浅谈学校档案管理的作用和意义

方红

摘 要：随着我国学校档案管理手段的不断发展与改进，学校档案管理的工作也越来越受到人们的重视。本文主要探讨了学校档案管理的内容、学校档案管理的重要性、学校档案管理工作的作用及意义，以期学校档案管理工作顺利进行。

关键词：学校档案管理；作用；意义

标准化在保证档案管理的有序性之余，也帮助档案的有效管理、保存及利用。大大的促进了管理工作的效率，为学校档案管理的科学化、现代化奠定坚实的基础。

1 学校档案管理的内容

一般情况下，学校的档案管理工作可以主要是对教学档案、行政档案进行管理。其中教学档案是指对每一个学期教师任课情况的安排表、各教育团队或者科室的具体工作计划与总结、 每一个学期中考试试卷的质量、各类获奖证书等的分析。而行政档案主要体现在师生的人事管理、学校行政管理这两个方面，师生的人事管理档案顾名思义分为学生与老师的人事档案管理，主要是指每一个学期分年级分班学生的基本的情况的登记表以及花名册、每一个学期教职员工的基本情况表的登记以及花名册 ，另一方面也包括各学年的学籍登记表，对学生的休学、留级、转学、复读、毕业等记录证件相关方面进行存根，也记录学生的奖惩情况；学校的档案管理的内容涉及很广，主要包括：往来的公文、工作计划、各种规章制度、校史、会议记录、财务资料等。另外，学校档案除了以上两种之外，还有设备档案、会计档案、基建档案、文书档案、专门档案等。

2 学校档案管理的重要性

1.反映现有教研水平，促进教学改革创新

学校档案可以真实的对学校教研水平进行记录，有效的对学校软件、硬件等质量方面进行反映，反映的范围包括了各教师等等教学质量、学校生源情况、教学设备的容纳量、设备的新旧程度等等。如今，伴随着我教育体制的发展，越来越强调教学的改革质量，扩大了教职工人员队伍的管理力度。另一方面，学校也可以在进行档案管理工作的基础上，充分的利用档案数据与档案管理信息，可以对教师的教学效果进行专业的分析，在对前期教学经验与教学规律的总结上，有效的对教师的人员队伍进行整合发展，合理的对教学课程进行设置，促进教学效果的实现。

2.建立真实可靠档案，促进教育评估进行

学校教育评估工作是提高学校教育水平的关键手段之一，这就需要档案发挥好其作用，指导教育 评估工作的顺利进行。学校建立的档案中包含着学校各项工作的方方面面，有利于学校教学工作的评估可以在确立好的教学标准、目标的基础上，全面有效的对学校教学工作的主要信息进行收集，同样也可以科学的对学校的教学质量、办学的水平进行客观等等评估。学校能够利用档案材料，以及包含的真实档案信息，来开展教育的评估工作，并且可以从教育内容的正确性、教学程序等等规范性等问题上来促进评估工作的准确性，做好评估工作的有理有据。

3 学校档案管理工作的作用

对学校档案进行有效的研究整理，可以帮助学校深刻的认识学校的发展学校的发展规律，懂得如何利于自身的特点来开展教学活动。而档案的建立可以有效充分对学校的建立、发展、改革等各个方面进行记录，可以贯穿于学校的组织管理、学校教育教学工作等。其正确的记述了学校的整个发展轨迹，包含了整个学校的信息资源。在学校的教育管理工作中学校档案发挥着载体的作用，利于之后教学工作的开展，也是丰富学校教学管理的科学方法。

4 学校档案标准化的意义

1.标准化是实现学校档案管理现代化的前提

目前，我国的科学技术水平得到了一个突飞猛进的发展，在学校的档案管理工作中也越来越趋于标准化，而标准化也是真正实现学校档案管理现代化的基础的环节。档案管理现代化的发展方向是为了建立一个主要以电子 计算机为主导的管理体系，帮助部门之间、地区之间、系统之间、全国互联网之间实现信息的资源共享。现代化的管理 过程中需要用到档案的检索工具，而标准化的档案检索工具，可以对标示符号、标引规则、统一著录项目、格式等做到手检、机检的统一。由于档案检索工作的工作量比较大，若是出现档案的检索质量达不到相应的工作标准，那么就必须要对重新进行著录工作，这就致使了人力、物力的极大浪费。另一方面，在计算机的软件、硬件方面进行标准化，可以在档案的维护、建立、配套、联网、管理等方面促进彼此的资源共享。由此看出，档案管理工作现代化程度越高就越发需要工作的标准化。

2.标准化是实现学校档案科学管理的重要手段

把档案工作的科学管理建立于标准化的基础之上，这就需要在帮助规范书写材料的耐久性、发文阶段的文件纸张的规格大小、并且制定标准的公文处理程序，使处理的过程有据可循。在制定接受的档案的标准上，要明确档案的质量，对于相关的名词术语要进行必要的明确，促进语言的共同使用，防止概念上的混淆。另一方面，标准化可以帮助学校档案管理中的每一项工作均可以有章可循。对单位的材料要规定其保管的期限、归档的时间与范围、具体的归档要求等，相关的档案管理部门也必要要在标准化的基础上，进行标准的收集、接收档案的工作。移交 部门 也需要在标准 化等等基础上，科学的对材料进行必要的整理，对各个科室与团队中的兼职档案工作人员要具体的明确该如何整理、如何收集材料、如何归档，进一步的促进档案的归档效率，有效的提高其工作的准确率，帮助档案的案卷质量得到提高。由此看来，标准化是实现学校档案科学管理的重要手段

3.标准化有利于提高学校档案管理的质量和工作效率

实际在档案管理的工作中，工作的具体内容可以细分为分类、组卷、划分保管期限、接收材料、提供利用、库房的建立、设备的组装等。这些内容虽然看起来差别不大，但是并不是单纯的进行重复，而是要保证每一项工作内容都要达到具体的质量要求。制定一套严格的标准可以在档案管理工作中有关的工作程序、质量、方式、规格等方面进行明确化管理。帮助相关的工作人员在验收中有参照的标准，促进工作效率的提升。另一方面，标准化也可以帮助学校档案管理的基础工作做到高标准，严要求。在档案管理工作的基础，收集工作若是可以将归档的材料按照标准化得以进行，就可以为档案管理所需的资源奠定丰厚的物资基础，也有效的避免了档案材料的丢失，进一步的保证了档案材料的完整性。再者我国的市场经济得到了大力的发展与改进，人们的工作效率、工作手段也随之发生了相应的改变。这就需要对随时随地都能够产生的学材料，进行归类、整理、归档。面对这种灵活性的资源来源，就必须用标准化的整理标准来进行材料的归档工作，依据标准来分类、立卷、编目、排架。

5 结语

综上所述，学校档案管理作为复杂的一项工程，我们简析了科学技术的发展下学校档案管理的内容、学校档案管理的重要性、学校档案管理工作的作用及意义，分析和探讨的目的是为了更好让学校档案管理更有效的进行，适应新时代发展需要。

参考文献

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