浅谈全宗内档案的分类

井波

“档案分类”顾名思义就是对档案进行类别的划分。就其分类对象来说，档案分类一般有两种类型，一种是档案实体分类，是指对档案室所存档案实体类别的划分。通过分类可使零乱的档案材料系统化、条理化，并可根据分类编制各类档案的档案号，确定它们的排放位置。第二种是档案信息分类，也可叫做档案检索分类，主要用于档案文件的检索，也可作为档案文件分类组卷的参考。这两种分类是不同性质的分类，其目的、作用和分类体系各有特点。在档案分类过程中应加以区别，使其更好地服务于档案工作的需要。

1 档案实体分类

档案实体分类的对象是本全宗内各类具体的档案，其主要作用是便于对全部档案进行档号的编制和档案的上架排列，方便对档案的利用，便于及时发挥档案的作用，所以每个全宗都要编制切合实际的档案实体分类方案，在编制过程中要做到实事求是，符合实际、类目科学、层次清楚，要符合分类的基本原则和要求。第一，档案类目的划分应具有客观性。列宁说：“分类应当是自然的，而不是纯粹人为的，即任意的。”档案是机关活动中形成的，来源于实践，所以必须遵循档案自然形成规律进行分类。要科学地选择分类方法，合理地设置类目，能够系统地、最大限度地反映本单位的历史面貌。第二，分类体系应有逻辑性。一个全宗内的档案是机关在处理各种事务中形成的，纵横联系十分复杂，所以分类体系的构成要力求严密。首先是分类的标准要统一，在每一层次的分类中不能采用两个以上的标准；其次是要注意类属关系的明确性，类和属类的概念要明确，范围要清楚，同位类之间要相互排斥；再次是要注意分类的相称性，分类之后子项外延之和等于母项外延。第三，分类要注意实用性，即分类后更便于保管和利用，更有利发挥档案的作用。

由于档案实体分类方案主要用于档案实体的分类编号和排架，所以档案实体分类方案的编制要根据本全宗的实际，分类不要过细，类目层次也不要過多。在一个全宗内一般情况是档案的种类不会很多，其数量也有限。如果分类过细，类目层次过多，就会给档案的管理带来诸多不便。试想如果每类档案一年仅有几个案卷，那么，就会出现档案编号太零碎的现象，人为地造成管理上的不便。实践证明档案实体分类方案的类目层次必须根据全宗档案的种类和数量来确定。我们的做法是：

一级类目可设置文书、科技、会计、人事四大类。在二级类目中科技类又可分为综合、基建、设备仪器三类；会计类可分为报表、账薄、凭证、其他四类；人事类可分为固定工、城镇合同工、农民合同工、临时工四类。在三级类目中只有会计类中的报表分为年报和月季报；其他大类一般不再设三级类目，各级类目的类号一律用阿拉伯数字标识。

在上述分类方案中我们没有把音像档案作为一个门类列出，把音像档案分散在各类之中。当然这个分类方案是就一般机关而言，而有些机关内部机构较多或档案门类较多就应根据本单位的实际情况编制适合本机关实际的分类方案，使之达到适应性强，便于档案的科学管理和有效利用之目的。

2 档案信息分类

全宗内档案信息的分类，其分类对象不是档案实体而是档案文件反映的内容及档案目录信息。它的分类体系一般是依据立档单位的职能，文件反映的内容来构建的。如《中国档案分类法》就是指档案信息的分类，它以国家机构社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，并紧密结合档案记述和反映的事物属性关系，采取从总到分，从一般到具体所组成的逻辑体系。如它的主表就是根据我国政治生活、社会生活的实际和档案分类的实践需要设了“中国共产党党务”、

“国家政务总类”、“政法”、“军事”等十九大类。在每一大类之下视其需要又分设若干类。

档案信息分类的作用是为了深入开发档案信息资源，最大限度的满足利用者系统利用档案的需求，实现资源共享，满足人们从主题角度检索档案的需要。由此看来，档案信息分类方案主要用于档案信息的检索，其分类越细，类目层次越多，越有利于档案信息的检索，依便于更好地发挥档案的作用。我们认为其分类层次一般为四至五层为宜。

3 两种分类的联系与区别。

从以上可看出，档案实体分类和档案信息分类的体系是有较大差异的，但也不能否认，档案实体分类体系与档案信息分类体系之间具有部分的重合性，具体表现为两种分类体系具有某些类目的互相吻合交叉的关系。如在山东省地方标准《企业档案分类编号规则》中把一个企业的全部档案划分为十个大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类，在这十大类之下又进一步按照企业管理职能和档案形成的特点设置二级以下类目，根据这个分类编号规则，编制出来的档案实体分类方案和档案信息分类方案之间的某些类目就有明显的吻合交叉关系。这就决定了两种分类可以有一部分互相参用。但我们也必须看到档案实体分类和档案信息分类之间存在着很大的不统一性。它们之间基本上是处于彼此排斥的关系之中。一般情况下是不宜采用档案信息分类构建的逻辑体系来对档案实体进行分类的。