企业采购与付款循环业务内部控制审计研究

摘要：内部控制审计是现代审计的基础，采购与付款循环内部控制在生产经营活动中占有重要地位。针对采购与付款循环可能存在的财务风险，审计人员应在了解被审计单位情况、对采购与付款循环业务控制测试的基础上，采用科学适当的方法对其内部控制进行实质性程序。结合当前采购与付款循环审计中存在的问题，审计人员应进一步改进审计程序和方法，发表客观、公允的审计意见。

关键词：采购业务 内部控制 审计

中图分类号：F239.6 文献标识码：A 文章编号：1002-5812（2016）07-0077-02

一、内部控制的目标和基本要素

内部控制属于管理范畴，是企业管理现代化的产物。只要存在经济活动和经营管理，就需要有相应的内部控制，它贯穿于企业经济活动的各个方面，对于促进国家各项政策、法规的贯彻落实、实现企业经营目标具有重要作用。内部控制既是被审计单位对其经济活动进行组织、制约、考核调节的工具，也是审计人员用以确定审计程序的重要依据。随着内部控制的产生和发展，审计工作从详细审计发展成为以测评内部控制为基础的抽样审计。在现代审计的发展过程中，对内部控制制度的重视与信赖，完善了审计职能，提高了审计效率。

二、企业采购与付款循环内部控制审计的意义

采购与付款循环业务是外部商品和劳务的购置和付款过程，是存货流动的起点，是影响资产增加和现金支付的重要环节，该业务环节在企业生产经营活动中占有重要地位，它主要涉及采购、验收、储存、会计等部门，具有与生产经营活动联系密切、业务发生频繁和容易产生管理漏洞等特点。根据内部控制的基本原理，应该将各项职能活动指派给不同的部门或者职员来完成，以确保业务处理的正确可靠。因此，企业必须建立健全采购与付款循环的内部控制制度，防范和化解可能存在的财务风险，保证企业生产经营活动顺利健康发展。

采购与付款循环审计是财务报表审计的重要组成部分。加强采购与付款循环内部控制的审计，能够了解被审计单位情况，找出内部控制的薄弱环节，并能够确定实质性测试的性质、时间和范围，因此企业采购与付款循环内部控制的审计是实质性程序的基础。

三、采购与付款循环主要内部控制和可能存在的风险

采购与付款循环的主要内部环节应该包括：（1）仓库或者资产使用部门根据需求，经过授权批准后提出请购。（2）采购部门在收到请购单后，对经过批准的请购单发出订购单。对于大额的、重要的采购项目，应采用招标竞价的方式来确定供应商，以保证供货的质量和及时性。（3）验收部门检验所接受货物的数量和质量与订货单上的要求是否相符，编制一式多联的验收单。（4）仓库对于验收合格的商品组织入库，填写入库单，仓储区应相对独立，限制无关人员接近。（5）仓库验收货物后，应该核对购货单、验收单和供货发票的一致性，确认负债，编制付款凭单，送交会计部门，以编制有关记账凭证、登记有关明细账和总账账簿。（6）会计部门在收到付款凭单后对有关单据的内容逐项进行核对后编制记账凭证，记账凭证经过编制凭证以外的其他人员审核后，由记账人员据以登记应付账款明细账、预付账款明细账和存货明细账以及货币资金明细账等。（7）付款部门收到付款凭单后，认真核对付款凭单和附件，按照付款凭证上标明的付款日期支付货款。（8）月末时，应由供货方向购货方寄送卖方对账单，双方应及时对账，发现不符要及时查找原因、及时处理。

采购与付款循环业务可能存在的风险有：一是计划外盲目采购或构建固定资产，造成资金的挤压和低效使用；二是混淆收益性支出和资本性支出，挤占生产成本行为；三是通过多提少提折旧，调节费用，从而达到调节利润的目的；四是利用固定资产清理截留转移企业资金；五是为降低资产负债率可能隐瞒应付账款账面余额；六是应付账款清理工作不及时，长期挂账。

