区域性高校档案资源数据化困境之探析

冉晋

摘 要：在当今大数据时代，区域性高校档案为了自身生存所需、精细化高效服务等必须进行档案资源数据化，刻不容缓，但是长期以来效果却不容乐观。文章就此探讨了其档案资源数据化的主要四种困境：管理观念落后；数字化向数据化转化不够；专题数据库建设不够；专业人才缺乏。

关键词：区域性高校；档案资源；数据化；困境；探析

1 区域性高校档案资源数据化困境体现

1.管理观念落后

当今社会是数据社会，是互联网+社会，但是许多区域性高校档案管理观念却还停留在以“藏”为主，手工借阅的阶段，工作非常被动，主要原因是管理观念，思维的转变。长期以来，在许多区域性高校领导对于档案工作，还不够重视，在机构设置，资金，人员配备方面都处于弱势地位。机构设置上，很多区域性高校的档案室还是挂靠党办，院办。甚至学生人数规模达到万人以上，都没有独立成馆，这样档案室就不能独立行使其行政管理职能，也就更不能有效地开发利用档案信息资源服务了，远远跟不上当今大数据社会的发展需要；资金方面，在很多区域性高校，档案经费只有硬件维护和人员培训等项目上配备很少的资金，根本没有档案资源数据化等专项资金。人员配备上，一是人员不够，只能满足日常查阅等常规工作，精细化服务和档案资源数据化建设根本不够用；二是专业性不强，档案专业或信息技术专业的人才很少，根本不能满足当今数据社会高校档案服务的需要。

再就是区域性高校档案工作人员管理观念，工作理念要转变。数据化改变的不仅仅是形式，它更影响到人们头脑中深层次的东西。只有思想观念，工作理念的转变才能为档案精细化高效服务提供保证。高校档案工作人员要改变过去那种以馆藏数量，馆舍大小来衡量档案服务水平的观念。要树立以提供档案服务质量，效率和能力作为档案馆服务水平标准的观念。树立超前意识，参与意识，服务意识，了解学校当前和今后一段时间的工作规划，年度规划，根据学校各个阶段工作的进度和重点，并结合学校教学，科研工作的实际情况主动开展高效的档案信息服务。

2、数字化向数据化转化不够

档案数字化实体档案在高校档案数据建设中是一项最基本的工作，也是最重要的工作，没有基础数字化工作做支撑，数据化建设更无从谈起。区域性高校档案资源馆藏主要是纸质档案、照片、录音带、录像带、磁盘、缩微胶片、光盘等有形的实体档案，近几年由于校园信息化化建设和无纸化办公，电子档案也逐步增多，只是数据收集管理应用还不够科学规范。当前，各区域性高校对实体档案进行数字化处理主要分为两大部分，一是对纸质文书档案进行数字化，主要实现最基本的检索功能。二是对各类声像载体档案进行数字化处理，将其转化为计算机可以识别存储的格式。由于各高校实体档案数量庞大、内容复杂，对其进行数字化处理需要大量的人力，物力和财力的投入。但就各高校档案数字化发展的进度来看，多数的投入是远远不够的，因而这项数字化基础工作大大受到影响，数据化建设也就远远提不上日程。

档案数据化是档案数字化的拓展和推进[1]。如果说档案数字化实现了档案的计算机处理，那么档案数据化则使档案真正转化为可用、好用的档案信息资源。然而，许多区域性高校档案部门在工作中往往只注重档案数字化的规模和速度，却不重视档案数据价值的体现，从而影响了档案数字化成果的质量及其效用的发挥。因此，在档案数字化时应该树立起档案数据化的理念，数字化的资源都要向数据化转化，使档案真正成为有价值的数据。要把档案数字化工作覆盖到数字文本（图像）转换、条目规范、著录索引、综合和专题数据库建设等各个方面，把数据用好用活，更高效地做好档案精细化服务。

