基于如何做好企业档案保密工作的思考

陈丹丹

摘要：当今社会是一个信息化的社会，企业档案更是信息接收、传递信息的重要手段之一。所以做好企业档案管理工作也被视作为保护信息资源安全的重要管理手段。由于企业的档案信息反映了某个时期的运行轨迹，是真实展现某种客观事物的存在，具有一定的权威性。因此，如何做好企业档案与保密工作的有机结合有其重要性意义。文章首要分析档案利用与保密的关系，再提出保障企业档案信息安全的几点保密工作建议，防止企业重要信息泄露。

关键词：企业档案；保密工作；责任意识

在市场经济的不断发展之下，做好企业的档案保密工作，不仅关系到企业的经济安全，更关系到企业是否能够稳定发展。企业的档案信息有可能涉及公司内部的核心技术机密，或是涉及到个人隐私及其社会秩序等方面的内容，若是没有做好档案保密工作，使其信息泄露出去，有可能导致企业发展受到某些不法分子的侵害，致使企业的经济效益及其公司运营遭受巨大的损害。因此，在当前形势下企业必须逐步完善档案管理的各个环节的保密工作，不断提高企业员工的保密意识，维护企业的合法权益，才能更好适应市场经济的发展需求，提高企业的市场竞争力。

一、处理档案利用和保密的关系

企业档案利用与保密相互对立统一。因此，企业档案管理人员在把握两者关系时，应注意以下几个方面：一方面，企业档案具有一定机密性，所记录的信息一般都是企业的产品资料及客户的相关信息、合同等，若是不小心被其他竞争企业或是不良企业所窃取、发现，对于该企业所产生的损伤是不可估量的，严重者甚至会导致企业破产，无法继续发展下去。所以，档案信息也可认为是企业生存的关键。另一方面，应该将档案转变为企业的生产力，以便企业更好实现经济效益，否则档案空有历史轨迹，却不能发挥其实际的作用价值。当然，企业档案的利用必须在保密的基础上进行，否则，无限制的进行档案利用不仅会给企业发展带来危害，更甚至会危害到国家的经济安全利益。基于此，企业档案管理人员在意识到档案信息价值的同时，还要把握好档案利用与保密之间的关系，不断提高自身及其相关人员的保密意识，制定出科学的管理机制，为档案利用者提供便利性，才能更好的保障档案安全，也避免企业档案资源的过度浪费。

二、做好企业档案保密工作的几点建议

（一）提高企业档案管理人员的职业素养

提高企业档案管理人员的职业素养对于保障企业档案保密工作起着重要作用。所谓的职业素养主要包含了工作人员自身的道德操守、所具备的岗位专业知识及其技能等。如专业素养、信息安全素养等。

1.专业素养

企业档案管理人员应该准确意识到自身的职责所在，专心于本职工作，并努力学习相关业务，对于该岗位持以热爱之心，熟练掌握档案保密、文献编撰、归档管理等方面的基础专业知识，逐步提高自身专业技能。企业还应对其档案管理人员进行定期培训指导，让工作人员充分把握党和国家相关的企业档案保密工作法律法规，或是其他政策规定，运用自如的将档案管理知识运用到实际工作当中，完成上级领导所交代的各项业务归档管理工作。

2.信息安全素养

信息安全素养主要是指在信息安全领域内，企业档案管理人员所应具备的基本信息安全素养。尤其是在信息化的社会环境中，企业档案信息更容易从互联网中泄露出去，所以档案管理人员更要把握好电子档案信息的管理操作，提高自身的信息安全意识，做好信息安全维护措施工作，才能真正保证档案电子信息安全。

3.知识素养

除了掌握基础的专业素养之外，企业档案管理人员还应该掌握与工作相关的或是相近的知识，包括一定的历史知识、汉语言文学、管理学、电子计算机以及与档案管理工作内容相关的其他知识，管理人员只有不断充实自己的专业知识并熟练掌握，才能更好的做好企业档案保密工作。

（二）合理调整档案密级工作

按照我国相关政策规定及其法律规定的要求，应立足于当前的实际工作，眼光放长远，合理调整档案密级工作方可。初始的企业档案保密制度大都存在着没有建立起完善的保密制度，不能很好适应《保密法》要求。因此，还必须在原有的基础上加入新内容使其更加完善，并建立健全相关保密制度，使档案密级工作更趋向正规制度化。首先，应该建立密级调整通知单制度，以便企业档案密级工作的交接，并掌握档案管理的变化，适时更改档案管理制度，而根据相关法律规定提前解密时，应立即向保管档案的地方下达通知单，以便更好管理企业档案信息。其次，完善涉密档案的规范建设，逐步建立涉密档案接收制度，确保涉密档案不被泄露。

