知识管理：科技名人档案的认知、组织与揭示*

汪长明（上海交通大学钱学森研究中心，上海，200030）



知识管理：科技名人档案的认知、组织与揭示*

汪长明
（上海交通大学钱学森研究中心，上海，200030）

［摘要］作为人物档案的重要分支，科技名人档案基于科学元素这一独特属性，对其进行知识管理应紧密围绕其学术成长进行采集、建档、开发与研究。科技名人档案数据库建设应注重突出重点、显隐并重、科学分类、系统整理，从而更好地发挥其示范、激励、教育、镜古和鉴今功能，实现档案的科学化社会利用和价值实现。

［关键词］知识管理科技名人档案知识组织知识揭示数据库

［分类号］G271

科学技术是第一生产力，而科学家尤其是有着重要科学成就、学术地位和社会影响的科技名人则是“第一生产力”的“第一创造者”。档案作为科学家创造生产力、推动社会发展进步、进而创造历史的真实纪录，对于追溯科学家进行科学探索的艰辛历程，还原小至其个人人生历程，大至一个国家一个时代的科技史、发展史，都有着无可替代的重要作用。可以说，丰富多彩的档案是科学家科学成就、学术思想和精神品质的承载、传续和展示。由于档案的分散性、多元性、易流失性与易损性特征，做好科技名人档案的及时采集、科学组织和充分揭示，是有关单位（如档案局馆、科学家纪念馆、高校档案馆与校史馆、博物馆等）既迫在眉睫又非常重要的一项工作。

1　知识认知：科技名人档案的重要社会价值

所谓科技名人档案，是指反映科技名人成长经历、学术活动、科学成就、社会贡献，以及家庭与社会活动等各种具有保存、查考和利用价值的历史记录。科技名人是人类文明的创造者和传播者，而档案则记录着他们人生尤其是学术生命中闪亮的足迹、宝贵的瞬间和光辉的历程。这些档案呈现出科技名人学术思想演变的动态轨迹，也从一个侧面反映了国家科技的进步和社会的发展，既还原了历史的真实风貌，也映照着时代前行的步伐，是一个国家科技、经济、社会发展的见证，具有很高的社会利用价值。

1.1标本价值。科技名人档案是科学家学术生命的见证，是他们学术成长、职业成就的佐证。通过档案可以逐步还原并多角度揭示科技精英个体成长的独特经历和影响因素，探索科技人才成长的规律性因素；可以为国家的人才优先战略、科技政策制定和教育体制改革等提供有价值的现实借鉴和决策参考。

1.2激励价值。在我国，广大科技名人档案蕴含着他们求真务实、开拓创新、无私奉献、严谨笃学、献身科学的宝贵精神品质。通过开发那些典型科技工作者留存的档案资源，有利于激励后人引以为荣、追崇楷模的荣誉感，爱岗敬业、奋发有为的使命感和锐意进取、报效祖国的责任感；有利于在全社会营造尊重知识、尊重人才、尊重创造、尊重典型的良好社会氛围；有利于学术传统的承续和社会创新文化氛围的塑造，激励广大科技工作者为贯彻创新驱动战略贡献自己的力量，为建设创新型国家，进而实现中华民族伟大复兴的中国梦不懈奋斗。

1.3教育价值。科技名人档案是一座知识的富矿、文化的宝藏和人类科技文明的仓库，不仅成为一个国家科技发展的重要见证和珍贵纪录，而且通过不断开发与利用，还可以为社会提供源远流长的教育资源。他们的先进事迹是一部普及科学，进行科学精神和科学文化教育活的教科书，有着重要的参考和凭证作用。激活科技名人档案蕴藏的丰富生动的教育资源，将科学知识、求知精神和文化信仰教育和价值观培育等嵌入一个个科学家的鲜活事迹之中，有利于推进科学知识普及教育、科学精神弘扬传播和科技创新基础教育，同时也体现了国家和社会对科学和科学家的双重尊重，可以促进社会文化氛围的净化，更好地激励人才的培育和成长。