3.专题数据库建设不够

目前，区域性高校档案数据库主要有两种数据库模式：“一种是以馆藏档案数字化为基础的馆藏档案数据库。主要目的是保护珍贵的纸质历史档案，提供全部的纸质档案的数字化检索工具，为历史档案提供多功能的检索服务。另一种是以归档电子文件为基础的电子档案数据库，旨在建立电子文件和数字档案文献的自动化管理集成信息系统。既接收保管和提供数字档案资源利用，又为各类电子档案的真实性，完整性和长期可读性提供保证。”[2]而专题数据库是在目录数据库和全文数据库加工提炼后所形成某一方面用途的数据库。如提炼关键词“家庭背景，毕业去向”等情况形成的数据库，就为学校的招生，专业设置，就业指导提供帮助。如针对学校科研方面，学校可以通过对科研人员队伍的统计，科研项目的汇总以及科研成果的统计，对所得数据进行深入的挖掘，为学校日后师资力量的分配，科研基金奖励的设置提供依据。同时，这些数据还可以侧面反映出学校在科研领域的优劣势之所在，而后进一步加大对其强项的投入，助于学校的长远发展[3]。而目前区域性高校档案资源专题数据库建设工作很不乐观，一是由于区域性高校档案资源收集不够及时全面。因为在很多高校里，很多基础档案都是期末或年尾才催交，而且很多核心档案如人事档案、科研档案、教务档案等长期分散保管在各个职能部门，并没有及时上交至档案室或档案馆，造成了信息孤岛，这样档案信息资源很难能做到实时收集和全面收集，更不用说建设专题数据库了。二是建立专题数据库的档案人才的缺乏，很多区域性高校档案工作人员的安排都是安置人员，专业性，知识结构都不合理，更不用说引进数据库建设方面的专业人才了。

总之，建立特色专题数据库，是区域性高校档案资源数据化的最为核心的一项工作，只有把这项工作做好了，才能谈高效服务，特色服务，才能把区域性高校档案资源充分的挖掘和利用起来，充分展现其价值。

4.专业人才缺乏

区域性高校档案资源数据化工作要做扎实，既懂数据又懂档案的专业性人才是重要保障。但是目前，区域性高校档案的人才配置非常不合理。

据调查，大部分区域性高校的专职档案管理队伍，从学历、职称、专业结构等方面看，都很不合理，存在“三多三少”现象（即女性多、非档案专业学历人员多、中老年人多，高学历、高职称、档案专业人员少）[4]，与档案资源数据化的专业人才需要求差距甚远。不少区域性高校在考虑档案工作用人的时候，经常以照顾性质为先，安排老、弱、家属、富余人员等，更不用说引进懂数据的专业人才了，缺乏发展的眼光。专业人才的缺乏严重束缚了档案工作向上发展的空间，妨碍了档案规范化、数据化的建设。

因而各区域性高校要根据办学规模需求，以及馆藏量，必须引进一定数量的专业人才。在引进档案专业类人才的时候，要重点考虑档案数据化建设的专业人才，充实档案队伍，并在档案管理工作中要予以重要，发挥其领头羊的作用。对现有的档案管理人员，主要是要更新观念，并按照工作实际情况，适量进行档案数据化的专业培训，配合懂数据化建设的专业技术人员，做好档案数字化等基础工作。这样，区域性高校档案资源数据化建设工作才指日可待。

2 结束语

影响区域性高校档案资源数据化的问题还有很多，其成因也较为复杂，在此恕不详列赘述。比如国家档案局层面出台统一的数据化标准，规范管理，便于共享和利用；高校辦学质量评估增加档案资源数据化考核指标，以评促改等。总之，高校档案工作者必须在不断进取的实践工作中，研究和破解困扰学校档案资源数据化工作向上发展的瓶颈，使其数据化工作紧跟当今数据社会的发展，为学校精细化服务发展，为地方经济文化的发展做出应有的贡献。

参考文献

[1]齐力上，詹锐.树立“数据为王”的档案数字化建设理念[J].浙江档案2014（2）：56

[2]徐欣.整合高校档案资源实行“大档案”管理研究[J].档案学研究.2008（5）：30-31

[3]吴放，冯锐.大数据时代高校档案信息资源建设的新思考[J].兰台世界2015（10）：28

[4]李殷青，丘如华，黄华春.广西高校档案工作现状分析与发展对策思考[J].高教论坛，2009（9）：123