浅析档案信息数字化面临的问题及解决对策

2016-07-12 15:17:15马凤波南阳医学高等专科学校
科学中国人 2016年15期
关键词:安全意识档案管理标准

马凤波南阳医学高等专科学校

浅析档案信息数字化面临的问题及解决对策

马凤波
南阳医学高等专科学校

摘要:随着电子信息技术的发展,档案信息数字化管理已经不再为人陌生。虽然档案信息数字化管理大大提高的办公效率,但是它也面临着安全隐患、规范混乱、人才缺失等亟待解决的问题。本文将针对这些问题,结合实践经验提出切实可行的解决对策。

关键词:档案管理;信息数字化;安全意识;标准

如今,电子办公已经成为主流,得益于信息化技术,大众工作效率得到提升,时间成本大大降低。就档案管理工作而言,原先繁重厚重的纸质文档变成的电脑中的计算机语言,不仅极大缩小了档案保存所需要的空间,更能随时随地进行快速移动、阅览,检索能力也大幅提高,为公众生活带来了极大的便利。

基于以上优势,数字档案馆、数字档案储藏室纷纷在各地建立而成,成为了一笔丰富的信息资源。但随及也出现了诸如安全、规范等方面的问题。如果因为这些问题,停止档案信息数字化管理的进程,显然不符合现今社会高速发展的需求。面对问题,我们应该认真分析问题成因及影响力,进而制定可行的解决方案。一下将分析档案信息数字化管理中的问题,进而阐述基本应对对策。

一、档案信息数字化管理亟待解决问题

(一)真实性存忧

在互联网火爆发展之初,常常流行着这样一则笑话——“你不知道和你在网络另一侧聊天的是一个人,还是一条狗”。这就是说网络与信息化过程中本身就有一定的真实性隐患问题。在0和1的世界中,没有实体的物体,一切接触到的信息其本质意义上都是0与1的虚拟构建。

在纸质档案中,我们能很容易找到修改的印记,也可以通过笔记、纸质上留有的一些污渍对其年代、人事性格等方面进行一个出判。而在数字档案前,我们面对冷冰冰的文字,信息判断只能来源于眼前的文字。随着PS等技术的发达,即使有人对档案内容进行了修改、伪造,也可能留不下任何线索、痕迹。这种虚拟性,对档案、材料的真实性、权威性发起了挑战。

(二)保密性与易丢失性

处于巨大数字空间里的信心内容,可以随时随地被人在不同地方获取与阅览。对于需要保密或限制阅览的一些秘密内容而言,网络可能是最不安全的地方。既然网络中可以发动“人肉搜索”,那么“人肉内容”便不是不可能的事情。另一方面,当人们将所有信息、决策、记录等存出在网络中,简化了归档存储的程序,但同时也加大了信息丢失的风险。面临电脑病毒、黑客、突发事件,数字化的文件会在一瞬间丢失,没有较高设置的电子设备且不能恢复这些材料,造成无形资源的巨大损失。

(三)标准化问题

在目前的档案信息数字化管理中,还面临着标准不统一的问题。由于各地方使用的软件不统一,造成对内容编辑的模式不尽相同。在跨机构或者转移信息时可能会出现原有内容与当前载体不相容,从而造成信息损坏或无法阅览、使用等问题。出现这样的情况,反而加大了办公成本,不利于信息高速公路的建立,对公众生活也会造成极大的不便。

(四)人才缺失

虽然档案信息数字化管理已经在个城市和基层普及,但是与此相适应的管理人才依旧存在巨大缺口。在实践中常常出现的问题是,工作人员只通晓基本操作,当遇到突发情况,出现需要紧急处理的问题时则是束手无策。在现实中,也既缺乏对档案信息数字化管理的培训课程,促使大部分工作人员对此也不甚了解。

二、档案信息数字化问题解决对策

事物发展都有其两面性,当出现问题时,不能片面的看待问题,需要通过其对问题的分析,从而建立更有效的解决机制。

(一)建立健全相关法律法规

目前,亟需相关部门完善关于档案信息数字化方面的相关法律法规。首先以法律的形式确定档案信息的神圣性和重要性,这对于保护数字档案的真实性、原始性具有重要作用。如此,不仅可以保障公民自觉维护电子信息档案的安全,还可以确保档案相关机构、相关部分有法可依。

据了解,在国外许多发达国家都具备完成健全的关于电子信息档案的法律法规。有学者统计,在法律在法律法规施行后,关于电子信息犯罪的数量大幅降低。

(二)储存管理机构内部要求管理流程

为了避免电子档案泄密、电子档案丢失这样的事件发生,对于储存管理机构要制定一系列科学、合理、严密的工作流程和标准,建立应急机制。这样的工作标准需要确定到每一个细节处,详细到电子文件形成日期、建档人、修改时间、修改人、整理人、鉴定人,备份人将所有工作责任到人。此外,还要进行分类、排列、保存方式。虽然这样的工作非常繁琐,但是一旦以流程化确定下来,既能提高办事效率,又可安全保护电子文档。

应急机制的建立则是相关机构必须建立的工作内容,应急机制应该不止一套,以免各类突发情况。

(三)提高各类软件兼容性,建立数字化标准

档案数字化管理包含了各个方面,软件发面的不断开发和整合也是其中最重要的方面。因平台不兼容造成的信息损失已经成为档案信息数字化管理中面临最重要的问题。档案数字化包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。各类平台的背后是不同的软件开发商,所以模式与算法不尽相同,这导致各信息数字化档案馆的应用也各有不同。只有采取积极措施,制定相关兼容或统一标准,对档案录入、目录、卷宗搜索、数据库结构、文件名称、长度、内容大小做详细规范,才能让其适应信息高速公路的发展。

(四)大力培养信息数字化人才

无论在任何领域人才的发掘与培养都是该领域发展壮大的重要关键。在档案信息数字化管理方面,更是亟需相关人才的培养与引进。一方面,我们要在高校中积极培养相关青年人才,鼓励他们毕业后到一线,特别是二、三线档案信息数字化发展不发达的城市、基层中奉献与锻炼。另一方面,我们要积极引进国外优秀人才,他们能够带着领先的技术与环球视野来到岗位中。

目前,信息化已经进入到社会的方方面面,面对档案信息数字化管理中所出现的问题,绝不能拒绝时代的潮流,因为问题而停滞不前。只有不断在实践中总结经验,积极思考,制定应对解决问题的办法才能完成建设信息高速公路的目标。

参考文献:

[1]陈文英.当前档案数字化存在的问题及对策[J]科技信息, 2007(1)

作者简介:马凤波(1962-),女,汉族,南阳市人,郑州航空工业管理学校档案管理专业毕业;职称:档案馆员;研究方向:档案收集、管理、利用。

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