新形势下流动人员人事档案管理的几点思考

黄海燕

摘 要：流动人员人事档案管理工作是社会公共人事服务的一个重要组成部分，在促进人才合理流动和优化资源配置方面发挥着重要作用，但目前与经济社会发展需求存在一定的差距。本文从分析流动人员主体构成和流动人员人事档案特点入手，针对新形势下流动人员人事档案管理存在的问题进行原因剖析，并提出了相应的解决措施。

关键词：特点；构成；流动人员；人事档案管理；措施

经济结构和社会结构的双重转型，加速了流动人员的聚散消长，无法适应这种新局面的流动人员人事档案管理面临着档案收集不齐全、弃档、人档分离等诸多问题，迫切需要采取有效措施加以解决，借此，笔者就新形势下流动人员档案管理中的问题谈几点意见。

1 流动人员构成及流动人员人事档案特点

（一）流动人员主体构成

在《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）文件中明确规定了流动人员的主体为：非公有制企业和社会组织聘用人员；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员；与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员；未就业的高校毕业生及中专毕业生；自费出国留学及其他因私出国（境）人员；外国企业常驻代表机构的中方雇员；自由职业或灵活就业人员；其他实行社会管理人员。根据这个规定，流动人员大概可以分成两大类：一类是未就业和不断择业再就业的高校毕业生；一类是在国有单位和非国有单位之间流动的人员。笔者认为应该在传统意义上的这两类流动人员之外加入第三类流动人员---农民工。这里的农民工指的是外出就业离土又离乡的人员，是在我国工业化和城镇化进程中涌现出的新型劳动力大军。他们目前普遍不具备明确的人事关系，未建立人事档案，自身利益未能得到有效保护。因此，笔者认为广大农民工人事档案的建设和合法权益的保护应该引起政府和社会的关注，农民工人事档案应纳入流动人员人事档案管理中。

（二）流动人员人事档案特点

1、社会性。针对传统人事档案管理部门而言，流动人员人事档案管理机构---公共就业和人才服务机构具有较强的社会性，它所管理和服务的对象也具有社会性，为社会上的流动人员服务。

2、广泛性。流动人员人事档案是流动人员在空间位移过程中形成的记述和反映个人经历、德才表现等以备查考的各种个人信息材料的集合。人事档案是人在社会实践中不断产生的，流动人员频繁流动使得其人事档案不断地得到充实和丰富，内容更加广泛。由于每类流动人员身份不同，所形成的档案内容存在较大差异，造成人事档案复杂性。

3、易失性。流动人员在流动过程中，由于种种原因，往往造成人员流动和档案流动不同步的现象，档案收集不全、缺失、人档分离在所难免。

4、利用率高。由于流动人员流动性强的特点导致其在再就业时，用人单位要查档来核实流动人员的技能、品行等，提高了档案利用率。

2 流动人员人事档案管理存在问题及原因分析

1、档案管理人员素质有待提高。随着备受争议的人事档案保管费自2015年1月1日起在全国范围内结束其30多年的收费历史，涌入档案管理部门的流动人员人事档案急剧增加、流动人员流动速度加快及流动人员流动方式增多，任务重，人手不足，档案管理部门和档案管理人员工作积极性不高、工作效率低下、档案管理工作疲于应付等将是各级档案管理部门需要考虑的问题。

2、管理机构混乱。虽然《关于加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》规定了未经授权的单位不得管理流动人员人事档案，但在现实中，一些民营企业、三资企业等中小企业，部分没有档案管理资格的中介机构乃至街道社区等单位擅自接收、保管流动人员人事档案的现象比比皆是，有的用人单位甚至把管理人事档案作为限制人才流动的手段，这种多头管理的混乱局面导致大量流动人员人事档案未能纳入正规的管理范围，人事档案的真实性和安全性存在着严重隐患。

3、档案功能减弱。在流动人员频繁流转过程中，人员流转和档案流转的不同步加上档案管理部门“坐店等客”的管理方式，往往导致流动人员人事档案材料内容补充更新不及时，部分材料内容单薄、缺乏连续性，能反映流动人员本人工作实绩和能力特长等方面的内容较少，不能“观其卷，知其人”；个别档案管理部门审核把关不严出现了涂改、伪造档案“以档谋私”的案例，有的甚至发生了损坏、丢失档案的情况。流动人员人事档案的严肃性和权威性受到挑战，流动人员人事档案的作用难以发挥。

4、社会档案意识普遍不高。档案管理部门对流动人员人事档案管理的重要性认识不足导致人事档案功能减弱，利用率不高；一些用人单位对流动人员人事档案利用意识淡薄，为了引进人才，出台了人才流动不受档案、户口等条件限制甚至可以为人才“重新建档”的“土政策”，一部分人才在原单位“卡档”和高薪诱惑下“弃档走人”，造成了“人档分离”和“一人多档”的现象；流动人员人事档案长期封闭管理模式使得大多数个人不了解人事档案的内容和价值，认为人事档案可有可无，需要用时再说有意无意地遗弃了人事档案。如今的流动人员人事档案虽然免除了管理费，但2015年1月1日以前的未缴清的保管费仍需补齐，其他人事代理收费也还将继续收费，加上档案转递手续繁琐和个别工作人员服务态度不佳等原因这也造成了一部分流动人员不愿交费而弃档使档案成为“死档”或自揣档案。

