学校档案管理和利用问题探究

刘小婷

摘 要：学校档案是一所学校在教师教学管理和学生学习中保存下来的具有一定价值的档案资料，它能给直接反应学校在各个阶段的工作情况，具有很重要的价值。随着社会的发展，技术的进步，目前学校档案管理中出现了很多问题。文章主要从合理管理学校档案的意义、学校档案管理和利用的现状和改善学校档案管理和利用现状的对策三个方面对学校档案管理进行了讨论。

关键词：学校档案；现状；对策

随着社会的发展和信息技术的进步，学校档案管理中出现了很多问题，例如设备老化、管理条例不合理、制度老化，管理人员专业素质不够高等，因此在正确认识合理管理学校档案的意义的基础上，明确学校档案管理过程中的问题并进行相应的对策分析是非常有必要的。

1 合理管理和利用学校档案的意义

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，它是传承文明的载体。档案工作是管理档案和提供档案信息的一项业务系统，深入到社会生产和上火的各个领域，在科技进步、精神文明建设和经济发展中都发挥着及其重要的作用。

学校档案组织机构保存着全校各种类型的档案材料，为学校教学、党政管理工作和科研工作服务，是当下工作和未来发展的基础。学校档案的意义主要体现在其情报和凭证价值方面，它保留着真实的历史标记，是人们活动的原始记录，为目前工作提供分辨、查考和处理问题依据，它具有真实可靠性和连续性，为科研工作提供极好的素材。

2 学校档案管理和利用中存在

档案管理人员对档案管理工作不够重视。从目前情况来看，学校领导和从事档案管理的工作人员对档案管理工作的重要性认识还不够。他们认为档案工作很简单，只是负责保管一些资料，然后给需求者提供材料即可。因此，在档案管理这方面投入的资金比较少，甚至有的学校没有配备专门的档案管理库房，最终使得档案部门不具备档案保管和管理的基本条件，更不会购买一些现代化档案管理实施设备。

档案管理相关人员素质不够高。学校档案管理人员素质问题是当前学校档案管理中的一个重要问题。据了解，有些学校不存在专门的档案管理人员编制，没有专职的档案管理人员，常由一些相关人员监管此工作，这种方式不利于工作的顺利进行，并且缺乏对档案管理人员专业素质、政治素质、业务能力和管理水平的培训和提高，导致学校档案管理工作的改革和发展受到限制。这些人由于本身的素质不是很高，文化水平较低，缺乏对现代化管理和信息化知识的了解，并且没有受过专门的训练，不具备服务意识和保密思想，缺乏了解一些新设备的好奇心，比较安于现状，对一些相关的法律法规了解不足、工作积极性不高等，这些都容易使得在档案管理过程中出现信息泄露等现象。

管理制度不够完善。档案管理的主要原则就是进行制度化，而现实中某些学校仍然没有成套的相关的规章制度，往往是沿用之前的一些旧制度，缺少与时俱进，导致档案管理手段落后。在2014年我国出台了新的档案管理条例。指出在没有批文的情况下，任何人不许随意翻阅档案；学校档案管理人员只具有录入信息的权利而不具备取出的权利；档案管理人员必须保证由他办理的档案信息不向外泄露。就从这几点条例来看，虽然我国对档案管理系统进行了优化，但是实际上，有很多学校仍然存在档案随意调取等问题。

档案信息利用率不高。目前好多学校，不论是教师的人事档案信息还是学生的学籍信息等还处于封闭或半封闭的状态。档案信息资源的开发利用渠道单一，比如常限于领导干部考察、评选三好学生、优秀毕业生等方面。在师资培养、人才选拔、年度考核、推荐学生就业、宣传教育、扩大对外交流等方面还没有起到应有的作用。

通过上面几点的分析，可以看出，的确当前学校档案管理过程中存在许多不合理之处，因此寻找合理有效的符合学校发展模式的学校档案管理模式是非常有必要的，下面部分具体提出几点改善学校档案管理的对策。

3 改善学校档案管理和利用问题的对策

加大学校档案管理方面的投入。作为学校的领导干部和档案管理人员，要认真学习《档案法》等相关的学校档案管理的法律法规文件，对档案管理工作在学校发展中的作用及意义能够充分认识，高度重视学校档案管理工作，把档案管理工作列入学校工作的议事日程。加大在学校档案管理工作方面的投入力度，使得档案管理工作在人、物和财上都能够得到保障，从而为学校档案管理工作的顺利进行奠定好基础。另外，加大资金投入，尽量配备符合时代发展要求的有关档案管理的设备、硬件设施等，以适应现代学校发展的要求。还有，学校档案需要与时俱进，以现有的信息化建设为基础，系统地、有重点、分步骤地合理对计算机等信息技术进行开发利用，把学校档案的收集、录入、存储、传播和审批程序纳入到系统管理之中，努力改变目前学校档案管理技术落后的局面。

提升档案管理人员的专业素质。更新档案管理人员的观念意识，加强对他们的政治思想和职业道德的培养，使其拥有较高的政治思想觉悟和认真负责的敬业精神；保持与时俱进，加强他们在计算机知识和有关档案管理软件方面的学习，掌握现代信息管理技术并树立创新意识，改变传统的手工档案管理旧模式，努力实现档案管理的信息化、现代化和网络化；加强管理人员专业知识的学习，提高他们的综合分析能力，不断拓宽他们的知识面。另外，学校在把档案的收集、整理、统计和保管等工作做好的基础上，形成一套完整的档案体系，同时注意改善服务手段。

改善管理制度。学校应为档案管理工作配备专门的负责人，建立健全档案管理机构和网络，成立以校长为组长和各科室负责人参与的档案工作领导小组，每个科室尽量设有兼职档案管理人员，建立综合档案室；制定一些相关的学校档案管理制度，比如制定《综合档案室工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案室管理制度》等，通过这些制度进一步保证学校档案管理的规范性、有序性和科学性，从而使得档案管理有章可循。

4 总结

通过上面的分析，做好学校档案的管理工作有利于提高学校教学建设和对学生的教学工作等。但是很明显，学校档案管理和利用过程中，目前还存在着许多问题，想要改善现状，并不是一件容易的事情，而是一个长期系统的工程。首先要对学校档案管理工作的现状有正确的认识，提高重视程度。然后需要政府给予相应政策和资金的支持，同时还需要各个学校给予大力的扶持政策，从而改善由于资金短缺和制度不合理产生的设备落后和档案管理水平相对低下的问题，另外还要保证对档案管理人员不断进行相关知识的培训，以保证他们能够跟上时代发展的步伐。

参考文献

[1] 孙锡军. 关于学校档案管理存在的问题和对策探究[J]. 中国新技术新产品， 2014（6）：166-166.

[2] 王先珍. 中职学校档案信息化建设问题探究[J]. 新教育时代电子杂志：教师版， 2014（33）.

[3] 巫华聪. 探究中职学校档案管理现状及对策[J]. 商品与质量：消费研究， 2015（2）：177-177.

[4] 宫颜花. 关于档案管理中存在的问题与解决对策的探究[J]. 才智， 2013（6）.

[5] 董继英. 学校档案管理现状及对策研究[J]. 牡丹江教育学院学报， 2011（5）：166-167.

[6] 何琴. 学校档案管理现状及对策研究[J]. 旅游纵览月刊， 2015（8）.

[7] 解咏晋. 学校档案管理工作现状及对策浅析[J]. 办公室业务， 2015（24）.