浅谈云计算技术在高校档案信息化建设中的应用

摘 要：信息时代促使高校档案信息化建设成为一项重要且艰巨的工作，做好高校档案信息化建设已经成为高校档案管理者目前的重要任务和目标。这样的背景下，管理者应该充分利用各种网络新技术，尤其是云计算技术来推动高校档案信息化建设进程，构建完善的高校档案资源信息化集成、加工、存储、利用等一系列工作的模式与途径。

关键词：云计算技术 虚拟技术 数据库 档案信息化

随着计算机网络技术、通讯技术的飞速发展，各种信息资源和数据已经充斥到人们日常工作生活的方方面面，人类已经进入到大数据时代，大量数据的存储、传输和使用均离不开云计算技术，随着这几年云计算技术的日渐成熟和迅猛发展使其在各个领域得到广泛应用。在信息时代背景下，许多高校的档案部门都在致力于档案信息化的建设工作。针对目前高校档案信息化主要是通过录入、图像、扫描、数据库转换等手段，将档案资料转换成计算机数字识别形式，形成与纸质档案原件存贮信息一致的数字化档案信息集合这一过程，考虑到云计算技术的众多优势和特点，我们考虑将云计算技术引入高校档案信息化建设工作中，期望对高校的档案信息化工作起到一定的推动作用。

一、云计算在高校档案信息化建设应用中的优势分析

云计算到底是什么？根據美国国家标准与技术研究院（NIST）定义：云计算是一种按使用量付费的模式，这种模式提供可用的、便捷的、按需的网络访问， 进入可配置的计算资源共享池（资源包括网络，服务器，存储，应用软件，服务），这些资源能够被快速提供，只需投入很少的管理工作，或与服务供应商进行很少的交互。根据定义可以云计算具有较高的可靠性、虚拟性、可扩展性、廉价性等特点，因此，将云计算应用于高校档案信息化建设中又会有哪些优势呢？

第一，云计算的虚拟化存储功能可有效解决高校档案信息化过程中产生的各类数字档案、电子档案的存储问题。随着高校的发展和档案信息化的不断推进，各类数字化档案的数量也在飞速增多，更多的存储空间将是高校档案管理者亟待解决的问题。而云计算平台的核心内容是由成千上万的服务器和计算机组成的集群，将为我们提供无可估量的数据存储空间。

第二，降低了高校档案信息化、数字化建设成本，节省了人力、财力、物力。一直以来，许多高校的档案经费投入严重不足，特别是在目前档案信息化的要求下，高校档案部门心有余而力不足，巧妇难为无米之炊，在这样的情况下，引入云计算，只需要投入一些必要的终端设备和接入设备，并不需要太高的配置，无需购置服务器，所有的数据的处理及存储都是由云端来提供，因此会使高校在档案信息化的基础设施建设中的节省一大笔钱。对于软件系统的日常维护与管理，也是由云服务商直接在云终端进行，这样既提高了维护效率，又节约了维护成本。 除此以外，在使用过程中操作简单，不像其他的档案管理软件系统那样需要系统培训，因此减轻了高校档案管理者的负担，不用花费更多的时间和经历去熟悉相关操作。

第三，通过云计算技术可实现档案信息资源共享，从而促进高校档案信息化建设中的数字化档案利用环节，提高了高校档案的利用效率。建设云计算平台，可以将分散在高校各个部门、角落的档案信息资源有机的整合与联系起来。利用网络传输技术、虚拟化技术可以轻松档案信息实现在学校范围内的相互传输与转换，有利于档案管理者进一步开发出更多的档案信息资源。利用云计算技术，可以将各类如文字、图片、视频、声音等不同形式的档案资源加以快速整合分类，从而加快高校档案信息化进程。云计算使高校档案信息有范围的共享变成现实，将最大化的为学校师生、部门、及企事业单位、个人提供更加快捷便利的档案信息查询服务。

第四，云计算的可靠性给高校档案信息化建设提供了有力保障。众所周知，档案信息的安全保密一直是档案管理者们非常重视的问题之一，特别是在档案信息化过程中，大量数字化的档案信息资源通过网络技术、计算机技术存储在服务器中，会存在中毒、恶意攻击、数据丢失等各种安全威胁。云计算技术将数据资源存储在云端，无论是日常维护还是软件更新、都是集中统一在云端进行，这样可有效防止病毒入侵，抵御外部攻击。

二、云计算在档案信息化建设中的问题

云计算技术虽然被应用到了多个领域，，并不是所有人都了解云计算，云计算也会为档案信息化的发展带来意想不到的后果，在使用和推广过程中都可能会存在这样或那样的问题。毕竟事物都有两面性，有利的一面会促进事物的发展进步，有害的一面同样会制约事物的发展。

1.档案信息资源的安全保密问题。高校档案资源中有些涉及到很多科研、行政等需要保密或者仅供校内使用的档案资料，云平台的建立，使得档案资源在很大范围和程度上得以共享，有可能会造成档案秘密的泄露或者个人隐私的泄露，从而造成学校和个人的损失。无节制的档案资源共享，会造成十分严重的后果，毕竟档案不同于其它信息资源。因此需要云服务商要对用户有明确具体的权限划分，对资源库的整合方式也要做到更加精确的划分，这对于云商来说有着很大的难度，因为高校档案信息资源不仅面向着校内，还为校外及社会服务。

2.云计算应用于档案信息化领域还处于理论研究阶段，没有多少成功的案例。毕竟云计算技术的推广和应用也就是近几年的事情，许多人还没有接触到它，市面上可供我们借鉴的优秀应用案例少之又少，大家都处于摸索和探讨阶段，具体应用到实践中的也是寥寥无几。

3.高校档案工作者不熟悉云计算技术，思想观念上不太接受。大多数高校档案工作者都不是科班学计算机与网络等相关技术的，他们大多文科出身，根本不了解云计算到底是什么？思想上不接受，也就无从谈起利用云计算技术来加强档案信息化工作。因此要为普及云计算的相关知识，让大家意识到云计算的优势和作用也是一项艰巨的任务。

4.目前还没有一个完善的“云”体系。所以首先要针对高校的档案工作的特点，建立完善相应的行业制度和标准，一个行业没有完善的标准和健全的制度，就没办法经受住时代的考验。其次要完善最基本的软硬件基础设施建设，没有软硬件作支撑，云计算就仅仅只是一个概念。最后要有第三方监管机制，从而保云计算档案服务应用平台的可靠性、安全性、保密性、稳定性。

三、结语

在计算机网络技术发展的今天，云计算的出现使数据资源得到了最大化的共享与传输，彻底改变了传统的资源存储、处理及共享模式，打破了信息孤岛的现象。形成了一个集信息资源收集、管理、使用、服务等一系列的体系。云计算的出现给各个行业领域都带来了新的活力，开辟了新的道路。在高校档案信息化建设中，无论是对档案的收集整理、处理存储、还是信息时代的个性化服务，都起着很重要创新意义。尽管在现阶段还存在着各种各样的困难和问题，但笔者相信在不远的将来，云计算将会为高校档案信息化建中广泛应用，这对促进高校的发展也具有着十分深远的作用。

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作者简介：杨思炜（1985—），女，汉族，籍贯：陕西户县，陕西中医药大学，档案室，职称：助理馆员 硕士研究生学历，研究方向：主要从事档案管理。