办公自动化在文书档案管理的应用探究

王晶

摘 要：随着现代化技术的进步与发展，文书档案管理逐步实现办公自动化。在文书档案的管理工作中应用办公自动化，不仅可促使档案管理的工作效率提高，还可以达到档案文件与文字信息间的交流、共享目的，进而大幅度地提高文件传输的安全性、速度性。与此同时，办公自动化应用于文书档案管理中，一定程度的降低文件保密性，且极大提高档案管理者的综合素质要求。因此，在顺应新时代要求下的文书档案办公自动化管理，需采取积极且有效的措施以处理存在于文书档案管理中的问题，从而提升文书档案管理质量。

关键词：办公自动化；文书档案管理；应用措施

档案管理工作中的主要任务应属文书档案管理，其主要工作内容是客观性地反映领导决策、研究开发、基本建设及问题处理等各方面。随着我国改革开放的深入推进与国内市场经济的快速发展，文书档案管理亦随之步入一个崭新的发展阶段。文书档案办公自动化管理旨在借助电子计算机等现代化办公技术与设备，对文书档案的信息实现准确化、迅速化的处理，以提高管理工作的效率[1]。办公自动化应用于文书档案中可发挥其关键作用，但与此同时，其也会显露出自身的弊端，因此，在新时期发展的过渡期中，档案馆需要加快更新与建设管理的硬件设备，结合具体应对措施以提高文书档案保密程度，以确保文书档案在管理时可展开健康高效的工作。本文通过简要分析办公自动化应用于文书档案管理中的现状，提出其相应的应用措施，以促进文书档案管理质量提高。

1 办公自动化在文书档案管理中的现状

（一）电子文书保密性较低

相比于纸质文书，电子文书变通性较好，无固定形式的约束，易于变化，因此，该类特点使电子文书的安全性低，易于被他人篡改，且修改后无痕迹遗留。同时，电子文书亦没有特定字迹，其字体、字号等较为同意修改，且电子文书不同于纸质文书需予以盖章或签字。电子文书的诸多特性均促使其自身保密性受到威胁，人们难以根据文书上的字迹、印章等特点判定文书是否属于原件，故其造成电子文书无法明确其原始性。以上表述的问题在一定程度上均给网络电子文书的保密性带来严峻考验，并促使文书保密性降低。

（二）文书档案管理者自身综合素质要求高

电子文书、电子档案的管理与归档属于一项结合技术与专业的工作，因此，其在一定程度长决定档案管理者需具备较高的综合素质要求。具体来说，档案管理者除了需要具备高层次的文化知识素养，数据通讯技术、计算机技术亦是其不可或缺的，需熟练的掌握并应用。此外，档案管理者还需要了解传统的档案管理理论、原则以及技术、方法，有助于提高其业务素质水平与专业技能水平，从而提高文书档案的实际管理质量[2]。但从目前的现状看来，许多企业的文书档案管理层岗位的相应综合人才比较缺乏，他们在传统档案管理的理论、原则及技术、方法上比较片面，未精确掌握计算机技术，无法完全满足工作要求。

2 办公自动化在文书档案管理的应用策略

文书档案的管理工作中引进办公自动化技术后，亦是开启文书档案管理的新格局。与此同时，办公自动化应用于文书档案管理的缺陷也随之而来，针对其存在的问题，如何提高办公自动化在文书档案管理中的应用效率，本文提出如下几点的应用策略。

（一）积极建设硬件，以改善硬件环境

文书档案办公自动化的管理不可缺少互联网、电子计算机及其他种类的数字化设备的帮助，因此，提高文书档案办公自动化管理质量的关键在于积极的建设硬件设备，其可发挥决定性作用[3]。只有加强建设档案管理的硬件设备，促进文档管理硬件环境得以改善，文书档案管理者才可更加积极的投入工作中，主动参与现代化技术的学习，提高管理水平，进而有助于文档管理技术的手段与设备实现现代化，促使档案管理质量得以提升。