四、采购与付款循环内部控制制度的测试

（一）了解和记录采购与付款循环业务内部控制。审计人员采用查阅被审计单位管理制度和相关文件、口头询问或现场调查等程序，了解被审计单位采购与付款循环业务的内部控制，运用编写内部控制说明、设计调查表法和绘制流程图等方式，确定内部控制的关键控制点及控制目标。审计人员以内部控制的健全性和有效性为目标，确定每一个具体目标的有效控制和薄弱环节，并对每一个控制目标的控制风险做出初步评估，同时制定对哪些控制实施符合性测试的计划，以进一步开展交易和余额的实质性测试程序。

（二）采购与付款循环业务内部控制的符合性测试。（1）检查企业有关岗位责任制度等文件，检查购货与付款循环的业务分工是否合理，并实地查看业务分工的执行情况；（2）从采购部门的业务档案中抽取购货合同或订货单，查明是否附有请购单或其他授权批准的文件；（3）检查大宗商品是否通过招标方式选择供货商，并检查执行情况；（4）核对采购合同上确定的价格、付款日期与财会部门核准的支付条件是否一致；（5）检查合同是否经过有关部门审查，核对卖方发票上所购物品的数量、规格、品种与合同是否一致；（6）抽验部分付款凭单，检查其是否附有请购单、订购单、验收单，付款凭单和验收单是否连续编号；（7）核对采购合同、卖方发票、验收单和入库单是否一致；（8）检查企业月末对账制度的执行情况，以及对不符情况的处理程序；（9）检查企业内部审计制度的执行情况，是否定期进行采购与付款业务的审计并出具审计报告。

根据上述测试所取得的证据，审计人员重新评估控制风险水平，根据重新评估的结果，确定哪些业务环节存在重大错报风险，需要实施详细的审计程序；哪些属于健全的部分，可以减少审计程序。通过对购货业务内部控制的测试和评价，就可以确定实质性测试拟信赖的程度。

五、采购与付款循环业务内部控制的审计内容

采购与付款循环业务内部控制的审计内容主要包括：（1）物资采购计划是否为单位所需要购买的物资、设备，采购计划是否具有合理性，采购资金的来源及到位情况。（2）物资采购方式和程序是否合理、规范。审查物资采购项目招投标范围、方式、程序和文件，投标的条件和招标纪律等，评标、定标的合理性、合法性和真实性；审查供货方的资格、条件是否符合要求。（3）物资采购合同的合法性和有效性。采购项目是否符合立项审批，物资采购合同的要件是否齐全，采购物品是否符合国家或者行业的产品技术标准，产品的交货单位、交货方式、运输方式、到货地点、交货期限、验收方法以及结算及付款方式等条款，在合同中是否予以明确规定。是否明确了当事人双方或一方有违约行为时，责任承担的方式和标准。（4）物资采购验收入库环节完好性和正确性。查验交货产品是否和合同规定或样品的规格、型号、质量、技术参数、价格相同、入库数量和质量与合同订购数量和质量相吻合。（5）物资采购的货款结算是否合规、正确。检查物资验收、入库手续是否齐全，产品单价、结算方式是否与合同相符，发票构成要素是否齐全，金额计算是否正确。（6）物资设备采购的使用效率是否充分，是否达到预期目标。设备使用是否有详细具体的运行记录；物资设备的使用效能、效果是否符合采购立项的要求，使用效益如何，是否达到预期的目标；使用部门是否健全和完善相关管理制度，实施规范管理。

六、当前采购与付款循环业务审计中存在的问题

（一）管理当局内部控制意识不强。单位没有高度重视内部控制制度建设，未能及时开展内部控制业务培训，未能及时全面掌握国家有关财经法规、资产和债务、基本建设、经济合同管理、会计核算等各项规定以及单位相关的内部制度，对经济活动的重要环节未开展定期和不定期检查，缺乏内部监督机制，虽然在外部和内部审计中发现了本单位存在的财务风险，但未按要求进行整改；或者制度不健全或执行不力；有的单位缺乏岗位责任制和议事决策机制，经济活动的决策、执行、监督有效分离机制不健全，内部控制关键岗位人员轮岗制度没有得到有效实施。

