国有企业资产管理文书和档案的收录、存储工作改进思路

杜洁

【摘 要】在国有企业不断的发展过程中，产生了大量的文书和档案资源，做好文书和档案的管理工作有利于充分发挥文书和档案的作用，为企业决策提供可靠的参考资料，但实际管理中，还存在许多不足，对企业的发展起到了阻碍作用，因此本文主要研究国有企业资产管理文书和档案的收录、存储工作的具体改进思路，希望可以为国有资产管理工作提供借鉴。

【关键词】档案；文书；存储工作；收录工作

一、前言

国有企业资产管理文书和档案的收录、存储工作存在管理制度不完善、管理人员工作不认真、管理工作方式不合理等问题，直接影响国有企业资产管理文书和档案工作，不但降低了管理工作效率，同时也不利于文书和档案的收录、存储工作质量和效率的提升，另外还阻碍了国有企业的发展，因此急需改进其管理工作。

二、国有企业资产管理文书和档案的收录工作的改进思路

1.分类收录

国有企业资产管理部门在收录文书和资产的过程中，应当根据文书和档案的类别进行分类收集，将固定资产和低值易耗品的收录工作分开进行，如对固定资产的处置、使用、保管、验收、采购、计划等工作产生的文书档案安排专门的人员进行收集，而低值易耗品的报废和维护等工作中产生的文书和档案则安排另外一个人进行收集，在收集完所有的资产文书和档案之后，再移交到录入人员的手中，这样就减少了文书和档案的分类的工作量，录入人员根据分类收集来的信息之间将信息录入到相关的设备中，从而提高了收录的工作效率。

2.加强与各部门的交流

国有企业资产的文书和档案是来自各个部门日常工作中产生的文件资料，为了有效的收录完整的文书和档案，就需要各个部门之间相互协作，及时的进行信息共享，避免因信息不完整对文书和档案的收录造成阻碍，给国有企业带来不必要的麻烦。相关的管理人员在必要的业务交流之外，还需要及时对各部门宣传文书和档案的重要性，并做好相应的业务指导工作，使各部门在生产文书和档案的时候能够加以重视，保证档案的齐全完整，从而为企业决策提供真实的依据。另外，在资产核算的时候相关工作人员也要认真负责，保证相关数据信息的准确性，提高收录工作的质量。

3.采用现代化信息技术进行收录工作

随着信息化时代的到来，国有企业资产管理工作也应到顺应信息化趋势，提高管理工作的信息化，在收录文书和档案的时候使用先进的技术设备，将各部门形成的电子文件，通过网络媒介传输到管理部门的收录设备中，这样就可以打破地域和时间的局限，即使是距离管理部门较远的单位形成的文书和档案也可以及时的收录，同时也给工作人员减轻了工作量，若是人工去收录将耗费大量的物力、人力、财力，而且工作的效率也较低，采用先进的技术设备，可以进行远程收录，这样就有助于提高工作效率。

三、国有企业资产管理文书和档案的存储工作的改进思路

1.存储环境应当选择优质的载体

国有企业资产的文书和档案在存储的过程中，应当选用优质的存储载体环境，目前存储国有企业资产文书和档案的载体主要是档案柜、光盘、磁盘、磁带等介质，存储载体的质量将对文书和档案的质量产生直接的影响，因此在选用存储载体的时候要选择性能好、质量高的载体，为文书和档案存储提供物质保障。同时还要注意存储环境的温湿度情况，温湿度的变化对文书和档案的存储也具有重要的影响，温湿度较高、较低都会降低文书和档案的使用寿命，因此在存储的环境中应当控制好室内的温湿度，可以使用空调机、恒湿机、恒温机等设备。以此来保证文书和档案的使用寿命。

2.加强存储的安全保障

由于国有企业资产信息自身要求具有较高的安全性，所以对存储的文书和档案进行管理的时候应当为信息提供安全保障，对信息的访问要加强控制，并对电子文件设置专门的访问密码，只有得到密码的人才可以利用信息，防止出现非法使用、非法访问的情况发生。还可以使用电子印章、数字证书等先进技术，对文书和档案的价值进行保障。另外，还可以建立相应的监控系统，使用网络通信技术，避免存储设备中受到计算机病毒、黑客攻击、恶意入侵等，降低国有企业资产信息泄漏的可能性，从而实现对文书和档案存储工作的有效管理。

3.提高管理人员的素质

在国有企业资产管理工作中，相關的管理人员具有重要重要作用，若工作人员对文书和档案的存储工作不了解、工作不认真、专业技能较低，将直接影响管理效率，同时也会对档案存储造成威胁。所以，在管理文书和档案的存储工作时，应当及时的对相关人员进行培训，提高其专业知识和技能，同时也要加强其思想道德教育，提高其思想觉悟，从自身出发对工作认真负责，为文书和档案的存储安全使用提供保障。

四、总结

综上所述，通过本文的研究，从中可以了解到国有企业资产管理文书和档案的收录、存储工作中应当及时的采取有效对策，改进工作中的不足，为管理工作效率的提高发挥积极作用，同时保障国有企业可以准确、及时的使用资产信息。

参考文献：

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