高职院校教学秘书管理现状分析及改善建议

卢宁

摘要：高职院校的教学秘书是学校教学管理工作中身不可或缺的管理人员，主要负责平日教學管理中的协调安排工作，是高职院校教学管理链中不可或缺的重要环节，发挥着极其重要的作用。当前，高职院校教学秘书队伍建设存在的问题，主要体现为：工作繁多任务重、压力大，岗位性质重要却得不到足够的重视，不能充分发挥主观能动性、缺乏自信心等。

关键词：高职院校教学秘书 发现问题 问题分析 改善建议

中图分类号：G471 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）04（a）-0078-02

高职院校中的教学秘书主要负责日常教学工作中的一些事宜，通常负责协助教学院长的日常教学管理工作；协助教学副院长处理各种教学工作；日程教学中的教师调课及停课；学生的考试成绩管理；每学期的教材征订工作；每学期各类考试安排事宜；每学期的教师工作量统计等；收齐并归档每学期的教师业务档案；统计每学期的教科研情况，做好期中、期末教学检查等工作，教学秘书属于普通教学管理人员。因此，一所学校教学管理人员素质的高低直接影响到一个学校的管理水平乃至社会影响度。在这种大的背景下，研究高职院校的教学秘书发展现状及改善建议是十分有必要的。

1.发现问题及分析

教学秘书是高职院校教学管理链中的一个重要环节，由于管理工作特别琐碎，所以绝大多数人认为教学秘书这个工作岗位对自身的素质要求并不是很高，只要有足够的细心和工作责任心就能够承担这份工作。但是现实情况并非如此，教学管理人员其实应该具备更高的工作能力和素质涵养，教学秘书不仅仅只是简单地管理日常教学工作，更重要的是处理人际关系，其实并不是每个人都能做好的。就目前现状来看，笔者对高职院校的教学秘书工作有以下几方面的分析。

1.1工作多、任务重、压力

教学秘书主要和学院教学副院长、全体老师、学校的教务处、人事处等职能部门以及全体学生打交道，很多教学方面的工作需要多方面的及时配合才能顺利完成，在日常的教学工作中，需要积极调动各种教学资源，做好学院领导、老师和学生之间的桥梁作用。教学秘书的工作量很大而且很琐碎，大多数时候都在按部就班地完成每项任务，很少对工作进行总结和反思，从而导致同样的问题会犯很多次错。比如学校下发的四六级监考任务，笔者会按照每个专业的人数比例进行监考人数分配。记得有一次监考，有一位专业老师给笔者打电话说家里临时有事不能监考了，专业主任说解决不了，让笔者给安排，其实笔者是解决不了的，但是如果笔者说不能解决老师会立马不高兴，以前的付出她会全忘了，没有办法笔者只能自己来监考了，一位老师这样行，如果有三位、四位这样的老师，笔者的工作会很困难，会安排不下去的。所以教学秘书的这个特殊岗位，工作压力是很大的。

1.2工作岗位很重要，但是却得不到重视

教学秘书是学校教务处等职能部门和学院主管教副学院长之间的一座桥梁，是处于教学管理工作第一线的工作人员，对日常教学管理工作的正常运行起着举足轻重的作用。高职院校教学秘书是学院领导的参谋和得力助手，由于教学管理人员在教学管理中的特殊地位，因此在一些教学管理工作的意见上，具有一定的参考价值和使用价值；教学秘书不仅是组织协调者，还是重要的传播者。笔者觉得一个学院缺少了教学秘书是万万不行的，然而如此重要的一个岗位，却得不到应该有的高度重视，很多人都会认为教学秘书不就是处理一些琐碎的小事吗？有什么了不起的，可是有这种想法的人真的是大错特错，他们不知道有一个又高又好的工作效率会达到事半功倍的效果。在大部分高职院校中，教学秘书都属于弱势群体，不管什么样的待遇，领导们首先想到的是老师，教学秘书每天都上班，每天为老师们服务但却得不到足够的重视，因此可能会失去对工作的热情。

1.3不能充分发挥积极主动性

目前高职院校的教学秘书队伍大部分都是本科毕业，也有一些专任教师兼任教学秘书的工作，由于专任老师需要上课，所以很多时候不能很好地平衡好两者之间的关系，因此教学秘书这个岗位经常出现换岗的情况，基本上三年一换岗教学秘书就会有变动。作为一名教学管理工作者，有时上级主管领导交代的任务，我们不能不做，很多时候很多人会认为这是教学秘书在故意刁难我们的老师和学生，这时候教学秘书就会被冤枉，这样就大大地削减了对工作的热情。所以大多时候即使发现了一些工作上的问题，但是也不愿意去解决这个问题，更不愿意得罪人，在日常教学管理中，很多工作都是教学秘书分外的工作，他们帮助老师10次，但是有一次没帮成功，老师们就会忘记以前帮助过他们的，时间一长，教学秘书就会失去对工作的热忱。