1.4镜像价值。科技名人往往是某一领域、某一学科的领军人物，在某一或某些科技领域做出了开创性的重大贡献。他们的人生历程、学术经历、科学成就等，成为这些领域和学科发展的重要标志，是一个时代的重要缩影和一个社会的珍贵镜像。开展科技名人档案史料整理与研究，可以梳理出这些学科与专业的科学技术发展脉络与演进轨迹，通过规律性探索更好地推动并服务于科学的传承与发展。

1.5史学价值。科技名人档案从不同侧面、不同视角折射、反映出某一历史阶段、某个国家或地区的生产发展（尤其是科技发展）、社会变迁与经济面貌，具有社会发展、文化变迁、科技文明意义上的史证价值。加强科技名人档案的开发利用，可以激活其中蕴含的丰富史学资源，以史鉴今，以史资治，以史辅政，更好地为当代社会发展服务。

2　知识组织：科技名人档案的多元属性

知识组织（Knowledge Organization）一词最早由美国著名图书馆学家布利斯（H. E. Bliss，1870～1955）于1929年提出。他在当年出版的《图书馆的知识组织》（Knowledge Organization in Libraries）和《知识组织和科学系统》（Knowledge Organization and Scientific Systems）两部著作中提出从文献分类学角度进行知识组织的思想。随后，这一概念引起了国内外学者的广泛研究兴趣。关于知识组织的概念，学者们主要从广义和狭义两方面进行定义：广义的知识组织是指对知识客体进行的诸如整理、加工、揭示、控制等一系列组织化过程及方法，即对事物的本质及事物间的关系进行揭示的有序结构，从而实现知识的“序化”。狭义的知识组织是指人们对包括显性知识和隐性知识在内的所有知识进行整序、加工、控制、揭示等一系列组织活动的过程。

科技名人档案是科学家在生平活动（包括教育活动、学术活动、社会活动等）中产生和留存的重要材料。与普通人物档案或其他类型的名人档案相比，科技名人档案具有多重属性特征。探索科技名人档案的形成机制、采集要求、编排规律等基本特征及其知识组织原则是开展建档、整理与研究的基本要求。

2.1学科领域：专业性。所谓科技名人，顾名思义，是指在某一或某些科学技术领域取得突出成就、为人类社会发展与文明进步做出重要贡献，具有重要社会影响力的科学家。对一般的档案工作者而言，所谓隔行如隔山，要收集科技名人生平活动尤其是学术研究领域与专业工作中形成的能够反映他们科学成就的大量档案文献资料，如果没有相应的专业知识背景，有关工作将很难正常、规范开展。与他们遗留的一般档案诸如生活用品、个人藏品、家庭生活照等非职业行为的档案相比，这部分档案最能反映其个人的科学成就、学术思想、精神品质，也最能反映其所处时代社会发展的程度和科技进步的水平。这些具有专业背景和重要历史价值的科技档案的整理，对档案人员提出了很高的专业要求和科学素养。

2.2载体形式：多样性。科技名人一生涉猎的学科领域广泛，科学成就卓著，活动范围广泛，社会知名度高，形成了丰富多彩的档案资料，几乎囊括了所有档案材料的载体形式。总体而言，可以分为生平事迹、各种活动、职业成就、社会评价和其它方面共五个大类，并根据其存在形态，按照片、文献、实物和音像进行二次归类，又可分为20个子类、近80个子项（见表1）。

2.3档案归属：政策性。在现代社会，名人档案因其稀缺性和蕴含的“名人效应”，具有很高的历史价值、文物价值和商品价值。与其他类型的名人档案不同，科技名人档案由于人物本身具有的体制隶属关系，已经构成国家档案的重要组成部分。可以说，开展科技名人档案的征集与建档，是国家档案管理行为的二次分解和再分配。当然，科技名人作为独立的人物个体，他们的档案也有相当一部分是属于其个人所有，是他们非职业行为的产物，如证书、奖状、聘书、笔记、日记、手稿、私人藏品、照片等。为此，作为档案征集人员，在日常工作中应坚持差异化原则：一方面，属于国家档案性质的，应严格按政策办事，理直气壮地征集入档；另一方面，属于个人档案的，应在尊重当事人意愿的基础上，通过宣传动员、情感投入、政策感召、物质偿换等手段，让他们最终自觉、自愿向有关机构移交个人档案，从而有利于形成完整的科技名人个人案卷体系。

