医院后勤档案管理的重要性及工作优化路径

夏京艳

摘 要：后勤档案管理不仅是医院档案管理工作的重要组成部分，而且对医院后勤工作的提高乃至医院整体发展都有重要的意义。基于此，本文通过介绍医院后勤档案管理的重要性，对当前医院后勤档案管理工作面临的问题进行分析，讨论有效提高医院后勤档案管理工作的可行办法。

关键词：医院；后勤档案；管理

1 医院后勤档案管理的重要性

医院后勤管理主要包括医院建设、装修、绿化等建设类管理工作，水电气、食堂、各类设备运行等常规类管理工作，以及外包业务管理工作等内容。建立后勤档案体系主要从这三个方面进行，其中建设类后勤档案对医院可持续发展具有重要意义，常规类后勤档案对医院的正常运行尤为重要，外包业务类后勤档案为医院优化资源配置、发展各类活动都提供了基本条件。

1.1 建设类后勤档案管理对医院可持续发展的重要性

随着社会各界对健康、医疗的重视，医院要适应时代的发展，必须要抓住机会、稳健前行，不断提高医院自身的竞争力，实现医院的可持续发展。医院在进行不断建设的过程中，需要参考之前的各种建设资料，为医院的整体规划、建设设计提供依据。但是由于医院在建设、装修、设计的过程中档案资料繁杂，工作阶段性强、人员流动性大，相关资料的收集和整理都较为困难。因此在进行后勤档案管理过程中，要按照制定好的档案收集、汇总、保存等程序进行整理，对医院建设过程中的各种信息进行档案化处理，进而形成完整的档案资料。

1.2 常规类后勤档案管理对医院日常运行的重要性

常规类后勤档案包括医院日常水、电、气的供应，食堂等基础设施的维护、医院整体清洁等保证医院正常运行的各项工作资料。随着医院规模的不断扩大，各项日常工作完成情况的汇总和检查就成为医院运行管理的重要内容之一。常规类后勤档案管理是对各项日常工作内容、完成程度、后期检查等内容进行记录、汇总、整理和定期公布，为医院的日常运行提供详细准确的参考数据，帮助医院日常工作的稳定、高效运行；同时，常规类后勤档案管理通过为各项日常工作提供更为准确的数据参数，进一步提高了医院的服务水平，有助于医院快速、健康的发展。

1.3 外包类后勤档案管理对医院发展的重要性

随着医院建设的发展，其规模进一步扩大，为实现医院资源的科学配置和有效整合，多数医院会将一些后勤工作进行外包，以减轻医院后勤的工作压力，但外包业务本身存在一些风险和管理难度。外包类后勤档案管理工作包括对进行外包的后勤工作进行总结和整理，对外包情况进行汇总和分析，对外包文件进行保存和管理等，通过对相关信息档案的整理，为规避外包风险提供资料依据。在信息化程度不断提高的现代社会，有效的后勤档案管理工作能够更好地促进医院的发展。

2 目前医院后勤档案管理工作现状与问题

2.1 管理人员专业素质较低

医院后勤档案管理工作系统性建立和发展的时间较短，相关管理人员并没有接受过系统、专业的教育。从整体来看，医院后勤档案管理工作负责人员对资料收集、信息汇总、档案整理等档案管理工作并不熟悉。另外，新型办公设备如计算机技术的应用、电子档案的建立等应用于档案管理工作后，需要工作人员具备熟练的计算机操作能力，但是这种具备档案管理工作经验和计算机操作能力的相关人员极为缺乏，加之管理制度制定不完善、执行不彻底、档案工作不到位等因素的影响，十分不利于档案管理工作的正常高效运行。

2.2 工作人员价值取向出现偏差

由于长期以来部分医院对后勤档案管理工作的不重视，相关工作并未严格按照规定程序执行，而相关工作人员也习惯了按部就班的日常工作，对创新管理办法、严格完成规定工作、执行改革措施等存在抵触心理。另外，部分工作人员在工作中并未认识到后勤档案及其管理工作的重要性，也认识不到工作的价值和意义，对日常工作的内容敷衍了事，工作态度消极，这并不利于医院的进一步发展。

2.3 后勤档案管理体系不完善

部分医院的后勤档案管理工作尚未形成科学、完善的体系：没有统一有效的归档标准、缺少档案整理的固定程序、档案资料缺乏科学一致的格式等。在实际操作过程中，相关工作人员受自身经验影响，对相关规范不够重视或认识不到规范的意义，造成档案资料缺乏规范性，为后期资料查找造成困难。

3 优化医院后勤档案管理的路径分析

3.1 用规范化、标准化来要求档案管理工作

要保证后勤档案的准确性、完整性和系统性，必须要加强档案管理工作的规范化和标准化。首先，要调动医院相关工作人员的积极性，从资料收集、汇总、整理、建档、归档等档案管理的各个环节入手，制定相关标准；其次，对档案管理的各个环节进行联系，保证档案内容与档案管理的同步性，保证档案资料的完整性和准确性，提高档案管理工作的整体性。

3.2 配置专业的后勤档案管理人员

合格的后勤档案管理人员，既要了解和熟悉各项后勤工作，又要熟悉资料收集、档案整理等档案管理工作，同时还要具备计算机等现代化档案管理办公设备的操作能力。配置专业档案管理人员可以两个方面进行：一是加强现有工作人员的专业培训，提高其专业能力；二是大胆任用新人，为档案管理部门注入新鲜血液。进行专业培训，要针对现有工作人员的实际情况，制定培训内容，设置考核项目，提高相关人员的参与积极性；加入新员工后，将新员工与老员工汇编，相互影响、共同学习，促进后勤档案管理工作的提高。

3.3 加强医院文化建设工作

文化建设是提高医院工作人员的归属感，加强医院凝聚力，推进医院思想教育的有效途径。和谐的医院文化，有利于调动医院工作人员的工作热情，改善医院人文环境，陶冶情操。加强医院文化建设，首先要制定符合医院实际和发展情况的医院文化，将医院环境、工作性质与医院文化相互融合，创设一个轻松和谐的工作环境；其次，要加强文化建设和宣传，让医院文化影响到医院内的每一个人，提高医院工作人员对医院文化的认可度，从而增强其对医院的归属感；再次，通过加强医院内各类基础设施建设，如设置图书预览室、学习广角等，为工作人员提供休闲娱乐和学习交流的场所，增进医院与员工之间的感情交流。

3.4 加强后勤档案管理工作的检查与监督力度

建立完善的后勤档案管理体系，对管理工作的各环节、工作项目制定相关制度，并设置专门的监督和检查部门（或人员）；通过定期汇总工作情况，对工作过程中出现的问题进行总结和分析，及时调整不利于管理工作进行的制度，同时借鉴其他行业相关部门或同行业其他部门的相关工作经验。

3.5 完善后勤档案管理及交接制度

医院后勤档案的大部分都需要长时间保存，完善后勤档案管理工作的交接制度，对保证后勤档案的完整性和全面性具有重要意义。医院后勤档案管理涉及到医院各种建设、日常运行的方方面面，完善的后勤档案管理，妥善保存的相关档案信息，都是日后医院可持续发展的重要资料。通过明确各岗位的管理职责，制定确定的奖惩制度，确保后勤档案管理工作的真实准确，进而为档案交接工作的顺利进行提供条件。

参考文献

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