谈高校基建档案管理

赵洁

随着京津冀协同发展战略的不断深入贯彻，北京市多所高校已经或开始筹备老校区的改建、扩建工作，另外还有部分高校着手考虑新校区的建设以满足学校不断提高的教学要求。伴随着这项工作的逐渐深入，高校基建档案的重要性就日益凸显出来。基建项目作为一个载体，承载着一所学校的过去、现在，以及将来，见证着学校的发展变迁。高校的基建项目也有它的特点，就是多样性，不同的建筑有其不同的风格，满足不同的需求。当然，这些建筑也不会是一成不变的。近些年，随着中国国内对高等教育的不断认可，高校持续出现了扩招的情况，不仅是学生人数增多，随之而来的还有学校对于基础设施的增加。原有的教学楼、宿舍楼都面临着改建、扩建的现实。那么工程实施的依据是什么呢？自然是基建项目档案，基建档案记载着项目由立项开始到项目竣工及竣工决算这一系列的真实原始数据，也是记录着学校的发展变迁，是非常珍贵的历史资料，那么如何做好基建档案的管理就成为高校值得研究的一个重要课题。

一、高校基建档案管理工作的现状

（一）重视程度不够

高校基建管理往往出现重视项目主体设施的建设，而忽略了建设过程中及项目竣工后记载相关信息的档案管理。基建档案的重要性可能在短期内不容易体现，而在项目需要改扩建时，其重要性就显得尤为重要。有建设时的相关数据作为参考，才可以对结构主体进行改造。在项目维修维保时亦是如此。有可靠的数据资料作支撑，建筑才可以得到有有效修缮。

其次，不够重视还体现在基建档案归档质量低。正是对基建档案重视程度不够，导致档案的质量不高。例如，竣工图纸折叠不规范，缺页少页，竣工图与平时管理用的图纸混装，没有按建筑专业分类等等。这些问题的存在都导致日后管理者无法对项目有一个清晰的认识，无法对突发状况采取正确的应急处理办法。

（二）缺乏健全机制

基建项目档案管理机制的缺乏导致档案管理缺乏严谨性，有效的机制可以对管理工作产生一定的约束性，使其规范化。基建档案是从建设项目前期的立项阶段开始产生，再经过工程施工阶段，到最后的项目竣工、决算编制，可以说在每个环节都会产生大量的资料文件。但是现在很多高校存在一个普遍现象，就是每个阶段的文件都由各个分项的负责人保管，目的是方便个人使用。随着项目逐渐结束，资料不免就会丢失。而在建设项目的总体规划中又没有配置基建档案专职管理人员，且没有完善的规章制度制约，导致工程竣工后档案资料凌乱无序，丢失损坏严重，无法整理成一套有参考价值的档案资料。

（三）缺乏专业人才

档案管理专业人员应该负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作，使档案具有科学的使用性。而基建档案往往是由非专业人员负责管理，施工单位甚至是由施工工人兼任档案员，随着人员流动性的增加，兼职档案管理人员的岗位非常不稳定，以至于档案资料缺失严重。

档案管理非专业人员的问题较为突出。首先，非专业人员没有接受过系统、规范的教育培训，归档资料质量不高，可参考性及准确性难以把握。其次，人员流动性大，导致管理责任心较差，极易出现敷衍对待的情况。第三，非专业人员对建设项目各阶段的情况不了解，所归档的资料缺乏连续性，再加上不及时跟进项目，没有对资料进行选择筛选，造成基建档案缺乏关联性及系统性。

（四）管理手段落后

目前，很多高校基建档案还采用传统的管理手段及模式，分散、凌乱及缺乏系统性，且以纸质资料为主，不仅占用空间且不容易保管，使档案的参考价值、使用性能大打折扣。

二、高校基建档案管理的特征

（一）同步性

基建档案的同步性在项目的前期决策阶段就开始体现出来，档案伴随建设项目的发展同步存在。

（二）广泛性

由于基建档案涉及建设工程的整个周期，由多类部门多个环节共同产生，具有很强的广泛性。

（三）关联性

从项目的立项决策阶段开始，经过项目概算编制、施工图设计及审核、施工阶段到竣工阶段，期间还涉及与政府机构有关的土地审批、规划审批、消防设计审核、施工许可等多个环节。