1.4缺乏总结和归纳能力，缺少参与教学管理研究课题的机会

在笔者身边就有这样的例子，领导让做什么就做什么，自己仿佛就是一个干活的机器人，没有自己的想法在里面。如果我们做完一件事之后及时总结，发现问题及时找出解决问题的方法，那么在以后的工作中会轻松自由，因为工作方法是很重要的。总结和归纳这种能力应该是教学秘书必备的优良品质。教学秘书整天都在处理日常性的小事，忙忙碌碌的，真的是没有时间和精力去做教科研。除此之外，更重要的一点是关于教学管理这方面的教科研课题很少。大部分关于教学管理研究的相关课题我们这些普通的教学管理工作者即使申报了也不会成功。教学秘书既然是管理岗位，就应该在行政职务上有所发展，但是实际上教学秘书想有所发展是非常困难的，发展空间非常小，几乎是为零的；想晋升也是很困难的，必须有相当强的实力和显著的科研成果，这往往要花费一个人相当大的时间和精力来从事科研课题研究。

2.未来发展方向及建议

2.1立足本职工作

360行，行行出状元。笔者个人觉得，做好自己的本职工作，热爱自己的工作岗位。首先应该明确该岗位的岗位要求；其次是熟练掌握和岗位相关的专业知识给和各种办公软件。笔者及同行们应该转变传统的工作观念，现在人们总是说创新，创新确实可以大大地提高工作效率，提高工作质量。

2.2热爱工作岗位

笔者觉得做任何工作都应该热爱自己的岗位，工作岗位不分高低贵贱，不应该以任何理由去怠慢自己的工作。工作岗位是展示人生价值的一个大舞台，也是自己为理想而奋斗的起点，只有热爱才能使工作干得有声有色。首先应该培养每个人的敬业精神，笔者还记得今年春节期间有个支付宝的小游戏，攒齐五福有奖品，其中有一个重要的福就是敬业福。总是说现在的年轻人没有老一辈工作者的敬业精神，这种精神真的是靠每个人的自觉性，从骨子里散发出来。踏踏实实做好每一步，如果你自认为敬业精神不够，那就趁年轻的时候强迫自己敬业——以认真负责的态度做任何事！经过一段时间后，敬业就会变成一种习惯。

2.3强化业务能力

教学秘书本着服务老师、服务学生为宗旨，在工作中应该多讲究奉献，而不是做一点小事就斤斤计较，不要一味地索取，应该机智多谋。这就要求教学秘书应该强化业务能力。首先应该有团结内外的能力，對于现代教学管理而言，一个目标的实现不可能单靠一个人的力量，所以必须要利用好各种资源，不断地学习和掌握管理知识。经常参加交流培训会，努力加强自己的业务管理能力，增加教学秘书之间的交流和沟通。现在教学秘书办公基本上都是运用计算机，所以熟练运用各种办公软件对于提高教学管理的质量是很有帮助的。教学秘书天天坚守在工作岗位上，经验交流的机会非常少，工作能力和自身素质得不到提升，就会对自己的工作失去热情，工作效率就会大打折扣。所以岗前培训、业务学习、经验交流等学习培训也是关键环节，特别是新手教学秘书到了新岗位时无从下手情况时而出现，所以定期组织学习进修是有必要的。由于缺少培训，教学秘书管理方面的知识普遍不足，严重缺乏分析问题、解决问题的能力，难以适应新时期高职院校教育发展的新要求。

2.4提高综合素质，顺利展开工作

提高工作者的工作素质，在各种行业职工都是非常重要的，随着社会的进步发展，教学秘书都是具有高等学历的人才，同时也大多是出自师范类院校的毕业生，具有高尚的教师职业道德与能力。笔者自己就是这样一个例子，应该充分认识到一所学校想长远发展，不仅仅在于教与学两个方面，同样教学管理工作也具有非常重要的作用。提高教学秘书自身的管理理念，应该培养教学秘书职业精神和职业道德、乐于奉献、爱岗敬业，同时我们应该发挥榜样作用，让所有人看见一名普通的教学管理人员同样可以做出非凡的成绩。

2.5办事公正，明确职责

教学秘书是一项繁琐的服务和管理性工作，只有明确自己应该干些什么，才会想办法去把它做好。比如每学期的期中教学检查，教务处的老师会检查每位老师的教学文件，出现的问题教学秘书应该及时准确地上报给教学副院长，而不是因为哪位老师和自己关系好，她在教学检查中出现的问题，就会替他保密，这样会害了这位老师的进步。应该明确自己的工作都有哪些，这样做起事来不会丢三落四。保证教学按计划正常运行，秩序稳定都是有帮助的。

综上所述，高职院校的教学秘书应该不断提高自己的工作能力，提升自己的业务素养。即使每天的工作是平凡、琐碎的，但是也是至关重要的。应该结合学校的实际情况，寻求解决对策，在工作上提供足够的发展空间，以便更好地发挥教学秘书在高职院校管理中的作用。