高校档案管理信息化务实性建设的思考

摘 要：高校档案管理信息建设对提高高校文化传承、文化教育和推动高校档案管理具有划时代的重要意义。加速高校档案管理信息化建设对提高科技进步、提升自身管理水平、发挥有效利用率具有积极作用。本文运用文献资料法与逻辑分析法对高校档案信息化建设进行了一系列的分析，提出高校应加强档案管理信息化查询的便捷性保障、新型档案载体的规范性和提高电子档案信息网络安全保障等有效措施，并结合高校档案管理的自身特点和现状对高校档案管理信息化务实性进行有效思考。

关键词：高校；档案管理；信息化；建设

面对互联网时代的革新和大数据时代的来临，高校档案管理面临前所未有的机遇和数据化带来的便捷和挑战。积极推动高校档案管理信息化和务实性建设是信息化时代的需要，也是集中体现高校管理和服務水平提高的重要指标。

通过提升自身管理合理利用网络信息化管理来提高档案资源利用率和档案资源共享。通过网络信息化管理实现档案管理安全、快捷、方便、高效等特点，高校档案建设理应强化信息化管理方面的建设，才能更好的适应现代教育体系的发展与要求。基于此，本文就高校档案信息化务实性推进进行一系列的探讨。

一、高校档案管理对提高管理信息化服务的需要

（一）提高管理服务信息化对科技进步的需要

科技进步以信息资源为基础，信息化发展是科技进步的重要推动力。随着计算机和信息技术的发展高校档案以纸质档案为主的管理模式逐渐向信息化、网络化、电子化的管理模式转变。在接受新事物和电子信息发展的最前沿阵地高校更应该在档案管理的信息化方面发挥自己的带头作用。当然在加强高校档案信息化建设中更要建立和发展校园数字化建设相同步的数字档案信息。探索和开发有学校特色和体现科技进步的数字化档案信息共享服务平台。

（二）提高管理服务信息化自身管理水平的需要

加强高校档案管理信息化建设，能够提高高校档案资源有效利用率和发挥档案管理的服务职能。利用现代智能化管理技能，充分发挥计算机技术、网络技术、信息技术、多媒体技术和电子信息数据处理技术等现代科学化管理方式，为需求者提供准确、快速和便捷的查询需求。也为档案资源的搜集、整理、归类、存档、存储等提供了便捷的方式。也为现代档案管理更新观念、与时俱进的创新档案管理新模式提供了新的信息化、现代化和科学化的管理理念。同时发挥自身管理职能和自身管理水平。

（三）提升高校管理服务信息化提高利用效率的需要

高校档案资源丰富，是高校优秀文化资源继承和文化积累的载体。涉及到行政、教师、学生、教学、出版文献、科研成果等诸多方面，尤其是科研论文、发明专利等科研成果等科技资料更是学校和师生的宝贵财富，记录了高校的发展历程和文化变迁。通过借助高校档案管理信息化的模式利用互联网等多种信息途径查询和了解高校的科研成果和信息资料，来提高高校档案管理资料的利用率，极大地提高了高校在科技进步和人才培养方面的社会作用。高校教育的社会价值也得到了更好地体现，同时也拓展了高校档案管理发展的新途径。

二、对加强高校档案管理信息化务实性思考

（一）高校档案管理信息化查询的便捷性保障

高校档案管理信息化建设就是要做到让信息的需求者通过不同的方式随时随地便捷的查询到需要的信息。在具体实施方面做到：首先，以档案信息资源平台共享弥补资源的不足；其次，将馆藏档案和文件资源进行归档变成电子化文件中心，把“死档案”变成“活信息”；最后，积极探索实现学校政务建设和档案信息资源进行有效衔接，使学校信息平台和档案资源实现对接。从而方便师生从校园公共信息服务平台、手机和多媒体信息终端都能方便快捷的查询档案管理信息。

（二）高校档案信息管理中新型档案载体的规范性保障

随着科技进步和网络技术的不断发展，档案管理和存储也随着发生巨大的变化。利用OCR技术、计算机技术、数字摄影技术、录音技术、录像技术和数据库技术等制定图片资料、磁盘、光盘、移动硬盘等新型载体档案资料。丰富了档案管理和存储途径和提供了新型的查阅、转载和传输方式，存档的现代化、网络化和数字化实现了高校档案信息资源的全方位、多载体和深层次的发展，也给高校档案管理中对新型档案载体的规范性提出了新的要求，制定新型档案载体的严格管理标准和使用规范，对采集、存储、移交、保管、查询和利用进行严格的规范和管理才能对高校档案管理信息化务实性起到推动作用。

（三）高校档案管理电子档案信息网络安全保障

高校档案管理信息随着社会经济的发展和人们对信息资源的重视，越来越被人们关注和认可尤其是高校科研成果、学术资料和用人单位对学籍档案的利用，更加体现出高校档案信息在发挥科研成果转换、人才培养、社会服务等方面的重要性。但是在网络信息化、电子化给我们带来方便的同时一些危害网络的黑客、病毒和信息易改以及载体的不稳定性等网络安全因素就会威胁信息的可靠程度和安全性。就要求我们建立规范的制度对重要信息进行加密和保护确保计算机硬件和软件不受而以破坏和信息的更改、泄露。

三、小结

在信息社会加强高校档案管理的信息化建设，规范档案信息化管理，不断将档案数字化、音像化，发挥其在档案信息化、电子化中的优势和作用。有利于师生和社会对高校档案资源的合理利用，积极促使高校科研成果和科技信息转化为生产力。对推动高校科研发展、对人才的培养和新成果的研发具有重要的现实意义。

参考文献：

[1] 罗慧芳.关于高校档案管理信息化建设的思考[J].咸宁学院学报，2012，06：161-162.

[2] 许玮.高校档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2016，07：29+61.

作者簡介：

商桂君（1968-），女，蒙古族，内蒙古赤峰人，本科，馆员，主要研究方向：高校毕业生学籍、成绩、文件档案管理。教师业绩档案管理。