基于电子商务影响视角的图书馆电子管理研究

咸阳师范学院校网络与继续教育学院学生管理科 刘静

基于电子商务影响视角的图书馆电子管理研究

咸阳师范学院校网络与继续教育学院学生管理科 刘静

摘 要：随着信息技术的日新月异，电子商务作为经济贸易领域的一项新成果，得到了社会各界的广泛认可。与此同时，电子商务的经营管理方式也为图书馆电子管理工作提供了借鉴。在现今图书档案管理中，电子管理相较于传统的档案管理模式显现出独特的优势，推动着图书档案管理工作的开展，对档案的整理、保存以及归档等环节起着重要作用。目前，电子档案管理模式已被普遍运用于各个图书馆，有效地提高了图书管理工作者的工作效率，便于图书档案的保存与管理，在图书档案管理中有着重要意义。本文基于电子商务影响视角，主要对图书档案管理中电子管理的重要性进行探讨，并针对档案管理中存在的不足提出一些解决对策。

关键词：图书档案 电子管理 重要性

手工的档案管理模式已经无法适应时代的发展，图书档案的保管必须借助电子管理方式来降低管理难度，促使图书档案被充分利用，而电子商务经营模式恰好为图书馆电子管理提供了借鉴。电子管理档案指的是借助计算机软件，将具有保存意义的文件、图书资源、相关数据进行电子归档整理，以保证档案的完整性和高利用率。电子档案在我国图书管理中被充分利用，但是本身也存在一些管理方面的问题，例如管理者管理意识不强、管理手段有待优化。本文基于重要性研究，提出了一些改善措施。

1　 基于电子商务视角下的电子档案特点与利用方式

电子商务是指在因特网开放的网络环境下，基于浏览器/服务器应用方式，买卖双方不谋面地进行各种商贸活动，实现消费者的网上购物、商户之间的网上交易和在线电子支付，以及各种商务活动、交易活动、金融活动和相关的综合服务活动的一种新型商业运营模式。

电子档案管理与传统档案管理方式截然不同，前者是利用计算机工具，后者是进行手工管理，前者在图书馆管理过程中有效借鉴了电子商务经营模式，在工作效率以及图书利用率方面都形成优势。因此，电子档案有着独特的管理优势。电子档案具有非直读性、数字化管理、信息存储、以用户为服务中心等特点，极大地促进了图书管理模式的转变，为图书管理者与用户提供便捷，无须人与人之间面对面的进行图书借还交易。电子档案的特点还在于高查准率与高查全率。用户在进行图书查找时，可以在电脑上直接检索查阅，快速准确地找到需要的资料。

电子档案有三种使用途径，第一是直接利用，第二是通信运输，第三是提供拷贝服务。电子档案提供拷贝服务，并允许档案通信运输，有效扩宽了传统档案的运用渠道，大大提高了图书的利用率，也为使用者提供了使用上的便利。

（1）直接利用，指的是使用者可以运用图书馆的计算机直接查询档案，直接使用，不需要花费时间查找档案，且多位使用者可共享同一份档案的资源。（2）通信运输，指的是图书馆为用户提供网络运输平台，借助互联网的通信手段建立电子档案数据库，为档案需求者进行通信运输。用户不需要到图书馆就可以进入终端获取资源，极大地节省了使用成本、使用时间，也提高了图书馆的服务质量。（3）提供拷贝服务，指的是档案管理部门提供电子档案的平台，可允许使用者进行复制，档案的文件变成可以通用的格式方便用户直接使用档案信息。

2　 电子商务影响下图书档案电子管理的重要性分析

电子档案虽在实际的图书档案管理中有着显著的优势，但我国很多档案部门对其重要性认识不足，导致图书档案管理中存在很多问题。基于此，本文从电子商务影响视角出发，对电子管理在图书档案管理中的重要性进行深入分析，其重要性主要表现在以下几方面。

2.1 提高管理者的工作效率

电子管理档案能促进工作人员效率的提高。电子档案不同于人工管理档案，它如电子商务经营模式一样，在经营管理过程中省去了很多人工操作的部分，实现了对图书的自动整理、归档。通过电子管理档案，能快速地对图书进行整理归档，系统性更强，速度明显高于传统管理，是促进工作人员效率提高的有效途径。