（四）应用性

基建档案有广泛的应用性，主要体现在建设项目后期的改建扩建阶段。

三、高校基建档案管理工作的对策

（一）提高重视程度

对于高校基建档案管理重点在于要在思想上高度重视，学校中层及以上的领导要对基建档案管理给予广泛支持和提供有效保障，加强日常监督管理。要求基层管理人员按照建筑管理和档案管理“同步走”的方针，做到从项目立项决策开始就编制项目前期专项资料，其中包括项目的可行性论证，上级主管单位评审意见及立项批复，工程报建手续及相关资料。在项目进行中主动参与，将项目资料分类归档。例如，常规项目可以分为设计单位资料、监理单位资料、施工单位资料、消防资料、审计资料等。

在日常工作中，档案管理员还要注意各方往来信函的管理，信函可以作为日后资金支付的重要依据。在项目竣工后，还要尽快督促施工单位报送竣工图纸，督促四方单位在单位（子单位）工程质量竣工验收记录上签字盖章后，归档到项目竣工资料中。除此之外，档案管理员还要对项目决算资料，隐蔽工程验收记录等相关资料做收集及归档工作。

（二）完善管理机制

首先，学校相关单位应该组织学习档案管理的基础理论知识，以及国家对于基建档案的最新的指导方针政策，同时向其他兄弟单位学习好的经验，结合自己学校的特点编制基建档案管理机制。

其次，应该由学校主管业务校长牵头，组建一个由档案管理专业人员组成的小组，同时聘请相关专业的专家做督导，对学校的新建建设项目的档案做规范化管理。同时，应该对已经竣工的基建工程所归档的资料做详细的清查，对于分类不清楚的资料重新规范整理，对于缺失的资料尽最大的努力进行查找和补充。督导组还要对即将开工的工程进行督促，看基建档案管理人员是否已经及时跟进项目，是否已经开始了档案的分类整理及归档工作。

（三）加强专业人才培养

基建档案管理是一项持续时间长，涉及环节多，非常繁琐的一项工作。首先，要求档案管理员具备较高的专业水平以及细致的工作态度，同时还要求要有一定的政治敏锐性，对于国家关于档案管理的方针政策要及时熟练掌握。其次，档案管理人员还要具备与基础建设工程相关的专业知识，了解掌握建设工程的各个环节，积极地与工程施工单位、设计单位、监理单位及全过程造价控制单位沟通，明确施工过程中的相关事宜，明确施工流程，明确归档资料的分类。

学校还应定期举行专业人员的培训讲座，交流考察等活动，目的是为了提高档案管理人员的综合素质，加强档案管理的现代手段，促进基建档案资料的归档质量。学校应该把档案人员的培训工作作为一个工作常态来抓紧抓好。

（四）完善信息化数字化的管理

当今社会可以说是一个信息化高速发展的时代，各所高校也处于高等学校建设发展的转型期，基建档案不仅记录着学校发展变革的历史，也为未来的规划提供着重要的参考依据。随着基建档案重要性的不断凸显，其数字化信息化的需求也是迫在眉睫。

首先，完善档案数字化信息化管理体现在将纸质版资料转化为电子版资料。由于基建档案涉及多个环节，可以说其数量非常庞大。如果每次查询都翻阅纸质版资料，既浪费时间又不利于资料的保护。根据学校的实际情况，将普通不涉密档案按照要求分类整理，并对其进行信息化管理，将纸质资料转化为数字资料大大提高了档案的使用效率和查找准确率，并且对档案资料也提供了很好的保护。

其次，为完善档案查询系统，可以建立数字化平台，提供管理和查询服务。将多媒体资料、竣工图纸等进行数字化处理，将其转换成信息数据输入信息库，最终实现基建档案网络化查询，实现高校基建档案的现代化管理。

（作者单位为国际关系学院）