试谈如何做好石油企业办公室管理工作

辛小艳

【摘要】本文对办公室管理的作用、石油企业当前办公室管理存在的弊病以及提升办公室管理效率的相关建议进行探析。

【关键词】办公室管理；石油企业；建议

作为现代企业管理工作的重要内容之一，办公室管理能够为企业办公事务、行政事务的处理提供有效处理方式。尽管近年来石油企业发展中逐渐将办公室管理引入管理工作中，但由于开展中不具备较强的有效性，导致办公室管理水平并不高。因此，本文对办公室管理工作的相关研究，具有十分重要的意义。

一、办公室管理工作在石油企业中的作用分析

所谓办公室，其实质为企业开展综合管理工作的重要载体，在职责上主要表现为搞好服务、管理事务以及参政议政等方面。在石油企业发展中，办公室管理所起到的作用极为明显，具体表现在：第一，“桥梁”作用。石油企业在实现下情上传、上情下达过程中，都需引入办公室管理的工作，其为职工之间、职工与领导间搭建桥梁。第二，“参谋”作用。该作用可具体细化为：一是将企业所有信息及时、准确地向领导反映。二是结合领导要求，完成文案起草工作。三是对于企业中出现的事件问题，可给出相关建议，如石油开采的具体流程问题、石油开采中的事故处理意见以及石油企业经营决策意见等。确保办公室管理的作用实现，对推动石油企业长远发展可起到明显作用。

二、企业办公室管理弊病分析

（一）从管理理念角度。石油企业快速发展背景下，对整个管理工作的开展都提出较高的要求，需在管理内容、管理形式上进一步创新。特别其中的办公室管理工作，应结合企业经营管理中的动态变化，在管理理念上不断完善。然而现行办公室管理活动中，仍未表现出全方位、高层次特征，且不具备一定的预见性，在管理理念上仍局限在简单的控制、监督与指挥层面，忽视企业经营管理中的变化情况，如职工思想变化等。这种管理理念，直接导致办公室工作止步不前，完全停留于简单的静态管理工作上，影响办公室管理作用的发挥。

（二）从管理制度角度。制度是办公室管理工作开展的重要保障。然而当前石油企业在办公室工作方面，并未在制度上进行具体明确，管理工作无思路、管理工作目标不明确以及职责模糊等问题极为突出，这样管理人员在工作负荷上极高，且最终获得的管理效果也不明显，整个管理过程中人力、物力等资源都将耗费许多。一旦办公室管理面临复杂多样的工作问题，将表现出无所适从的局面，究其原因在于管理制度的缺失。因此，制度建设应成为当前办公室管理需考虑的重要问题。

（三）从管理效率角度。目前石油企业在办公室工作方面，部分人员完全将自身工作界定在事务性工作层面，实际开展工作中更倾向于机械地完成上级领导安排的任务，很少对办公室涉及的工作主动思考。如在进行文案起草或相关措施规定制定中，往往难以得到上级领导认可，而基层员工对于这些措施也会产生明显的反感心理。事实上，办公室工作除表现在事务处理方面，也需做好信息收集、整理与处理等方面，能够将有效的信息提供给企业决策过程中。

三、提升石油企业办公室管理效率的相关建议

（一）办公室工作思路的拓展。办公室工作有效性的提升关键在于有更多创新思路融入其中。而创新目标的实现要求办公室人员不断进行知识的累积与运用。现代市场经济的快速发展，使企业面临的竞争压力极大，石油企业亦是如此，若办公室工作水平停滞不前，将难以为企业提供更优质的服务。因此，办公室人员需结合石油企业发展要求与当前市场环境变化，对先进的政治理论与办公业务进行学习，使自身的思维不断拓展，这样在工作中才会不断创新，管理水平由此得到提高。

（二）制度建设工作的落实。办公室工作水平的提高，应注意在相关制度方面进行完善，尽可能使办公室工作“有章可循”。在制度构建中，主要需结合办公室工作的要求、特征与规律，明确办公室人员的权责，使人员工作内容更为清晰，工作程序也趋于模式化与标准化。石油企业也可考虑构建相应的绩效考核、培训机制，其中绩效考核机制强调将人员的办公效率与其自身效率挂钩，而培训机制的落实旨在提升办公室人员的综合素质，这样对于办公室整体管理水平的提高可起到明显效果。

（三）服务功能的强化。针对现行办公室人员服务意识较差、服务质量较低等问题，实际解决中主要需从质量方面着手，包括：第一，对人员创新意识进行强化。其要求人员在实际工作中，能够结合当前企业发展形势与发展动向，提出相应的新想法与对策，为领导决策提供参考。第二，人员在全局意识上应不断提高。办公室工作本身体现出一定的高度性与全面性特征，要求人员在开展办公室工作中能够听取各方意见，真正做到下情上传、上情下达。除此之外，办公室工作开展中，还需保证其在协调各部门方面的作用发挥出来，为企业有序发展提供坚强的后盾。

四、结论

办公室管理工作的开展是现行石油企业发展中需考虑的重要问题。实际强化办公室管理工作中，应正确认识办公室管理的重要性，立足于当前办公室管理存在的问题，不断拓展工作思路，完善相关制度，并在服务功能上进行强化，这样才可推动石油企业长足发展。

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