2.4时间维度：长期性。统计与研究表明，在我国，知识分子的平均寿命比普通人群高8岁［1］。科技名人作为知识分子中的精英，由于一般从小即具备超乎常人的智力条件和教育背景，以及长期从事涉及国家科技、经济、军事领域发展战略的重要科研活动，相对而言，其档案的形成比一般人物档案要早，而档案的终止则比一般人物档案要晚，在起点和终点两个时间维度上的拓展决定了科技名人档案所具有的长期性特征，也决定了科技名人档案的丰富性和多元性。它不像某一个科研项目、某一批产品或某一项工程，在完成、结项后即将那些具有单一性特征的材料全部收集起来，直接进行整理归档即可。为此，科技名人档案的征集与建档是一项持久而繁杂的工作。

表1　科技名人档案的类别与形态

3　知识揭示：科技名人档案的规范化采集与立卷

知识揭示（KnowledgeRetrieval）是一个对知识进行采集、分析、整理、概括、归纳与描述，并最终促成并有利于新知识生成的体系化过程。在数字化时代，以知识树（或者说层次性知识图）为标志的知识揭示系统的建立是知识揭示的有效途径和必然要求。“它表达了为实现某一组织目标的所有相关组织知识间的因果关系或从属关系，”［2］具有形式对称、图形规范、信息连续、条目有序、逻辑清晰等特点，因而在档案编研领域得到广泛应用。

3.1全面采集，兼收并蓄，夯实立档资源基础。学术是科技名人职业生命的支点。学术成长资料最能反映科技名人的成长轨迹与职业成就，是探索其规律性因素的重要知识来源，应该成为科技名人档案采集与立卷的核心和主体。为此，应以科技名人成长经历为档案征集工作的主线，重点采集整理能够反映其求学历程、师承关系、学术成就、学术荣誉、学术成长中具有标志性意义事件的各种文献资料等，以及真实反映科技名人学术思想、学术理论、学术原则和工作方法论产生、形成、发展、演进过程的各种实物、图片和音像资料等。采集过程中，要始终围绕学术本位（Academy Orientation）原则，全面采集与学术成长相关的上述各类资料。对于那些存在学术争议、有待考证甚至来源不明的相关资料也要兼收并蓄，因为这是日后整理过程中进行知识挖掘、加工与揭示的重要的资源。

当然，应该承认，与其它档案门类相比，科技名人档案的征集工作难度要更大一些。首先，对档案采集单位而言，这类档案很难形成独立的建档体系，往往缺少强有力的归档制度可循，具有随机性、随意性。其次，档案采集主体与科技名人对档案的归属权存在认知差异。很多科技名人认为，档案是他们科技成就的见证，凝聚了他们毕生的心血和智慧，其所有权应属个人，是否捐赠即转移或转让所有权应属于他们的个人意愿；而在档案采集单位看来，科技名人档案很多是其在公务活动中形成的、反映他们科研经历和学术研究成果的职务作品，其使用权、归属权应归单位所有。最后，科技名人由于社会交往面广时长，其档案的分布往往比较分散。尤其是工作单位变迁或单位建制调整，导致很多档案灭失或流失。另外，有些档案，例如科技名人写给他人的信件，由于名人效应与隐私保护的心理作用，很多收信对象不愿配合征集工作，而且很多书信去向不明，缺少真实可信的信息源。

