高校办公室督查督办工作信息化建设研究

李彩云

摘 要

高校办公室督查督办工作信息化建设是基于学校OA协同办公平台，开发和设计督查督办模块，需从设计电子督查督办处理单、开发督查督办流程、定位督查督办流程中的角色等3个方面着手。高校办公室信息化督查督办是工作载体和工作方式的创新，提高了工作效率，增强了规范性，提高了信息化水平。

【关键词】高校办公室；督查督办工作；信息化建设

随着教育信息化工作的全面推进和落实，高校在教育信息化基础设施建设上投入了大量的经费，大多数高校办公室应运建设了学校OA协同办公平台，协同平台上已独立建设收文和发文督办系统。高校办公室督查督办内容除了公文督办外，还有其他重点、难点和关键点的事项。督查督办工作是高校办公室的专项职能，其信息化建设可以在OA协同办公平台上开发和设计督查督办模块，将上级党政机关、主管教育部门和学校重大决策、重要工作部署以及上级、学校领导交办的各项工作任务等督查督办事项纳入督查督办模块。高校办公室引入信息化平台将这些督查督办事项的督查过程和落实情况进行有效管理和监控，从而促进学校重大决策和重大部署的落地生根、早见实效，有力推动学校高水平大学和双一流大学建设。

1 基于OA协同办公平台的督查督办模块开发与设计

传统的督查督办方式有开会、发文件、作批示、打电话、实地调研、联合督办、下督办单或三色督办单等，这些方式在督查效率、便捷查询、快速统计等方面存在不足，督查督办工作需要引入信息化手段，不断提高整体工作水平、效率和效能。督查督办模块是内置于高校办公室OA协同办公平台，将各类督查督办事项逐一纳入信息化管理平台，充分运用信息科学技术，提高闭环管理效率。高校办公室开发和设计基于 OA协同办公平台的督查督办模块，需要从设计电子督查督办处理单、开发督查督办流程、定位督查督办流程中的角色等3个方面着手。

1.1 设计电子督查督办处理单

电子督查督办处理单的内容包括编号、名称、督查督办事项内容与进度要求、督办人、承办单位（协办单位）、责任人、执行情况反馈、督办人意见、办结结果、补办结果和归档人，还包括各流程节点时间如立项时间、交办时间、应办结时间、催办时间（按次记录）、办结时间、补办时间和归档时间等字段。督查督办处理单的边框可显示为红色，文字可显示为黑色。其中，编号可以按照督查督办事项上传督查督办模块的时间顺序自动生成。对不符合要求的办结结果，应退回承办单位补充办理。时间在督查督办处理单上可以精确到秒。对于已办结的督查督办事项，要及时反馈给相关部门，同时在归档时分发给督查督办流程各节点人员，此时督查督办事项办理状态显示为待阅读，相关人员阅读督查督办事项后办理状态显示为已阅读。在OA协同办公平台中对于已办结事项设计了归档分发环节，被分发到的人员在督查督办事项归档后仍能随时查询督查督办处理单，统计已办结督查督办事项数量。督查督办事项的办理状态可分类显示为待办理、已办理、待催办、已催办、待办结、已办结、待补办、已补办、已归档、待阅读和已阅读等固定选项。

1.2 开发督查督办流程

高校办公室督查督办工作的基本程序包括拟办、立项、交办、催办、办结、反馈和归档等七个环节。一是拟办，办公室主任对督查督办事项提出拟办意见，包括督办人、目标任务、工作内容、进度要求、完成时间、承办单位（协办单位）和责任人。二是立项，办公室督查督办专职秘书按照一事一项原则立项登记编号，建立完备的台账。台账既有纸质版也有电子版。三是交办，将电子督查督办通知单发送给承办单位（协办单位）督查督办员，再由督查督办员发送给本单位、本部门责任人。四是催办，根据主次、轻重、缓急等要求对督查督办事项进行适时催办，以及时掌握督查督办事项的办理进度，办公室对承办单位所遇到的困难积极进行综合协调。五是办结，承办单位责任人及时回复办结情况，办公室按照督查督办事项的工作要求进行检查，对符合要求的，形成专题报告，呈报督办人阅知；对不符合要求的，要退回承办单位补充办理；对逾期不报或在办结报告中弄虚作假的，要向督办人说明情况并调查核实、追查责任。六是反馈，按照事事有结果，件件有回音的原则，及时向督办人报告结果，做到批则必查，查则必清，清则必办，办则必果。七是归档，将督查督办事项分年限按照承办单位归档，生成和打印电子督查督办处理单，及时立卷，定期移交档案部门保存和管理。

1.3 定位督查督办流程中的角色

从督查督办流程分析，督查督办模块中的角色包括起草人、拟办人、督办人、责任人和信息员。起草人是办公室督查督办专职秘书，将督查督办事项相关信息录入电子督查督办处理单。拟办人是办公室主任，对督查督办事项提出拟办意见。督办人是校领导，是监控督查督办效果的人，督查督办事项必须经校领导授权和支持才具有权威性和严肃性。责任人，是落实督查督办任务的人，一般为承办单位主要负责人，协办单位积极配合开展相关工作。信息员是承办单位（协办单位）督查督办员，由各单位选配综合素质好、工作原则性强的行政管理人员担任。

2 高校办公室信息化督查督办工作的效果分析

高校办公室信息化督查督办工作是一种创新的工作载体和工作方式，是信息化思维在督查督办管理上的具体运用和实现。一是提高了督查督办工作的效率，现代信息技术的应用，实现了跨校区、跨部门的一体化督查督办，使督查督办流程各环节衔接顺畅，督查督办事项流转所用时间大大缩短，督办人在关键环节上真督实查、敢于碰硬，改进了工作作风，提高了工作效率；二是增加了督查督办工作的规范性，督查督办模块通过信息化手段将督查督办工作流程和角色固定下来，每个角色、每个节点都要按照流程要求来执行，使得整个督查督办工作更规范化；三是提高了督查督办工作队伍的信息化水平，督查督办工作队伍要树立创新意识，加强信息技术工具的应用能力，推动无纸化督查督办，实现精细化管理，不断开创督查督办工作的新局面。

参考文献

[1]王国军.信息化管理在高校督查督办工作中的应用初探[J].电子测试，2015（23）：77-78.

[2]吴金栋.利用信息化手段创新高校督办工作机制[J].职业时空，2010（12）：24-25.