浅析档案前端控制原则在工程总承包项目资料管理的应用实践

摘 要：档案前端控制原则为档案工作向业务端延伸提供了理论依据。本文从前端控制原则的来源与演化出发，结合工程总承包管理模式与实践经验，力求通过作用机制的分析找出前端控制原则在工程总承包项目管理的应用措施，以达到提升现场资料管理水平，提高工程档案质量的目标。

关键词：前端控制原则；工程总承包；建设工程文件资料

1 前端控制原则的来源与演化

随着档案理论研究的深入和技术的进步，档案工作逐渐向文件管理延伸。在文件生命周期理论的支撑下，从文件的形成、处理、整编、著录、归档等过程均可纳入档案管理的范畴，在文件形成初期即以档案工作的原则进行管理，从而提高归档文件的质量，满足信息化时代对档案信息的更高要求。这就是档案前端控制理论的核心思想。

档案前端控制原则起源于文件生命周期理论，在其形成与演化的过程中，学者的认知、研究的范围都在发生变化。况会英对1982-2012年我国文件生命周期理论研究情况进行了综述，他在分析30年论文趋势及主要研究内容后得出结论，文件生命周期理论是通过对文件运动规律的前后衔接及文件各运动阶段互相影响的科学抽象[1]。陈荣红也指出，文件生命周期理论应注重文件运动过程整体性的应用[2]。学者冯慧玲对前端控制进行了描述，“前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程”[3]。

前端控制原则的一个典型应用是在构建档案系统时考虑将元数据的处理、捕获作为电子文件管理的基本要素，从而使电子档案具备完整、真实的内容信息与结构背景信息。此外，在基建项目建设资料的归档管理过程中，运用前端控制原则进行过程控制，从合规性、完整性等角度对文件作出明确规定，可以显著提高归档资料质量和档案管理效率。

由此可见，前端控制原则为档案工作者发挥专业精神、主动参与业务工作提供了理论依据。在此基础上，档案管理将向文件控制延伸，在促进业务工作的同时，也使归档资料的质量得到保证。

2 建设工程档案特点及工程总承包项目档案管理模式

1 建设工程档案特点

建设工程档案来源于工程准备阶段文件、进行过程中的施工文件、监理文件、竣工图和竣工验收文件。这些文件记录了工程整个建设过程，是建设工程形成的重要资产，在保证项目正常运行、创建精品工程、为改扩建及投资效益后评估提供依据等方面具有重要作用。

在竣工验收阶段，根据档案移交主体不同，建设工程文件按照不同的归档范围整理组卷，形成完整的建设档案。国标GB/T50328-2014中对建设工程档案保存的主体城建档案馆、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位收集的资料范围均作出了详细的说明。此外，根据建设工程类别的不同、建设工程所在地的不同，分别由行业、地方出具各自标准，对归档标准及范围作出了规定。

2. 工程总承包项目档案管理模式

工程总承包在我国已有二十余年的发展历史。从传统的设计-招标-建造模式到设计-采购、施工/交钥匙（EPC/T），建设单位在项目管理方面的参与程度逐渐降低。在EPC模式下，建设单位仅负责项目的功能定位、建设标准、重大决策、总体协调等工作。

在当前总承包项目管理过程中，施工资料质量主要取决于建设单位的要求水平和施工单位的专业程度。一方面，建设单位如未明确档案责任及验收标准，施工各方将缺乏统一认识，资料真实性、完整性难以保证；另一方面，施工各方如对资料管理的专业程度存在差异，则施工资料也将存在较大问题。