5、档案管理方法落后。在人员方面，中组部明文规定“管理一千人的档案需要配备一名专职干部”，实际上档案管理部门一人管理数千甚至上万份档案的情况并不少见；档案管理人员往往身兼数职，工作任务重，仅仅满足于“装好袋子、锁好柜子”，没有主动研究新的管理方法。在设备方面，档案管理部门经费投入不足，管理设备落后，大多仍停留在對纸质档案的管理上，尽管一些档案管理机构已逐步开始使用人事档案管理软件，但也仅限于人事档案目录录入，仅是将手工检索转化为网络检索，且系统较为封闭，无法实现跨部门、跨地区数据互通、网络互享。

3 对策措施

1、加大宣传力度，增强档案意识。人社部门和档案管理部门要利用培训、开座谈会、参观考察等方式提高档案管理部门及档案管理人员对流动人员人事档案重要性的认识，使其自觉主动地履行职责，严格依法治档，确保流动人员人事档案的完整性和安全性，树立档案管理工作的威信；要抓住时机，通过讲座、宣传栏和报刊、电视、网络、微信等多渠道普及档案知识，提高流动人员人事档案在全社会的知晓度，引起人们特别是用人单位和流动人员对人事档案及档案工作的关注，让人们了解人事档案的价值和“弃档”的危害性从而增强档案意识，提高档案利用率，使人事档案创造出更多的社会价值。

2、建立社会化公共管理服务模式，实现档案规范化管理。应探索建立社会化的人才档案公共管理服务体系，加快对各地人社部门下属的公共就业和人才服务机构档案保管等公共服务内容和人才招聘等经营性服务内容的分离，明确政府所属的公共就业和人才服务机构在流动人员人事档案管理中的唯一合法地位和对流动人员人事档案管理公共服务性质。对不具备管理流动人员人事档案资格的机构，各级人社部门要坚决进行取缔，并督促他们按照规定尽快移交所管理的人事档案，坚决打击流动人员人事档案管理中的混乱现象。要根据人事档案管理体制的现状和流动人员人事档案管理的特点，研究对流动人员人事档案进行“集中统一、归口管理”的相关配套政策法规和具体措施，做到以制度规范管理、以制度规范工作，增强流动人员人事档案管理的透明度，提高管理的集约化和专业化水平，更好地发挥流动人员人事档案的社会效益。

3、充实完善档案内容，提升档案价值。针对流动人员人事档案特点，在出台相关管理制度的同时完善档案在建档、归档、转移、借用等过程中的相关细节，确保档案的连续性和完整性。档案管理部门要加强与流动人员的联系，及时了解流动人员动向，更新流动人员相关个人信息；加强和用人单位沟通联系，督促用人单位及时做好流动人员人事档案的收集和归档工作；加强与高校联系，防止高校毕业生档案的损坏和丢失。在保留人事档案原有重要部分的同时，人事档案内容应与时俱进，不断丰富和完善。流动人员人事档案应根据不同职业、身份因人立卷，还应加入反映借贷、纳税等个人信用材料及养老、失业保险等资料，要根据流动人员工作变动和从事工作的不同及时补充相关新材料，使流动人员人事档案成为当事人真实水平的动态记录，同时档案管理部门要加强监督管理，从严保管，杜绝流动人员人事档案造假现象发生，确保流动人员人事档案真实可靠，提升档案价值，不断满足用人单位和流动人员对人事档案的需求。

4、加强自身建设，提高档案管理人员综合素质。流动人员人事档案管理部门必须从三方面提高档案管理人员综合素质。一是注重一个“爱”字。流动人员人事档案管理工作是一项单调、繁杂、艰苦细致的服务型工作，档案管理人员要热爱档案事业，具备一种无私奉献、任劳任怨的精神和耐得住寂寞、淡泊名利、甘当无名英雄的境界。在工作岗位上努力学习、刻苦钻研，不断扩宽知识面，提高学历层次以适应不断发展变化的业务需要，真正做到干一行爱一行，在平凡岗位创造非凡业绩。二是体现一个“细”字。流动人员人事档案动态性强、中间环节多、管理难度大，要的是档案管理人员甘于寂寞的耐心和不厌其烦的细心，做好每一个步骤、每一个环节。三是做到一个“严”字。流动人员人事档案是流动人员一生经历的记载，档案管理人员必须牢固树立保密意识，严格做到依法治档、依法管档，保证档案材料的齐全性和真实性，保证公民合法权益不受侵犯。

5、坚持与时俱进，推动档案管理信息化建设。流动人员人事档案信息化管理已成为大势所趋，可以建立一个全国统一标准的流动人员人事档案信息通用数据库，通过大型扫描仪将不涉密的流动人员人事档案信息传输进电脑，定时更新，专人维护，确保纸质档案与电子档案相统一，大大降低对纸质档案的损坏，使档案管理人员腾出更多时间对库存档案进行研究利用。可以为用人单位和流动人员各设立一个查档号，这个查档号是唯一的，并且设置相应的查阅权限，按照不同的查阅权限限制使用范围，避免个人信息非法泄露。用人单位凭借查档号可以登录数据库调出本单位流动人员相关信息，流动人员通过查档号不仅可以查阅个人基本信息，还可以了解到本人工作业绩和不良记录等情况。在数据库建设的基础上加强局域网、广域网的联动建设，打通部门、区域间互通渠道，实现信息共享。要强化电子档案信息安全利用，设立具有不同的查看、修改和维护权限的安全保密级别。要定期对流动人员档案信息通用数据库进行备份，安装入侵检测系统和网络实时监控管理软件，对终端、流量和网络连接情况进行实时检测，及时消除安全隐患，确保信息安全和系统正常运行。

参考文献

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