（二）采购的组织管理机构不健全。采购机构组成不稳定，职责界定不清晰，因此不能很好地协调处理采购需求、预算、计划与运行等方面的关系，难以承担采购管理的责任。部分单位分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势，造成采购资金的浪费和流失。

（三）物资采购价格管理人员专业素质不高。大多数物资管理部门虽然设立了采购物资价格管理岗位，配备了专兼职物资采购价格管理人员，但所配备人员的专业素质和数量不能达到管理的要求，对供应商提供的一些技术含量较高、金额较大的设备物资的定价是否合理无法作出判断。

（四）采购合同或协议不规范。采购合同或协议条款权责不清，审批程序不当，或不符合国家相关规定及贸易政策，导致经济纠纷和经济损失。

（五）部分业务供货在先，采购价格备案在后。物资采购的实际操作程序为：通知供货→验收→议价→签订合同→付款，而且物资验收这项工作在工程竣工阶段时才能得到签认，这种做法使得采购制度未能发挥事前控制作用。

（六）定价方法简单。物资采购价格管理人员不论价格是否合理均要与供货商“砍价”，这种定价方法认定价格依据不充分，供应商摸准砍价规律后，会采取高定价策略，这些会直接带来物资采购价格偏高的问题。

七、改进采购与付款循环业务内部控制审计的策略

（一）提高物资采购审计人员队伍素质。这是提高审计工作质量和效率的关键。采购业务在生产经营过程中举足轻重，要求采购审计人员必须具有较高的政治觉悟、良好的专业素质和业务工作技能，能够掌握需求分析、采购计划制定、采购洽商、采购合同履行、供应商管理、采购信息管理等工作内容。

（二）推行物资采购集中管理体制。分散采购是大量滋生舞弊的体制性原因。集中管理是由企业物资供应部门实行业务归口，统一管理采购业务的制度。大量企业采购管理实践证明，企业实施集中采购，可以有效发挥规模优势，不仅可以形成经济采购批量、增强议价能力，还能够获得价格折扣，从而降低采购成本，减少储备资金占用，提高性价比。因此集中采购是堵塞采购过程中各种漏洞的体制性保证。

（三）重视物资采购预算管理控制的审计。采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业经营指令严格执行。一是审查采购预算部门和权责划分，按照对称信息的原则，即谁需要谁申请，制定采购预算方案；明确采购预算的审批权，确保采购预算的合理性；二是审查采购资金管理的控制，主要审计资金使用计划表、资金来源预算，监控采购资金使用过程；三是审查采购预算人员计划，包括预算信息调查人员、资金管理人员、预算编制人员、活动实施人员计划等。

（四）加强对采购方式的审查。物资采购方式可根据具体情况采取公开招标、商业谈判、询价等，以获得合理的采购价格。审计人员应运用经验、知识来具体分析判断被审计单位采购方式选择是否得当，是否节约资金，减少了人力和物力消耗。

（五）审查供应商管理情况。首先，审查供应商评估和准入制度，是否是在对供应商信誉度评价的基础上，合理确定的供应商清单，并按规定的权限和程序审核批准后，确定供应商网络。其次，审查采购部门是否按照公开、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。第三，审查供应商管理信息系统和供应商确认制度，被审计单位是否对供应商的资信和经营状况考核评价后，对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。

（六）评价物资采购绩效。建立涵盖物资采购数量、质量、时间、价格和采购效率绩效指标体系，对于储存费用指标、实际价格与标准成本的差额、采购计划完成率等指标计算分析；以采购业务的历史绩效标准、预算或标准绩效标准、行业平均绩效标准以及目标绩效标准为参考，对于采购部门和采购人员个人的采购业绩进行评估，通过分析评价，找出采购业务存在的问题和差距，提出改进的意见和建议。

参考文献：

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作者简介：

石振河，男，德州职业技术学院会计学教授，从事会计与审计理论的教学与研究。