浅谈电子会计档案的实施和应用

摘 要：会计档案是会计基础工作的重要内容，是会计活动的产物，是记录和反映经济活动的重要史料和证据。以往会计档案都是以纸质形式归档，然而随着企业经营规模的发展，纸质会计档案的数量和范围不断增加，需要投入大量的人力和物力处理档案工作，严重耗费了社会资源。本文通过借鉴最新《會计档案管理办法》，尝试探讨如何实施会计档案电子化归档，以及对企业管理提升带来的影响。

关键词：电子会计档案；实施；应用

为规范和提高会计档案的现代化管理水平，财政部、国家档案局于2015年12月发布了新的《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号） （以下简称：新办法），首次肯定了电子会计档案的法律效力，会计档案的获得、归档、保管均可以通过电子化形式管理。本文通过引用新办法中电子化档案内容，对比目前会计档案管理现状，分析电子会计档案在企业落地实施方案，以及对企业管理产生的影响。

一、目前会计档案现状。

1）归档工作不能实时处理，一般在财务年度工作结束后立卷和归档。

2）档案查询受保管地点的限制，无法随时、随地查询。

3）归档范围扩大、保管期限延长等因素，造成企业保管成本不断增加。

4）重复打印装订系统内账务信息和表单，增加了企业办公成本。

5）各级档案机构自行归档，集团公司无法直接监管档案管理情况。

二、电子会计档案系统的搭建

电子会计档案系统应以新办法中电子归档的七点要求为前提，以财务信息系统为基础，与各业务系统搭建数据接口，确保档案的真实、完整、可用、安全，具备数据收集、整理、查询、分析等功能。

（一）实施前提条件。

1）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；2）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；3）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；4）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；5）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；6）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；7）电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。

（二）初始架构设置。

收集和整理各级档案部门的单位名称、财务系统标准化编码、档案内容、用户等基础信息，然后对照档案系统和财务信息系统编码关系，分配用户组数据和功能权限。同时，在系统中初始维护档案保管期限、保密级别等内容。

（三）标准化信息导入。

将各类档案的封皮、启用页、目录等表格样式导入系统，归档单位、日期、册数、页数等基础信息由系统自动生成，同时通过电子签名方式完成归档审批。

（四）档案内容设置

1）会计记账凭证。记账凭证自动从财务信息系统中电子化存档。根据系统融合情况，开发与ERP等生产集成系统、集中报销系统、合同系统接口，将系统内表单自动与记账凭证形成关联，保证电子档案数据完整性。

2）会计账簿。为规范会计账簿存档标准，电子会计档案应当实行顶层设计，采用通配符方式配置标准的账簿打印格式。

3）财务报告。通过维护财务报告性质，系统自动筛选需要打印的报表，自动生成报表目录，对于没有数据的空表在报表目录备注栏自动标注“空表”，不参与报表页数的排序。

4）档案数据的准确性。通过系统设置归档检查功能，保证电子会计档案与财务信息系统中实际数据相一致，避免数据修改和重复存档等问题，其中会计凭证必须在记账后存档，会计账簿在次年财务决算后存档，会计报表在关闭上一会计期间后存档。

5）档案数据的完整性。开发数据检查功能，通过提取财务信息系统中记账凭证、账簿、报告数据源信息，分析应存档数据量，然后与已存档信息进行比较，生成档案工作报告，统计和分析归档进度。

6）档案查询。完善数据权限设置，电子档案移交后，同时终止在财务信息系统中相关数据的查询权限，必须通过提交查阅申请，经过系统内审批后查询，保证了档案工作的保密性要求。

三、电子会计档案系统的应用。

通过应用会计档案电子化归档，一方面降低了企业成本，另一方面提升了企业管理水平。

1）节约成本。会计档案电子化后将节省大量的办公用纸和办公设备消耗，减少了成本费用负担，特别是帮助财务人员从琐碎的档案管理工作中抽离出来，集中精力处理会计核算和财务管理工作，减少人力资源成本的浪费。

2）查询便捷。从会计记账凭证到原始凭证，再到会计账簿，最后到财务报告，将整个财务核算过程进行融合处理，对原有分散化的档案信息进行再加工处理，建立数据库信息结构，所需信息可以直接读取。同时，打破查档地域限制，通过“互联网+”方式实时查询信息。

3）数据集成。按照财务管理的发展方向，财务共享和核算集中是未来财务工作的必然趋势，但是现有集中核算存在核算要素无法提取，原始凭证传递困难，系统信息无法整合等因素的制约。通过借助电子会计档案系统的数据集成功能，可以实现自动提取核算信息，原始凭证通过系统接口或影像扫描与凭证进行关联，实现会计核算集中处理。

4）管理分析。在全球经济复苏缓慢的背景下，财务部门必须转变角色，由决策执行者向决策支撑者转变。通过借助电子会计档案系统的数据集成功能，从各个生产系统中直接提取各项经营活动的基础数据，然后进行整合，形成“大数据”分析建模体系，从业务源头发现增加企业价值的渠道，更好地为企业提供切实可行的发展建议。

5）财务监管。会计档案电子化具有流程化、系统化、规范化等特点，实现集团公司自上而下对各级单位的账务核算、财务报账、基础工作等内容的直接监管，有效防范财务风险。

四、结语

电子会计档案是对财务管理基础工作的创新，实现了对会计档案信息的实时更新、实时查询、信息共享等功能，有利于档案业务的规范进行，满足了互联网形势下企业信息化水平和精细化管理需要，为公司提供多维度决策信息，将会带来一次企业管理和财务工作的变革和提升。

作者简介：

王策 （1980-）， 男，回族，辽宁辽阳人， 管理学学士，会计师， 研究方向：财务共享和管理会计发展趋势。