（二）加强系统自动化内外网合理布局

有效隔离办公自动化内外网是提高网络安全性的最有效、主要方法之一。具体而言，隔离可分为两层：第一层重在通过路由器以过滤被屏蔽的IP与服务地址，然后有选择性的适当允许某些地址进入文档办公自动化网络区域；第二层则是借助防火墙进行隔离防护[4]。通常来说，防火墙在网络中多数具备认证机制，基于整体角度来看，防火墙普遍具备以下几种主要功能：①检测、告警有关网络攻击；②记录经过防火墙的活动、信息内容；③封堵被禁业务；④管理进出网络的访问行为。通过上述的方法，其不仅可增强文书档案信息保密性作用，还有助于提高管理的实效性。

（三）档案管理者实现现代结合专业化

档案管理者现代化是指保证文书档案办公自动化管理得到重要保障[5]。长期使用传统的文书档案管理模式导致目前档案管理者的现代技术水平低下，或多属于技术文盲，许多现代化档案管理设备并未得到良好应用，所以距离实现办公自动化的文书档案管理的道路越走越远。因此，在现代化科学技术迅猛发展的形势下，档案管理者应需具备时代精神，增强忧患意识，看清时代发展形式。首先，企业加大投入档案管理工作人员力度，改善管理硬件设施，确保工作者熟练操作各类设备应用，以提高业务水平。其次，加强管理者培训，建立教育机制，制定奖惩制度，按工作质量考核业绩，以促进提升管理者专业素养。最后，加强各大企业内部合作，扩大档案管理影响力度。此外，需重视兄弟企业间联系，积极引导管理者吸取他人档案管理成功经验，再结合实际情况，借助现代网络通讯技术等手段，提升档案管理者的业务能力。

（四）提高电子档案管理安全性

提高电子档案管理的保密性及安全性可通过以下方面实现：①可应用微缩技术手段将字迹不清、携带手迹、覆盖印章的文书档案转化为网络电子文件，使其具图像性质，从而避免篡改文书信息，确保文书内容原貌与原始性。此外，该方法亦可以有效缩小文档储存空间，有利于文书达到长期保存留档目的。②借助专业化软件，对电子文书进行加密保存处理。③通过应用验证码与备份措施，以防止出现文件丢失或失真事件；同时还可以将需长期保留的文书转化为微缩品或纸质文书。④应用路由器、防火墙的等工具对办公自动化内外网采取隔离措施，以促使文档保密性增强。

3 结语

时代的发展必然驱使文书档案管理朝高效化前进，其管理质量的高低与文档资料可否完整保留具直接联系。同时，企、事业单位的档案管理质量在新时期的衡量标准主要取决于文书档案管理是否全面科学化。因此，在网络信息技术迅速发展下的新局面下，有关部门应注重与加强文档管理工作，加强培养档案管理专业人才，提高档案管理者自身综合素质，实现各部门间的多合作、多交流，以达到标准化、规范化及安全化的文书档案办公自动化管理目的。

此外，积极建设管理硬件，改善硬件环境，加强系统内外网合理布局，提高档案管理安全性，是档案管理部门需积极投入的工作，以此来强化、提高我国的文书档案管理质量，实现健康化、正规化的文档管理工作发展，从而有助于社会实现良好的经济效益，并提供强有力的保障。

参考文献

[1]王宇飞，徐秀英，高志国，等.办公自动化在文书档案管理的应用研究[J].科技创新导报，2014，31（12）：191.

[2]莫莉莉.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江史志，2015，29（11）：108.

[3]王立群.办公自动化在施工企业文书档案管理中的应用[J].中华民居，2014，17（24）：412-413.

[4]褚海燕，贾树行.办公自动化在文书档案管理中的应用浅析[J].商业经济，2013，26（15）：35-36.

[5]李娜.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技资讯，2014，12（14）：138.