企业相关部门还应该积极宣传档案信息保密意识的重要性，提高相关管理人员的认识，切实落实好档案保密工作，并严格遵守《保密法》及其相关法律规定。企业档案管理人员自觉接受保密监督部门的监管，完善调整密级工作，全面清查涉密档案的文件是否真实可靠。此外，对于档案能够开放利用、不可利用、在一定条件内能够利用和不可利用的档案都应该划分清楚，才能使企业档案管理更趋向规范化、制度化及其信息化的发展，为企业经济发展奠定稳固的基础。同时，企业还要严格控制解密执行时间，确保涉密档案的内容符合《保密法》规定，以法律来贯彻档案保密的各个环节，做到有法可依，依法而行，展示企业遵纪守法的严谨性。

（三）加强档案监督工作

在档案使用当中，应该根据不同使用者的使用目的，把握好其思想、心理动机，对其进行重点监护，以此加强档案的监督工作。建立完善的监督机制是档案监督工作的有效方法，能够有效避免档案保密与利用之间的冲突。例如建立阅览制度，在阅览室安装监视器，对于部分想要获取密级档案的使用者，通过监视器可以监控其是否会做出违规行为。又如对一些在翻阅资料时有沾口水习惯的使用者，应作出文明规定及时提醒使用者。无论建立何种监督制度应该注意的是，必须文字简洁且便于实施，并在实施的过程中不断更新和完善制度内容，根据具体的情况来分析不同使用者所能够使用档案范围，使档案管理工作做到有章可依，而档案管理人员在利用者查阅资料的过程中，也必须严格做好监督工作，确保企业档案的完整、文件信息不外泄。

此外，除了上述所应做好的档案使用监督工作，还要进一步完善监督措施。档案管理人员不仅要细心观察，与档案使用者还要进行多方面的沟通，并善于抓准宣传机会，为档案使用者传播保密意识及其相关管理制度。在档案使用者查阅完后还要勤于检查，以便及时发现存在的问题并做好相应的准备措施。若是发现损毁档案等严重的违法行为，档案管理人员必须及时上报上级领导，才能进行查处，防止过多的损失发生。

（四）档案网络信息安全保障

随着我国科技信息的不断发展，社会各个领域当中皆可看到计算机的身影，企业档案信息管理更是充分利用科学技术来进行保管。所以，如何保障档案信息安全尤其重要。做好企业档案信息安全工作无非是从技术和管理两个方面入手。在技术层面，应该防止信息系统的防火墙遭受病毒侵入，并通过信息管理平台开启定时查毒功能，及时扫描计算机看是否存在病毒风险。由于计算机防火墙能够最大限度的保障档案信息数据不被破坏、更改或是拷贝，所以还应充分利用防火墙所提供的功能设置相应的安全策略。为了能够有效防止密级档案数据泄露出去，用户密码不仅要提高安全等级强度，还应定期进行更换，以保障档案信息安全。在管理层面，主要是档案管理人员自身素质提高层面，确保企业档案管理人员能够遵循一定相关的规范制度来进行管理，而企业自身也要不断加强管理制度的建设，逐步提高自身及其档案工作人员对于信息安全、保密工作的认知。

三、结束语

保密工作在企业档案管理和利用中起着重要作用，是确保档案信息安全和档案利用过程中必要的手段。因此，在企业日常档案管理中，必须提高管理人员的整体素养，做好档案管理保密工作所涉及的各个环节，逐步建立起相应的档案管理机制，加强对档案利用者及其管理人员的监督，做好档案信息网络管理工作，是确保企业档案保密工作的有效措施。只有正确把握企业档案利用与保密的关系，逐步完善档案管理措施，才能真正保证企业档案信息的完整性，有效防止信息泄露、不安全。

参考文献：

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[2]曾文英.如何做好档案归档保密工作[J].办公室业务，2016（05）.

[3]黄思梅.浅谈如何做好企业档案的保密工作[J].办公室业务，2016（07）.

[4]赵洋.试论如何做好企业档案的保密工作[J].山东档案，2014（04）.

（作者单位：浙江禾田化工有限公司）