因此，如何提高自身及各分包单位的资料管理水平，给建设单位提供完整、真实的资料，成为工程总承包单位必需面对的问题。

3 前端控制原则对工程总承包项目管理的作用机制与应用实践

前端控制原则从文件生命周期的角度使档案工作向文件形成过程延伸。结合工程总承包项目，其作用包括以下方面：

（1）使归档标准成为文件形成的依据和整理的规范

（2）深化建设各方的文件管理职责

（3）强调过程中文件资料的规范性

（4）注重文件运动过程的整体性、衔接性

在上述作用机制的影响下，工程总承包单位可以从归档标准出发，以档案管理的要求约束文件资料的形成、流转及整理等过程。

1 积极收集、学习建设单位关于归档资料的标准

工程建设过程中的绝大多数资料在项目竣工后将移交至建设单位。因此，施工资料在符合国家标准、相关行业标准及地方标准之外，还应当符合建设单位关于归档资料的管理标准。如收集范围、整理方式、组卷方式、卷夹形式、编页要求以及卷内目录编制方法等。对工程总承包单位来说，在建设初期能够积极收集、学习建设单位标准可以使资料管理工作更加有的放矢，避免移交整理时出现大量重复作业的情况。在实践中，建设单位通常以“工作联系单”、 “会议纪要”或发文的形式将标准通报给建设各方。

2 与分包单位签订的合同中明确资料管理的责任、确定归档保证金。

建设过程中大量存在由工程总承包单位发包，部分专业分部工程由分包单位承建的情况。在此情况下，工程总承包单位应起到连接建设单位与分包单位的作用，即以建设单位的标准要求分包单位。为了达到上述目标，工程总承包单位通常可在分包合同中对资料管理的责任分工、归档资料份数等加以明确。此外，另一种行之有效的做法是将资料移交作为付款进度的节点标志或以“归档保证金”的形式单独列支。例如，在合同中列出，工程价款的1%作为工程资料完善保证金，在工程竣工验收前完善所需资料。

从实践情况来看，归档保证金制度能够显著提高分包单位对资料管理的重视程度，使总包单位的过程检查与结果控制均能取得较好的效果。

3 项目建设初期组织档案交底，使各方明确档案管理方法

项目建设涉及单位多，过程长。因此，有必要在项目建设初期组织建设单位、监理单位、分包单位进行档案交底，使各参建方明确建设单位的标准与要求。此外，档案交底会还应明确各参建方的档案管理职责、建设单位或工程总承包单位的检查制度、整改期限及处罚方式。

4 建设过程中定期开展对分包单位的资料检查

资料检查是及时发现问题的重要手段。施工过程中，工程总承包单位应定期对分包单位进行资料检查，对检查发现的问题，应及时记录并以书面形式向分包单位反馈。此外，还应跟踪验证整改结果，闭合问题。

5 建立文件登记制度

前端控制原则的重要落脚点是对文件的管理。在建设过程中，文件数量巨大、种类繁多，且常常需要多方共同完成。因此，建立文件登记制度，详细记录文件的形成、来源、去向是重要的管理手段。文件的登记信息应包括：工程代号、工程名称、文件名称、归档类别、题名、归档单位、形成时间、形成部门、份数、页数等。登记时应以“件”为单位。上述工作看似繁琐，但一方面，可将文件登记表定期发至建设单位，由建设单位审查资料的齐全程度；另一方面，信息完善的文件登记表提高了组卷整理及制作卷内目录的效率。

4 结论

工程建设过程中，文件资料由多方形成、资料种类繁多，流转路径较长，给统一管理、整理组卷带来了一定难度。但档案前端控制原则给工程总承包单位的现场资料管理提供了理论依据。由此出发，采取学习标准、分清职责、明确方法、定期检查、文件登记等手段可显著提高现场资料管理水平，为建设单位提供满意的工程资料。

参考文献

[1]况会英，李晓珺，曾苏.1982-2012年我国文件生命周期理论研究综述[J].机电兵船档案，2014（1）

[2]陈荣红，文件生命周期理论之比较研究[J].浙江档案，2003（8）

[3]冯慧玲.电子文件时代新思维”拥有新记忆-电子文件管理研究”摘要之六[J].档案学通讯，1998（06）：46

作者简介

李澎（1983-），男，吉林长春，中国航空规划设计研究总院有限公司，研究方向：工程项目档案管理。