2.2 方便管理者及时对文档进行查漏补缺

电子管理档案能对文件进行查漏补缺，利于档案的统一管理，这与电子商务经营模式下的库存清点及交易分析等十分类似，都是利用网络的统计与分析功能完成物品的查漏补缺。传统的管理档案方式由于大多采用纸质的归档，通常会出现文件资料不齐、遗漏文件多、纸质文件容易破损等问题。如果管理者要对文件进行查漏补缺，就必须将现有文件拆卷后重新装订。而图书档案本身数量繁多、种类复杂，图书管理员在重新拆卷整理时难度较大，管理的人力、物力将被大量耗费。加上纸质文档容易破损，在重装时一不小心将导致文件破损，管理者在整理时必须时刻注意。而电子档案在查漏补缺时，操作则简单得多，管理者可借助电脑，以机器替代人工对电子文档补漏查缺，将工作的重心转移到其他业务上，而不是将大量精力耗费在文档整理工作中。

2.3 有效完整地保存图书档案

借鉴与电子商务对互联网技术及相关设备的应用，计算机在图书档案管理中的运用创新了图书管理模式，有益于图书档案长久完整地保存。因为纸质的文件档案不方便长期保管，使用时间越长则损坏程度更大，甚至可能出现丢失的情况。用户在使用纸质档案时会直接接触，不够爱惜文档，从而造成不同程度的涂抹、损坏、丢失。而将文档存入电子计算机中，则避免了类似情况的发生，实现了图书档案永久性、完整性的保存。

2.4 有利于提高档案管理工作的服务水平

强化档案管理工作首要任务是提高档案管理的服务水平，这与电子商务企业的经营管理一样，以提升对顾客的服务水平为前提获取经济利益，创造品牌效益。电子管理方式在图书档案管理中的应用可以为用户提供方便快捷的档案查询、档案使用，很大程度上提升了服务质量，加强了用户对档案管理工作的满意度。由于电子档案有多种运用方式，复制、网络传输以及直接使用文档，都是通过电子化管理实现，从多方面满足用户对档案的使用需求，从而真正实现档案管理工作服务水平的提升。

3　 借鉴电子商务经营模式，提高图书馆档案电子管理水平

3.1 规范电子档案管理，确保电子档案的安全保存

电子商务企业为确保其经营效益的提升，必须要做好数据安全管理工作，图书档案电子管理亦是如此，管理者要使电子管理充分发挥其独特的优势，必须规范管理电子档案，先建立一个能保障档案安全的档案管理制度。因为，电子档案是利用信息技术，通过互联网实现与用户的对接，在安全上存在着一些担忧，尤其在是信息技术不断发展的网络时代，互联网系统面临着诸多挑战。例如网络黑客、网络病毒、网站攻击者等，一旦进入电子档案系统中，则可能带来不可挽回的损失。因此，档案管理部门应规范电子档案的管理，按照规定的程序进行文档的管理，对文档进行备份，并要建立强有力的网络防护系统，对计算机中的风险进行预防并及时处理，安排网络管理的专业人员维护档案管理系统。

3.2 规范电子档案的使用程序，避免档案泄露丢失

档案的管理难度在于档案不易保存，容易泄露或者丢失。管理者在进行电子档案管理时要考虑到档案可能出现的问题，提前对电子档案的使用过程进行严格的规范，以形成规范化的档案使用程序，减少档案信息的泄露与丢失。首先，电子档案的使用要获得部门档案负责人的许可，才能使用档案。其次，使用者要经过一定的认证，只有网络档案注册用户才能进入档案系统。管理者也要定时做好档案更新收集工作，做好电子档案的管理维护工作。

3.3 提高档案管理员工的专业素质

我国电子商务企业之所以取得今天的成就，改变了传统行业的市场垄断地位，其中一个关键因素就是人才的培养，一批既懂技术又懂经营的人才组织在一起创造了电子商务蒸蒸日上的发展前景。因此，图书馆档案电子管理模式也应培养一批无论从专业素质、工作技能或个人素质上都具有高水平的人才。档案部门应定期组织员工进行专门培训，提高管理者的工作能力。同时，管理人员应树立终身学习的意识，加强自我训练，注重对自身能力的提升，树立较强的电子档案保护观念，共同打造出高素质、高质量的图书档案管理团队。

4　 结语

总之，电子商务的成熟发展为我国图书馆档案电子管理提供了借鉴，其经营管理理念及模式都影响着图书馆档案电子管理的发展。因此，我们应重视电子档案的重要性，也应认识到电子档案管理中存在的不足，充分借鉴电子商务经营管理模式建立规范的管理制度，提高工作人员的服务水平，推动图书档案管理工作的有序开展。

参考文献

［1］苗李蒙，梁娟娟，惠存，张力.电子档案在档案管理中的重要性［J］.电子技术与软件工程，2014（09）.

［2］丁红，王竟之.加强电子图书档案管理的思考［J］.无线互联科技，2014（07）.

［3］刘敏.浅析电子计算机在档案管理中的应用及重要性研究［J］.现代商业，2009（14）.

中图分类号：F724.6

文献标识码：A

文章编号：2096-0298（2016）06（b）-060-02