浅谈医院机要文件管理水平的提高

舒浩

摘 要：医院机要文件管理工作不仅要遵循自身相关特点以及制度，做到严格保密，还应该遵循医院工作体系特点，当前，如何做好医院机要文件管理工作，提高相关人员管理水平与综合素质是当前医院机要文件管理工作的重中之重。

关键词：医院；机要文件；管理水平；提高

机要文件作为党中央向各级政府部门、党组织、事业单位以及企业传达相关政策方针的红色通道，不仅是内外部联系的重要渠道，也是内部上下沟通的重要纽带。当下，随着社会以及科学技术的不断发展，互联网以及计算机已经逐渐普及到各个领域，在提高数据处理效率的同时也存在着安全隐患，网络入侵、泄密事件层出不穷，医院机要文件主要包括上级机关、兄弟单位等相关机关之间的来往函件、医院内部资料、医院各类公章等法律文件，格式多样，机要文件管理人员要确保稳健得到妥善传阅的同时，又要严格跟踪过程，避免延传、漏传、误传。机要文件管理与医院各部门工作相关，渗透到医院各环节，医院机要秘书的素质直接关系着机要工作能否服务于广大人民群众的根本利益，关系着能否为医院领导决策提供优质高效的服务。本文将简单分析如何提升医院机要文件管理水平。

一、新时期医院机要文件管理的重要意义

医院的机要文件不仅是政府、相关单位向其传达信息的重要途径，也是医院自身知识水平、经验等资源的长期积累，包含了大量信息，另一方面，机要文件不仅要做好信息传递工作，做到及时准确文件发放与管控，因为医院作为医疗服务提供场所，时间就是生命，像是SARS肆虐阶段，相关文件的上传下达工作必须做到及时准确，否则将为医院以及社会带来大量的损失与风险。另外，还要做好保密工作，协调好相关部门间的关系，避免信息泄露影响医院日常工作与发展，是医院日常工作的指导文件以及各环节管理基础，是新时期医院不断发展进步的重要资源。

二、医院机要文件管理现状

（一）医院机要文件管理人员观念陈旧

随着计算机与互联网技术在各行业的普及，为各行各业工作带来了便利，提高了工作效率，但也同样为不法分子所用，运用高科技手段获取有价值文件。但目前医院在机要文件管理上风险意识依旧薄弱，观念陈旧，比较侧重于文件上传下达工作，缺乏过程保密意识，没有在机要文件管理的各环节加强防范，或者使用的保密方法比较陈旧，对现下的文件传输无异议，存在机要文件泄露隐患。

（二）医院机要文件保密难度加大

我国已经逐渐步入信息化时代，医院机要文件传输也实现了现代化、信息化，但当今社会网络入侵也越来越严重，不断更新的高科技手段网络入侵让医院机要文件管理工作面临着前所未有的挑战，机要文件在传递以及存储状态下，都有可能被盗取信息，很多时候信息已经被盗取，医院机要管理人员都未曾及时察觉。医院必须加强网络信息系统的安全建设，设置好防火墙，随时观察机要文件信息动态，严格执行保密制度和防范措施，保密工作就一定能够做好。

（三）医院机要文件管理工作要求更高

医院的机要文件关系到医院的核心技术、相关规章制度等等，一旦泄露会引发医患纠纷、社会恐慌等社会问题，比如说，SARS病毒期间，机密文件的传输与储存一旦泄露，定会引起社会恐慌，影响社会的和谐稳定发展，尤其是当下信息时代的发展来临，信息传播很快，同样也很危险，医院信息的传输都会导致泄密，医院机要文件管理工作面临着更高要求。

三、如何提高医院机要文件管理水平

（一）医院管理层提高机要文件管理意识

近年来，人们生活水平提高，对于医疗要求也逐渐提升，医院之间也逐渐形成了竞争态势，医院作为社会提供医疗服务的场所，关系到人们生命安全与社会稳定，机要文件作为医院的重要资源与指导文件，医院领导应该认识到其对于医院发展的重要性，提高机要文件管理意识，不定期进行机要文件管理工作考核，确保医院所有机要文件都及时、安全、有效传递。

（二）构建完善的医院机要文件管理制度

医院应该构建完善的机要文件管理制度，需要涉及到机要文件的各环节，包括接收、发放、传递、归档都应该涉及，首先，应该规定机要文件编号，根据文件接收单位、内容、时间编制好文件编号，方便文件的追踪、归档；其次，施行文件登记制度，要求文件的各环节传递都应该登记，确保文件不丢失，可查询追踪；另外明确职责到个人，包括机要文件接收、发放、传递、监督管理等人员都应该明确职责，督促机要管理相关人员做好管理、保密工作，确保工作及时、有效进行，同时也可以避免文件泄露后出现互相推脱责任的现象；还要包含机要文件管理工作考核制度，管理层定期、不定期检查机要人员工作状态、文件动态，确保机要文件安全，发现漏洞可以及时妥善处理，避免问题带来不利影响；最后，机要文件的安全管理相关系统需要定期更新、检查，确保安全。

（三）提高机要文件管理人员综合素质

医院管理层应该重视机要文件管理人员的管理与提升，在人员录用时就要进行全面考核，不仅要考核人员的业务能力，还应该注重职业道德考核，因为机要文件涉及到保密工作，招录人员必须具备较强的业务能力，高超的职业素养以及正确的人生观、价值观。定期进行人员培训工作，主要包括相关政策法律法规学习、技能提升培训、与时俱进的机要文件管理与安全防范措施培训等，以顺应医院机要文件管理工作的需求。加强人员监管与考核，因为机要文件管理关系到医院正常发展运行，所以医院领导层又必须对相关人员进行监管，包括其工作动态以及相关信息，比如说经济状态、生活困难等，都需要进行了解，及时为机要文件管理人员提供帮助或心理疏导，定期的考核工作，包括工作是否及时、有效、安全等，可以发现文件管理过程中的不足，并及时提出整改措施，不断提升文件管理人员的综合素质。

（四）构建长期有效的机要文件保密体系

随着新时代发展，保密体系的构建是当前医院机要文件管理的当务之急，首先，所有机要文件管理人员以及相关部门应该具备较强的保密意识，在涉及到机要文件时都应该做好保密工作，要求涉及到的相关人员签订保密协议。其次，文件的各渠道传播都应该做好保密措施，比如说电子文件传输从文件到途径都应该进行加密处理，必须加强网络安全信息管理工作，对医院机要文件涉及到的相关软件都要进行加密处理，机要文件管理部门的电脑不可以联网，定期进行杀毒处理，医院必须配备专业的网络工程师，不定期对各部门进行机要文件传输、储存等环节进行检查，避免不法分子入侵网络窃取信息。所有文件必须进行备份，避免文件丢失，所有使用的硬盘、U盘都要经过加密处理，以免遗失后信息被盗，如果发现文件泄露，及时做好预警工作，相关部门作出工作调整，尽量减少损失。

四、结束语

医院机要文件加强保密意识，提高机要文件管理水平，是顺应新形势医院发展的需求，也是保护国家利益以及医院利益的要求。我们要做好新时期的机要文件保密工作，完善机要文件管理制度建设，是确保机要文件保密安全的重要屏障。提高机要人员素质，增强职责意识，要有强烈的责任感，正确的人生观、价值观。要加强机要文件的保密工作，树立全员保密意识，提高思想觉悟，将保密意识落实到具体工作中去，对机要文件要严把关口，防止漏洞，建立保密工作长效机制，促进机要文件管理水平提高。

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