也谈基础档案室如何促进馆室结合的实现

井波

所谓馆室结合是指档案馆与档案室在业务建设上实现有机结合，其目的是使档案馆与档案室的业务建设相衔接，为日后机关档案室的档案进馆打下好的基础，避免档案进馆时的一些重复劳动，下面就基层档案室如何促进馆室结合问题谈点粗浅的认识，不当之处请指正。

1 提高认识，摆正位置

1、馆室结合是推动档案工作整体发展的需要

长期以来文书处理部门、档案室、档案馆作为档案形成和管理的三个部门缺乏必要的协调，档案重复劳动现象较为普遍，并且制约了档案整体水平的提高。首先文书工作阶段，也就是形成档案阶段就存在有“先天不足”，形成的归档文件材料质量不高；其次文书工作与档案工作既交叉，又脱节，特别是在文书归档文件整理这一关键环节上缺乏有力的协调和控制，文件材料收集不齐全，整理不规范。档案室的基础工作不能为档案馆充分利用。这些不协调成为档案工作发展中不可忽视的问题，这证明要想推动档案工作整体发展必须实现馆室结合。

2、从档案馆与档案室所处地位看必须实行馆室结合

档案馆和档案室是同处于一个档案管理系统之内的两个内在因素。从文件生命周期论的角度看，二者是同一生命周期内两个阶段。从现行文件到历史档案是一个延续统一前后衔接的完整过程，可分为四个阶段：一是文件制作产生阶段；二是文件现行阶段；三是文件归档暂时保存阶段，也就是现行机关档案阶段；四是文件保存于档案馆阶段。在这四个阶段间的运动是紧密相连不可分割的。因此不难看出档案馆、档案室之间既有相对独立性，又是紧密相连互相影响的。可以说是档案管理这根链条上的两个不同环节。这也充分说明搞好档案馆的业务建设就必须先做好档案室的业务建设。做到馆、室业务衔接，实现应进馆的档案及检索工具在档案室阶段就提前接轨，所以从档案馆和档案室所处不同地位看就必须实行馆室结合。

3、从档案室的业务工作是档案馆业务建设的基础角度看也必须实行馆室结合。

档案馆的业务建设是建立在档案室业务建设的基础之上的。如归档文件质量的高低，馆藏档案的丰实程度，档案检索工具的建立等基础均来自档案室的业务建设。

第一、内容丰实，结构合理的馆藏主要来自基层档案室。档案室是馆藏来源的主渠道，只有做到档案室的室藏丰富、结构合理，才能进而达到馆藏的内容丰富、结构合理。否则去谈馆藏丰富就是无本之木、无源之水。如果基层档案室能把一切有利用价值的各种门类，各种载体的文件材料齐全完整地及时归档，会给档案馆丰富馆藏打下坚定的基础，否则就会使丰富馆藏处于被动地位。

第二、高质量的馆藏基础也在档案室。档案室归档文件质量的高低，直接影响着馆藏档案整理质量的高低。要想提高馆藏档案整理质量，首先基层档案室就必须在提高归档文件整理质量上狠下功夫。

2 扎实工作，打牢基础

实践证明档案馆室之间业务建设的经验、步调、标准、做法的高度统一是实现馆室结合的重要保证，所以基层档案室在归档工作中就应该从制定归档范围、保管期限表、组件、装订、分类、排列、加盖归档章、编目到装盒都严格按进馆标准去做。具体要抓好三点：

1、配合好县档案局（馆）组织的一年一度的集中归档文件整理工作。文书归档文件整理是文书工作和档案工作的临界点，是推行文档一体，馆室结合的关键环节。几年来，县档案局（馆）加大了文书归档文件整理监督指导力度，每年第一季度末县级机关、企事业单位文档人员分期分批到档案局（馆）集中归档文件整理，从文件的收集、组件、装订、分类、排列、加盖归档章、编目到装盒都由档案局（馆）业务人员指导把关，以此保证了归档文件整理质量达到进馆标准。在此工作中，各机关、企事业单位文书处理部门和基层档案室要努力做到以下三点：一是要提高认识，端正态度。要做到既要热情高涨，又要有超前意识。即在集中归档文件整理前两周之内把本单位应归档的各门类文件材料收集齐全，并严格按国家标准组件、装订、分类、排列，便于县档案局（馆）业务人员及时审定。二是按时参加集中归档文件整理，做到不迟到、不早退、出满勤、干满点，确保在县档案局（馆）规定的时间内完成归档文件整理。三是要按县档案局（馆）的要求，严把归档文件整理质量关，不明白的问题及时请教档案局（馆）业务指导人员，确保归档文件整理质量达到进馆标准。

2、编制检索工具，达到进馆标准，为将来进馆打好基础。

基层档案室在平日工作中，要逐步完善检索体系。要编制出质量高的归档文件目录、专题目录、全宗介绍等检索工具。在编制工作中要及时请教档案局（馆）的业务人员，确保编制各类检索工具质量达到进档案馆的要求。所编检索工具要一式四套，其中两套随档案一起进馆。

3、编研资料达到进馆标准，为将来进馆打好基础。

基层档案室在平日工作中，要根据档案局（馆）的要求和标准，积极开展档案的编研工作。必须编写的有：《组织机构沿革》《大事记》等，还要努力编写出本单位的志书，将来同档案一并进馆。在编写工作中要做到严格标准，一丝不苟。确保编研材料经得历史的检验，为县档案馆编研全县的《组织机构沿革》《大事记》《党史》《县志》等大型志书打下坚定的基础。