复合型的档案管理人才
高素质的档案管理人才是实现人事档案管理信息化的基础,当前的人事档案管理人员综合素质不强,无法满足新时期对复合型档案管理人才的要求,在实施档案管理信息化的过程中遇到了很大的阻碍。传统的人事档案管理对管理人员的要求较低,工作难度较小,相关工作很容易就能完成,在档案管理模式向信息化方向转换的时候,很多档案管理人员对信息技术掌握不够全面,计算机知识匮乏,不能熟练运用网络程序,人事档案管理信息化的实现难度较大。
2.4 人事档案信息安全防护力度不足
人事档案内容具有机密性特点,在人事档案管理信息化建设过程中必须做好档案的保密工作,但是当前的人事档案信息安全防护力度不足,難以做好档案信息的保护工作,对档案管理信息化的建设造成很大影响。由于人事档案管理的网络系统不够完善,在对档案信息进行网络传输、共享过程中,很容易受到病毒、黑客的入侵,对人事档案信息的安全性造成很大威胁,市场竞争中窃取竞争对手机密的事屡见不鲜[3]。
3 新时期加强人事档案管理信息化建设措施
3.1 提高重视力度
人事档案管理信息化建设是优化企业人才结构、提高企业市场竞争力的重要举措,企业领导应该将人事档案管理列为企业日常事务,提高档案管理信息化建设的重视力度,明确档案管理信息化建设的重要意义所在。结合企业发展实情,投入相应的物力、财力,为人事档案管理信息化建设的实现提供基础保障;组织专业人员加大对人事档案管理信息化模式的研究力度,在建设过程中遇到问题的时候要及时进行分析加以解决,确档案管理信息化建设能够顺利完成。
3.2 加强软件开发和数据库构建
网络平台是实现人事档案管理信息化建设的基础,必须加强对网络软件的开发,建立完善的网络系统和完整的档案信息数据中心,为信息化建设的实现提供保证。利用各种信息技术构建智能化的信息软件,根据企业发展需要对系统进行升级,完成对人事档案信息的自动收集、处理,保证数据信息传输的完整性和准确性,通过建立网络数据库,可以完成对海量人事档案信息的保存,在对信息资源进行共享和利用的时候更加方便,推进人事档案管理信息化建设的进程。
3.3 加强对档案管理人员的培训
人事档案管理时需要由综合素质较高的专业人员完成的,提高档案管理人员的综合素质是做好人事档案管理信息化建设的一项必要措施。企业应该对档案管理人员进行专业的培训,使其在学习过程中掌握更多的计算机技术,熟悉档案管理信息化系统的操作流程,最大化的发挥网络技术在档案管理信息化建设中的作用。对档案管理人员的业务能力进行定期考核,使档案管理人员认识到自己的不足,通过学习不断提高自己的综合素质,做好人事档案信息化管理信息化建设。
3.4 做好人事档案的安全管理工作
信息的安全性是人事档案管理信息化建设中必须保证的,在建设过程中,应该定期对网络系统进行维护,防止病毒、黑客的侵入;对档案数据信息进行备份,当发现网络系统异常的时候,应该及时采取应急措施,对损失的数据信息进行还原,保证数据信息的正常传输与共享。设置系统访问密码和身份验证,利用访问控制软件或者防火墙技术对网络访问进行控制,加强对系统运行安全性的检测,最大化的保证人事档案信息的安全性。
4 结束语
在新的市场形势下,企业要想实现更加稳定、快速的发展,必须做好人事档案管理信息化建设工作,提高对信息化建设的重视力度、加强信息软件的开发和数据库的构建、加强对档案管理人员的培训、做好档案信息的安全管理,实现对人事档案资源的更好利用,推动企业的发展步伐。
参考文献
[1]王艳秋.浅谈新时期人事档案管理信息化建设[J].黑龙江史志,2015,(13):156.
[2]李锐.谈谈新时期人事档案管理的信息化建设[J].科技资讯,2015,(5):143.
[3]黄顺奎.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务,2016,(8):148-149.