浅析如何做好档案管理工作

张海霞

摘 要：人事档案在人的一生中扮演着十分重要的角色。它是记载人生轨迹的重要依据。本文从人事档案的特点、重要性、人事档案管理中存在的问题及建议等几方面来论述如何做好人事档案管理工作。

关键词：企业；人事档案；管理

1 人事档案的概念及特点

人事档案是人事管理活动中形成的，关于个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处分等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。员工出国出境、计算工龄、工作流动、晋升职务、转正定级、职称申报、办理各种社会保险等都需要使用个人档案。其主要特点有：

1、全面性

人事档案收存员工的履历、考核材料、入党入团、奖励、处分、任免、工资、职称评审、继续教育等各方面的文件材料。它是员工个人信息的储存库，全面反映了员工全貌。

2、真实性

这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务和有用参考。

3、机密性

人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等。因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

2 目前人事档案管理工作中存在的问题

1、思想上不够重视

由于人事档案管理工作是一项内部性、保密性很强的工作，平时工作不引人注目、默默无闻，许多一线员工甚至不清楚人事档案管理工作是怎么回事。企业领导人事档案概念淡化，思想上重视不够。一是因为客观上人才流动越来越频繁，人事档案中反映一个人的工作能力、工作业绩、培训方面的材料很少，对企业选才、识才用处不大。二是因为人事档案中个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历层出不穷，而失真的信息导致人事部门无法正确评估职工。因此领导在招聘、录用人员时不注重调档、查阅档案，久而久之也忽视了企业内部的人事档案管理工作，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要业务，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行。领导的不够重视也直接影响到人事档案管理人员思想上重视不够，平时的管理工作也是敷衍了事，只要力求不出差错即可。

2、硬件设施不到位

缺乏专门的人事档案室，部分企业人事档案和文书档案、技术档案一起存放，甚至混淆存放，部分企业直接把人事档案存放在行政、人事办公室，安全、保密措施不到位。档案柜、档案盒以及各种人事档案管理设备陈旧，很难满足人事管理日常工作要求。

3、管理手段落后

传统的人事档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，往往出现人、档不在同一个城市的现象。人力资源管理部门要想查阅一个人的档案，就要去别的单位或另一个城市去查阅，给人力资源管理部门带来很大不便，造成大量时间和人力的浪费，降低了工作效率。

3 人事档案管理改革的措施

1、改革创新，拓宽人事档案内容，增强实用性

在人事档案内容上要丰富，载人档案的个人材料一定要避免千人一面，避免含蓄的说辞，应该是清晰、准确的，甚至应该是生动的。比如：加入员工个人的品质和能力方面情况，个人的道德品质、专业技能、智力情况、工作能力、兴趣爱好和业绩表现等都是企业特别重视的，要作为人事档案的重要内容。还有个人的情商是个人融入集体的基础，是团结共事的基础，是比智力和技能更重要的，企业领导对此更加重视。能否坚持原则，能否顾全大局，能否牺牲个人利益而保证企业和集体利益，能否忍辱负重，能否和同事很好的沟通交流，都要求作为人事档案的重要内容。在人事档案内容的附件中还可以把员工各种申请、总结、书面讲话等记入档案。在人事档案内容上尽量使用数据的方法，而不是定性描述的方法对人进行记载，以避免因为主管领导的看法不同而导致对员工的偏见。例如：可以将员工的考勤记录包括打卡机的记录和员工请销假情况记入档案作为员工是否遵守纪律，是否守时的依据；可以将员工在财务部的借款还款时间记入档 案作为员工是否诚信的依据；可以将员工调动和个人服从情况记人档案作为个人是否服从工作需要的依据。

2、完善人事档案管理规章制度

建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，规范人事档案管理流程，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，保证档案管理规范有序。对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求，将侧重点放在反映干部员工工作能力、工作业绩等档案材料上；档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都要严格要求，拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料，确保归档材料规范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的协调机制，加强与相关部门的沟通，采取“重点收集与普通收集相结合”、“集中收集和经常性收集相结合”、“上门收集”等方式，及时追补和不断补充新的资料，力争档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。

对于员工入职的基本信息以及工作经验的真实性，人事部门一定要进行核对。可以采用电话访问的方式，也可以查询相关的社保记录或者离职手续等等。对于在职员工的档案资料，管理人员一定要及时记录归档保存，并定期进行核对，对于不真实的，可以通过询问本人或者周边同事等方式尽可能补全。

3、健全管理体制，增强规范性

一是认真做好人事档案的收集、整理、鉴别、分类和装订工作。目前，员工人事档案仍以纸质档案为主，各单位应按照收集归档的有关规定，及时全面地收集归档各类材料，在收集过程中要强调材料的完整性，对收集的材料要进行认真细致的鉴别，审查每份材料的真实性和保存价值，对档案材料进行明确分类，力求使每份档案分类准确，材料齐全，目录 清楚，层次分明。二是要认真做好人事档案的利用 和转递工作，人事部门应建立各种类别的档案名册，严格执行转递手续，真正使员工人事档案管理工作达到制度化、标准化、规范化和科学化。

4、改善技术手段，增强时代感

一是建立人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理。利用计算机，扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资 料，使员工档案数据化、信息化、在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行无纸化操作。同时，档案的数据系统建成后，不仅能够全面反映员工的基本情况，工作履历等固定信息，而且可以纪录员工工资、职级、学历、岗位变动等动态信息，一旦员工基本情况发生变化时，可以随时准确地将最新信息录入微机，保证员工信息的时效性，真实性和准确性。二是人事档案网络化管理。要建立员工人事档案局域网，在安全保密的基础上，通过局域网之间的相互联结，实现人事档案的网络化管理，保证各级领导根据不同的工作需要，随时调阅所需档案资料，从而提高信息利用的效率。综上所述，只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革，信用业绩档案的建立必将人事档案焕发出新的生机和活力，必将使企业发展中诸多问题不攻自破，迎刃而解，必将为企业的效益发展提供强有力的人力保障。endprint