3.2显隐并重，双管齐下，全面开发资源储备。作为知识管理对象的知识形态，根据能否清晰表述和有效转移，可以把知识分为显性知识（Explicit Knowledge）和隐性知识（Tacit Knowledge）。与社会公众能够直接接触、感知的显性知识相比，隐性知识则是人们通过经验产生的感性认识，尚未用社会逻辑工具语义明确表达和文献化的知识。它是人类非语言智力活动的成果，与特定的情景紧密相联系。隐性知识依托于特定情境而存在，是对特定任务和情境的整体把握，是一种高度个人化的知识，很难规范化也不易传递给他人，主要隐含于个人经验之中，同时也涉及个人信念、信仰、世界观、价值体系等因素，往往难以被发现，也难以得到明确的阐释。根据能否向显性知识转化以及转化的程度，可以把隐性知识分为“应然性知识”（必然要转化为显性知识的隐性知识）、“或然性知识”（既可能显性化也可能不显性化的隐性知识）、“否然性知识”（不能显性化的隐性知识）三种。可见，隐性知识与显性知识具有相对性，在一定条件下隐性知识可以转化为显性知识。“具有隐性知识的经验丰富者难以准确、客观地将隐性知识转化为显性知识，以及维持知识质量”；但“为了知识共享必须把隐性知识转化为显性知识。”［3］

如果说那些已故科技名人遗留下来的各种实体档案是一种显性知识，那么，对那些依然健在、年事已高的老科学家而言，如果他们的思维比较清晰，表达尚且流畅，那些储存在他们头脑中的记忆则是一种宝贵的隐性知识。例如，某科技名人取得某一重大专利的基础是什么？他构建的某一原创性理论或提出的某一重要学术思想的理论渊源在哪里？这些知识往往存在于科学家本人的潜意识之中，从其学术著作或科研论文等实体文献中往往难以发现，必须通过口述采访进行抢救性开发和利用，不断“加强隐性知识的记录与收集，加强非正式文件、外部信息的收集，从而将档案收集工作拓展为知识积累活动。”［4］为此，采集人员访谈前要充分挖掘科技名人个人档案、学术档案中的细节，上好口述采访前的“预备课”，做到有备而来、有备无患，以便于积极引导口述对象回忆其科学成就、学术思想、理论观点产生的原因和背景。实际上，口述采访本身就是一个知识挖掘和新知识形成的过程，从中可以挖掘科学发现和技术创新的渊源。只有将隐性知识放在与显性知识同等重要的地位，双管齐下开展知识采集与挖掘工作，后面的建档立卷工作才能圆满完成，某一科技名人的卷宗才是完备的。

3.3科学分类，对号入座，完善档案立卷规范。如前所述，科技名人档案林林总总，不但数量众多，而且种类繁多，如何按照档案编目的基本要求进行科学分类，使每一件档案都能“对号入座”找到属于自己的“案卷坐标”，是做好立卷工作的前提。为此，应把握好三个基本原则：

（1）重要性原则（Materiali-tyPrinciple），即根据档案本身的价值确定其重要性（判别要素包括历史价值、信息量、完整度、视觉效果、质地等），做到主次分明、轻重有别。

（2）层次性原则（Hierarchy Principle），即根据档案在知识体系中的位次和层级，建立各类档案所属层级目录。一般至少应包括“人物类别”（比较通行的做法是按照科技名人从事的主要学科领域进行分类）——“人物名称”——“档案类别”——“档案名称”四级目录体系。关于档案类别的划分和确立，有学者认为，为更好地研究科技名人的成长历程，探索人才成长的本质规律，可以采用形式和内容两方面的混合属性以对所有档案进行资料类型的划分（以其学术成长资料为中心展开）。为此，可将科技名人的学术成长资料分为对科技名人进行口述访谈的整理资料、传记、证书、证章、信件、手稿、著作、报道、同行学术评价、音像等10大类（子目录），其他资料依其与这10类资料的相关性对号入座进行归档，从而以利于全部档案的归档、检索和利用［5］。

（3）易识别原则（Legibility Principle），即依据档案本身的主要属性，建立档案与案卷归属之间的准确对应关系，并在充分考证基础上建立包括案卷号、类别、目录、题名、索引、文摘、简要描述、时间、来源、价值等档案核心元素在内的完整的描述文本，最终形成层次分明、定位明晰的档案网络体系，既有利于检索，又有利于提取、利用和研究。

