为“智慧档案”建设奠定坚实基础——南京市栖霞区国家级数字档案馆创建纪实

冯宗雷　刘宁（南京市栖霞区档案局，江苏南京，21100004466）



为“智慧档案”建设奠定坚实基础
——南京市栖霞区国家级数字档案馆创建纪实

冯宗雷刘宁
（南京市栖霞区档案局，江苏南京，21100004466）

近年来，南京市栖霞区数字档案馆建设工作秉承“为党委政府和广大民众提供高效、便捷的查档利用服务”的理念，着力构建覆盖人民群众的数字档案资源体系、方便人民群众的数字档案利用体系和确保安全保密的数字档案安全体系等“三大体系”，坚持服务经济社会发展、服务民生和谐稳定、服务基层职能转变，数字档案事业轰轰烈烈、蓬勃发展。

栖霞区数字档案馆率先通过全省第一家国家级数字档案馆测试，率先在全市启用远程查档终端，率先在全市成立声像档案管理中心、电子文献中心，率先在全市推进传统档案和电子档案双建设、双归档、双接收。栖霞区档案局馆以勇攀高峰的决心意志，勤勉向上的工作作风，高度负责的敬业精神，向区委区政府和栖霞人民交上了一份满意的答卷。

政府重视数字档案馆建设有保障

栖霞区区长办公会每年听取一次全区档案工作情况汇报，区政府分管副区长每季度调研一次区档案工作。2013年的区长办公会上，邢正军区长、万震副区长明确提出：“档案工作要‘高标准、再创新、再提高’；要用3年左右的时间，利用现代网络技术和信息技术，实现存量档案数字化、新生成档案电子化，为党委政府和普通民众提供高效、便捷的查档利用服务。”在全区的年度社会经济发展规划中，数字档案馆建设、档案数字化、电子文献中心建设、远程查档终端建设等档案信息化建设项目，均列入区人代会目标、全区率先基本实现现代化监测考核目标，同时与区政府主管领导签订目标责任书。区委、区政府将“智慧档案”纳入“智慧栖霞”建设总体规划和战略部署，对电子档案接收规范、数字档案馆建设、利用数字化信息技术为民服务等提出新的更高要求，并对人员编制和经费等各方面给予充分保障。

分步实施档案数字化建设初具规模

栖霞区数字档案馆建设起步早、发展快，档案信息化建设全市领先。2005年启动馆藏档案数字化工作；2006年开通栖霞区档案局官方网站并成立栖霞区声像档案管理中心；2007年下半年，在全市率先建设基于局域网的栖霞区数字档案馆和基于政务网的区数字档案综合管理平台，开始面向全区接收电子档案并归档；2013年和2014年对数字档案综合管理系统平台升级改造两次；2013年10月，建成南京市第一家区县级江苏省4A级数字档案馆；2014年，全面推进“全区电子档案和传统载体档案双建设、双归档”工作，率先启用远程查档终端，100%在线接收全区各立档单位电子档案进馆，强力推进馆藏档案数字化步伐，数字化率超过97%，优化升级数字档案综合管理系统各项功能，推进办公自动化流程，实现区政府智慧云平台向数字档案系统的公文自动归档和单点登录，升级改版栖霞档案门户网站，开通栖霞档案局（馆）微博和微信，12月10日，以高分通过南京市首家江苏省5A级数字档案馆建设验收。2015年11月10日，通过全国首家国家级数字档案馆测试。目前，栖霞区已建成分别面向局域网、政务网、互联网的符合江苏省《数字档案馆建设规程》要求的数字档案馆系统：涵盖“区档案馆—部门（街道）档案室”，可向基层站所（社区、村）档案室延伸的三级档案信息联动机制与交流通道。

立足建设硬件软件两轮驱动

近几年，栖霞区档案局馆针对档案信息化与数字档案馆建设的需求，先后投资300余万元，用于各项软硬件设施的再提档、再升级。进一步完善了数字档案馆机房和库房建设，配置了双机冗余热备服务器、核心数据库服务器、磁性载体专用库房、智能超低温消毒室、库房指纹门禁系统；先后升级配置防火墙、磁盘阵列、UPS、计算机、交换机等保障数字档案馆稳定运行的必要硬件设备；配置刻录机、扫描仪、专业数码摄像机、光盘检测仪、高拍仪、身份证识别仪等，满足档案数据采集、传输与安全检测的需求；升级改造数字档案管理系统，深度开发智能编研功能、统计功能、温湿度采集功能和CA认证功能，实现区政府智慧云平台向区数字档案综合管理系统的公文自动归档和单点登录。

