信息技术在档案资源整合中的应用实践

杨丽萍

摘 要：随着科学技术的飞速发展，信息化浪潮已席卷了各个行业领域，各档案管理部门作为数据资源的集散地，传统的档案管理方式显然已不再适应社会各界对档案资源的开发与利用。因此，档案管理部门应顺应信息时代的潮流，抓住这一发展机遇，学习和应用新的管理工具和方法，积极应对社会发展的变化和需求，积极探索收集信息、管理信息和利用信息的新方法、新模式，进而充分开发档案数据的价值，以更好地发挥档案信息的功能和作用，满足经济社会发展对档案信息资源日益增长的需求。

关键词：信息技术；档案管理；资源整合；作用

档案资源作为一种服务经济和社会发展的重要公共资源，已日渐受到社会各界的重视，以实现档案资源开发、应用效益最大化为目的的档案资源整合也逐渐成为档案界关注的热点问题。档案资源整合不仅是对现有档案资源进行集中统一管理的过程，也是适应我国经济社会发展要求，全面优化国家档案资源配置结构，构建“统一领导，分级管理”的档案综合性服务体系的过程。在信息化社会大趋势与背景下，通过档案资源整合实现各类档案信息资源的社会共享已经成为摆在各级档案工作者面前的重要任务。

1 信息技术对档案资源整合的重要作用

（一）为档案工作发展提供了有力支撑。传统的档案管理工作方式主要依靠人工对档案进行收集、整理、保管和应用。而通过使用信息技术手段来整合档案资源，特别是档案信息数字化处理，彻底改变了传统档案管理方式，极大地提升了档案资源的存储数量，显著节约了人力、物力，在实现资源合理利用的同时也提高了档案管理工作效率。

（二）是实现档案资源共享的重要前提。档案资源共享是档案信息资源整合的核心目标，网络技术、信息技术、多媒体技术等现代化信息技术手段的迅速发展，使得海量数据采集、传送、查阅的效率得以极速提升，换言之，信息技术下的档案资源应用打破了档案信息与使用者之间的时间和空间壁垒，实现了真正意义上的资源共享。

（三）为档案事业发展注入了新的动力。立足于信息化社会的大背景之下，档案工作的内部需求和外部条件都发生了深刻变化，以档案资源整合为契机，信息化技术在档案工作中的普遍应用必将推动传统档案工作实现根本性变革，进一步推动社会经济发展。

2 信息技术在档案资源整合中的应用路径

（一）建立统一的行业标准，实现档案资源整合的标准化。档案信息整合系统实质上是一个信息资源整合与共享的虚拟网络平台，在这一平台之上，各个实体机构需要通过分工合作完成既定工作目标。因此，完成档案资源整合的前提，就是要实现资源整合标准化，统一技术标准，实现档案信息资源标识、描述、存储、传输、查询、管理、使用、检索等各个方面的规范化，为档案信息资源的开发、使用和管理提供可参照依据。由于历史的原因，我国档案信息管理的标准化程度较低，档案信息收集、管理和软件开发各个层面都缺乏统一的标准，导致档案数字化进程缓慢，严重制约了档案资源整合的进程。对此，要从档案工作特点和现实工作需要出发，从包括术语标准在内的综合标准到包括数据库建设标准和网络设备设施标准在内的技术标准，从档案资源整合的管理标准到包括服务标准规范和工作流程在内的工作标准，全面建立切实可行的档案资源数字标准化体系，为实现档案信息资源的有效整合奠定坚实的基础。

（二）坚持高标准，加大对技术设备和基础设施的投入度。近年来，我国档案事业在以信息技术为核心的现代科学技术发展的推动下取得了显著的进步，以磁带、磁盘、光盘等材料为载体的档案信息使用、保护修复工作，以互联网为媒介的电子政务网络平台，以文字、图像、影像、声音等为内容的档案数字化技术， 以计算机应用技术为主体的档案现代化管理手段，开始广泛应用于档案工作的各个领域。在档案资源整合中，现代化信息化技术的应用更是至关重要，直接关系到档案资源整合的最终效果。现实中由于多种条件的限制，档案资源整合中现代化信息化技术应用的广度与深度远远落后于其他系统。对此，我们必须要充分认识到档案管理现代化的必要性和紧迫性，通过先进技术在档案资源整合中的应用，推动档案管理实现科学化、信息化和现代化；其次，要加强硬件环境建设，加大对档案资源整合的技术设备和基础设施投入力度，坚持“高起点、高标准”原则，争取一步到位，为档案资源整合创造必要的物质基础；再者，要加强软件环境建设，以切实提高档案资源整合管理软件设计的专业化程度，努力开发出既符合档案资源整合需要，又符合档案工作人员使用习惯的高水平管理软件；此外，还要加强网络环境建设，坚持长远规划、全面兼容的理念，为档案资源整合提供互联互通、安全高效的网络技术支撑。

（三）培养复合型管理人才，以实现档案资源整合专业化。知识经济时代，人才成为了发展的第一资源。对于档案管理事业来讲，人才也是其工作稳定开展、有序发展的基础，缺乏人才就将丧失发展的动力之源。但是，知识经济时代也是竞争人才的时代。实事求是地讲，与其他领域的工作相比，枯燥、繁琐、缺乏发展空间的档案工作对优秀人才缺乏吸引力，“招人难、留人难、用人难”已经成为档案人才队伍建设必须面对的现实问题。而利用信息技术提高档案资源整合工作的有效性，更是离不开高素质的人才队伍，而这支队伍的个体不仅要具备扎实的业务能力，还要有与时俱进的新观念，能够及时适应档案管理模式的转变；不仅要具备较好的语言文字能力、历史文化知识和外语知识，还要熟练掌握网络信息操作技术，具备运用数字化手段进行档案管理软件开发、设计维护网站以及建设数字档案馆等方面的能力。因此，必须把提高档案管理工作队伍整体素质作为一项战略性工作，努力培养和造就一支高素质的档案工作队伍，以此为档案资源整合工作的优质、高效进行提供强有力的支持。

3 结语

除前文所述，信息技术与档案信息资源整合的融合，还需要依靠相关法规政策的保障，以实现物质上和制度上的双重保障。具体地说，通过立法和制定相关政策法规实现档案信息资源管理的制度化，为档案信息资源整合创造良好的外部环境，从而有效地应对档案信息资源整合过程中可能出现的新情况、新问题，是推动档案信息资源整合工作有序开展的必要之举。而由于我国整体法制化进程的落后，与西方发达国家相比，我国现行档案法律法规还存在着较明显的缺陷，可操作性不强，且与其他部门法不协调，非国有档案资源立法还存在空白，等等。对此，今后必须切实加快和完善与档案管理工作相关的立法规制，在深入研究我国档案管理工作现状基础上，积极吸收借鉴其他国家的先进经验，确保新的法律法规符合客观规律，能够切实解决我国档案管理事业的实际问题，增强《档案法》及其相关法律的可操作性，赋予各级档案部门在档案资源整合中更多收集档案的权力，以全面保障和发挥档案管理工作的职能作用。

参考文献

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