3.4系统整理，立卷建库，有效揭示档案信息。在前期充分采集基础上进行知识库的数字化构建是档案知识管理的关键和最终目标，是组织外知识（External Knowledge in Organizations）向组织内知识（Internal Knowledge in Organizations）流转的载体和进行体系化处理（systemization）的内在要求。首先，知识库构建可以将各种资料按照档案处理的内在要求和逻辑原则进行有序化存储，确保文件来源的真实性、可靠性，档案信息的完整性、丰富性，以及档案利用的便捷性、科学性，从而确保档案的保存价值得到充分实现，档案的历史价值得到合理呈现，档案的利用价值得到有效发挥；其次，知识库可以从高度（人物的历史定位）、深度（人物的学术成就）、广度（人物的社会地位）、效度（人物的公共认知）等方面全方位拓展知识的外延和多维度揭示知识的内涵；最后，基于数字化处理的数据库有利于文件的即时上传和分享，扩大知识扩散的范围，加快知识的传播和共享，这既可以提高知识的利用率，也有利于对知识进行深度开发并实现知识的价值化即知识价值链（value chain）的延伸。在前数字化时代，因为技术手段的局限性和表现形式的单一性，使得传统数据库对知识的揭示程度非常有限，只是通过排列、分类、标引的方式，实现资源的有序化管理，从而达到定向检索与应用的目的。但这种事倍功半的建档模式使得档案的社会利用率非常低。可以说，数字化数据库（Digital Database）的出现使得档案的利用率出现几何级数的增值，极大地提高了档案的开发、利用、研究价值。以此为基础，通过搜索引擎、超文本、专家系统、元数据、数据挖掘、知识发现数据库和推送（Push）技术、人工智能等知识组织技术［6］，实现科技名人档案知识揭示的展开和知识管理体系的最终形成。

*本文系国家社科基金重点项目“钱学森手稿整理与研究”（1955-2009）（立项号：13ADJ004）阶段性研究成果。

参考文献

［1］驳知识分子短命论：平均寿命比普通人高8岁［N］.北京晨报，2005-11-24.引自人民网：http：//edu.people.com.cn/ BIG5/1053/3885649.html.

［2］潘淑春，褚叶平，盛玲玉，朱跃华，刘升平.农业科学数据平台古籍知识揭示系统设计与实现［J］.农业网络信息，2008（3）：50.

［3］万涛.隐性知识转化为显性知识的评价判断规则研究［J］.管理评论，2015（7）：66，74.

［4］吕瑞花，俞以勤，韩露，王晓山，韩晶.科技名人档案知识管理实践研究——以老科学家学术成长资料管理为例［J］.情报理论与实践，2011（6）：96.

［5］吕瑞花，韩晶晶，韩露.基于元数据的科技名人档案编目［J］.科技导报，2013 （14）：65.

［6］付昕.知识组织研究之聚类分析［J］.现代情报，2006（12）：27.

汪长明，上海交通大学钱学森研究中心馆员，硕士，《钱学森研究》副主编，主要从事钱学森研究。

The Cognition，Organization and Revealing of Science and Technology Luminary Archives in the Perspective of Knowledge Management

Wang Changming
（Qian Xuesen Research Centre of Shanghai Jiao Tong University，Shanghai，200030）

Abstract：Knowledge management of archives for science and technology luminaries，an important branch of luminary archives，should focus on their academic growth including file collection，establishment，development and research. In the process of the foundation of the archives database of science and technology luminaries，the following principles should be observed due to their scientific elements：emphasizing key points，paying attention to both explicit knowledge and tacit knowledge，categorizing scientifically and reorganized systematically. In this way，the function of demonstration，stimulation，education and reference of archives of science and technology luminaries can be realized to achieve the goal of scientific socialization and valuation realization.

Keywords：Knowledge Management；Archives for Science and Technology Luminaries；Knowl⁃edge Organization；Knowledge Revealing；Database

［作者简介］