浅论如何搞好财务档案管理

吴金凤

摘 要：加强财务档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，各单位都要高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，更好地为社会主义市场经济服务。本文对如何搞好财务档案管理进行了探讨。

关键词：财务；档案管理；措施

财务档案管理工作是一项系统化、长期性的工作，由于檔案数据的特殊性，导致了档案管理的特殊性。现阶段的档案管理，只是信息化管理的初步探究阶段，期间也出现了安全性等令人堪忧的问题。因此，我们必须积极地寻找更多更有效的档案管理方式，为企业的发展及决策提供数据支持，更好体现财务档案管理的价值。

1 有效实施财务档案管理的重要性

首先，随着时代发展，信息也在不断地完善，信息资源则是信息时代最宝贵的财富，而财务档案反映的是一个企事业的单位的经济信息，它可谓是一个企事业单位的重要信息，对于企事业单位的发展有着举足轻重的作用，因为如果顺利有效地进行财务档案的管理，会为企事业单位的财务和经济奠定良好的基础。所以，有效地进行财务档案的管理对企事业单位的发展有着重大的意义。

其次，从财务档案管理角度讲，企事业单位相关的一些高层决策所需要的依据是财务档案提供的，企事业单位的一些经济开销及重大的经济活动，都会在财务档案中体现出来的。财务档案会真实有效地将单位的财务信息分析、整合、归类地反映出来，甚至可以将以往的经营状况反馈出来，它反映的财务信息对于企事业单位的管理层作为经营决策，不但具有非常大的借鉴意义，还具有更重要的参考依据。

最后，作为企事业单位制定预算的基础，可以说根据财务档案更合适。无论企业单位，还是事业单位，它的开源节流都与财务档案的有效管理息息相关，只有进行有效的财务管理，企事业单位才能获取良好的经济效益。无论企事业单位的大小，这个单位平时的收入和支出以及单位的重大的经常活动和支出都会体现在账务档案上。所以说无论对于企事业单位的优化升级，还是单位的管理改善，有效地进行财务管理都非常有利。

2 搞好财务档案管理的措施

1、制定统一的财务档案管理标准

目前还没有统一的财务档案管理标准，导致财务档案管理工作难以顺利开展。要提高管理水平，就必须制定统一的财务档案管理标准，引进信息化管理手段，统一管理方法和管理设备。这样才能够最大限度的促进财务档案管理工作的有效进行，才能够为财务档案的调取工作提供方便。而要统一管理标准，需要国家制定相关的规范，各个单位要根据规范制定符合自身实际情况的管理标准，并且要依照标准开展管理工作。同时，还需要采用信息化管理技术，取缔纸质的财务档案，统一采用计算机管理的方式。这样才能够实现财务档案管理的统一。

2、不断加强财务档案信息化管理的软硬件建设

要为档案部门添置必要的设备和相应的管理软件等，建立财务档案信息网，使用户足不出户，就能进行档案咨询查阅、利用，实现真正意义上的信息化服务。另外，财务在选择财务电算化软件时，最好是选择带有档案管理辅助功能的软件，而且要完善财务电算化环境下财务档案管理的各项规章制度。如核算和管理的系统数据和文件资料必须由各经办人定期负责实行双备份存储，并分室保管，以免系统出错时能及时修复数据，确保财务电算化工作的正常、顺利进行。

3、努力做好财务档案工作的规范化管理

档案工作规范化、标准化是做好档案管理的重要中间环节，在搞好软硬件建设的同时，做好文书处理和及时归档则是实现财务档案工作规范化、标准化的重要基础工作，因此，要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化的指导思想。单位财务部门在会计核算过程中，要按照统一的规范格式，健全各类凭证、账簿的记录和保管要求，并严格遵守合理、科学的财务凭证传递程序，保证财务档案的及时、完整和规范。如整理装订除了要及时，还必须各负其责：一是为了防止财务凭证散乱和遗失，一般要求财务部门指定的财务凭证管理人员，按照当月记账凭证的数量，定期整理并装订成册，并做到整齐美观；二是财务账簿由记账人员负责整理并装订；财务报告由经办财务负责整理并装订；备查类及其他各类需归档的资料由各相关经办人负责整理并装订，装订成册后再交由财务处负责财务档案管理的管理员统一整理归档。对于已由财务部门交由档案部门保管的财务档案，任何人都无权私自拆封和抽换，如果确需拆封，则应保持原卷宗的封装，而且应由单位档案部门会同财务部门原经办人员共同拆封并整理后存档，以分清责任；对于暂时保管在财务部门的财务档案，如果确需拆封，则需报财务部门负责人同意并在其指定人员的监督下办理拆封整理归档等手续。

4、严格规范财务档案的借阅程序

财务档案是重要的经济档案，不能视同一般档案来管理。财务档案管理人员应健全并严格办理财务档案查阅、借阅和复印登记手续。借阅人应切实负责所借档案的安全，不得损坏、涂改、拆卷。在借阅和归还时，必须严格履行登记手续，并当面点交清楚。归还时，保管人必须检查案卷有否损坏、遗缺，并在登记簿上签收注销。如果是本单位有权属的因正当理由需要查阅的财务档案，则需财务部门负责人同意并办理相关手续后方可查阅；如果是外单位需要查阅财务档案，则需要提交外单位的正式介绍信，而且经财务部门负责人同意并办理相关手续后方可查阅。财务档案不得外借，如确有需要，必须经单位负责人同意，并办妥相关手续后才能复印。

5、加强对财务档案管理工作人员的培训

企业应该定期组织财务档案管理的工作人员开展多种技能培训，全面提高他们的专业技能、管理水平、职业道德修养和综合素质，让他们能掌握财务档案管理的各项专业技能，并用定期考试的方式对培训成果进行考核和检验，只有合格者才能上岗。同时，将培训考核的成绩纳入绩效考核，提高工作人员的学习动力。

总之，各个单位必须从管理设施和管理人员的建设入手，在遵守国家统一管理标准的前提下，开展财务档案管理工作。这样才能够保证财务档案管理工作的顺利进行，促进财务档案管理工作的规范化。

参考文献

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