目前栖霞区数字档案综合管理平台，可通过政务网实现馆室数据的实时交互、即时更新、定时备份、在线接收和资源共享。已完成馆藏纸质档案数字化率97%，涉及婚姻、独生子女、招工、建房等专题109个全宗的民生档案共448万页，2万多张照片和1万多条视频、音频档案数字化率100%，累计形成各类目录数据147万条，各类电子档案容量突破6TB。各立档单位形成的电子档案要求目录和电子原文全部挂入区数字档案管理系统，进行在线指导、在线管理和100%在线接收进馆。全区重大活动、重点工程，从项目启动伊始，便主动介入、加强指导，实现重大活动一落幕、重点工程一交付、拆迁拆违一结案，相关电子档案便能即时接收进馆。设有声像档案管理中心、电子文献中心和电子档案备份中心，变被动的档案接收为主动的资源获取。主动采集、深度挖掘全区包括照片档案、视频档案、图书文献资料、现行电子文件等在内的各类档案信息资源，架构涵盖整个行政区域的档案信息资源总库，为智慧档案建设奠定基石。

因势利导挖掘特色创品牌

栖霞区数字档案馆在建设过程中，始终紧跟国家、省、市档案信息化发展的总体建设要求和目标，积极融入栖霞区政府“智慧栖霞”的建设总布局。先后加入南京市档案资源共享平台；依托南京市政务网络环境实现封装数字档案的CA认证功能；依托全区门户网站改版契机打造局网站升级版；区档案局馆研发的远程查档终端依托区政府信息中心机房和铺设的网络专线，在无纸化办公和公文自动化进程中，深入开发系统功能，实现了电子文件从区政务系统到数字档案管理系统的在线流转、在线归档、在线审核和在线接收进馆。

栖霞区历史文化悠久，城市化步伐快，针对征地拆迁、道路改造、住房建设、历史遗迹风化加剧等现实情况，我们建立了声像档案管理中心、启动了城市记忆工程建设，对反映全区城市变迁、历史文化、道路改造的电子照片、视频等多媒体档案进行收集整理，建立专题数据库。积极服务经济发展，有的放矢地加强对全区各园区平台数字档案建设的指导，加强对重大项目、重点工程、重要活动电子档案的收集，以及多家单位视频档案和电子文件进馆，积极打造栖霞特色数字档案资源专题库。

以人为本科技助力促服务

“真没有想到这么快，我原以为要大半天时间才能找到的档案，你们几分钟就找到了。”这是来栖霞区档案馆查档的群众最常发出的感慨。从查档登记到目录检索、档案调阅、凭证出具，最后到满意度评价，在档案馆馆藏20多万卷（件）档案中检索出利用者所需的档案，整个过程仅需3分钟。年均窗口接待量突破1万人次，没有一次拖沓延误，查档服务满意率100%，是科技的力量助力栖霞档案利用服务愈发高效便捷。档案信息化工作中的“栖霞经验”在2014年2月27日召开的全市数字档案馆（室）建设工作现场推进会上被着重推荐。

自“十一五”起，栖霞区在全市率先开展数字档案馆建设。“十二五”以来，将档案信息化作为主攻方向，将“智慧档案”纳入“智慧栖霞”总体规划。目前，栖霞区档案局馆已成功升级改版栖霞档案门户网站，开放档案目录通过互联网自助查询，未开放档案通过政务网授权利用，通过网站同步更新发布档案工作动态和档案法律法规，开设网上展厅；开通了“栖霞档案”微博和“栖霞档案”微信公众号，多阵地、多视角宣传档案工作，截至目前，“栖霞档案”官方微博共发布511条信息，拥有粉丝513人，点击量约30万次。2014年8月5日，全市率先在区政府服务大厅开设远程查档终端，2015年8月又先后在马群街道白水芊城服务大厅和迈皋桥街道政务大厅铺设远程终端。栖霞区市民无需到区档案馆，凭有效证件即可在所设点远程查档终端上查阅与其相关的各类民生档案信息。同时，全区各立档单位可直接通过数字档案管理系统查阅利用档案。栖霞区数字档案馆紧跟社会发展潮流，聚焦移动互联网服务，2015年8月率先开设移动终端查档功能——“微信在线查档”，方便了查档者，实现了电子档案的远程、便捷、全时和共享利用。