试析数字档案资源公共服务能力评价指标

张珊

[摘 要] 基于档案资源整合的视角，分析了档案资源整合对公共服务能力提升所起的作用，以此为基础，笔者结合数字档案资源的特点，创新性地将”工作人员的素质”、”数字档案资源整合”和”档案管理机构协同”增加到”公共价值理论”的指标体系中，丰富了”公共价值理论”在此领域中的内涵。

[关键词] 数字档案资源；公共服务；评价指标

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 093

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）07- 0202- 02

对“国家数字档案资源整合与服务机制研究”的任务之一就是：整个调研的起点是放在国家层面上，是为完成国家数字档案资源在公共服务能力方面的顶层设计而进行的调研活动，调查的方向是目前我国数字档案资源在公共服务能力方面最新、最先进的前沿应用情况。以下对“公共服务供给力”“公共服务保障力”和“公共服务满意度”三大方面中的一些重要评价指标的合理性和实用性给予解释。

1 公共服务供给力

“公共服务供给力”包括两个方面。

1.1 信息的提供

提供方式主要包含下面两种：①政务部门主导档案（电子文件）信息资源公共服务应用的实现，提供利用的依据是《中华人民共和国政府信息公开条例》；②档案部门主导档案信息资源公共服务应用的实现（数字化扫描件），提供利用的依据是《中华人民共和国档案法》。

1.2 信息的质量

目前，我国政府各级部门生成的信息资源，其主要使用目的不是供信息资源服务，而只是满足其自身工作需求的；各部门只关心其关注的那些信息，保证这部分信息的质量水平，其他与自身工作无关的信息，质量并不能保障，因此信息的质量具有“局部性”。

对数字方式生成的电子文件档案而言，制定数字连续性计划确保其数字生成、数字保存和数字方式提供利用，建立风险控制制度、规范和措施，确保其可取、可信和可持续再用，对提高信息的质量水平意义重大。目前大多数档案部门一般采用的方法是将 OA系统数字生成的电子文件纸质打印移交保存，然后再电子扫描进入数字档案馆系统提供利用。

2 公共服务保障力

“公共服务保障力”包括五个方面。

2.1 档案公共服务管理机构的效率：

提高档案公共服务管理机构的效率，制定相应的档案管理标准是十分必要的。而档案标准的制定应考虑以下几个因素：①应重视国家标准的顶层设计、互操作性和开放性，以利于不同机构协同工作；②在档案管理标准制定时，应明确各机构的职能及其应承担的责任和角色定位，否则，基层档案工作者在具体实践过程中，对自己应承担的责任将会不清晰；③标准实施的具体细节及相关解释应详尽，便于新建立的档案标准的推广及执行。

2.2 工作人员的素质

工作人员应具备的素质要求有：①历史知识的掌握程度；②文字能力；③实际动手能力；④计算机能力，高级档案管理人员应知晓部门所使用的档案系统及系统中的档案信息资源的类别及管理特点；⑤信息素质，由于目前很多机构都采用无纸化办公模式，所以信息素质尤其重要；⑥在职培训，客观上要求档案专业人员须接受长期的在职培训，而建立在职培训中心，从体制上保证各级档案专业人员素质的提高。

2.3 数字档案资源的开放性

目前，国家对档案信息开放所制订的政策、内容较宽泛，难以操作，同时由于牵扯到保密责任，基层档案工作者对此不容易掌握，实际部门迫切需要制定开放利用和利用免责的依据。西方有些国家制订了相关的免责制度，但这是否适合中国国情，还值得学者们进一步研究。

2.4 档案公共管理机构对公众询问的响应：

现在应采用协同工作的模式，将各种档案信息资源统一到一个公共服务平台上。具体可采用以下方法实现：①根据相关管理部门制定的档案信息标准，按要求将档案信息录入统一公共服务平台；②政府建立“政府协同办公移动平台”，并将档案部门纳入此平台中，档案部门根据授权直接从中选择适当的档案信息资源加以处理并发布在公共服务平台上来服务于公众。

2.5 数字档案资源的整合

在公共档案馆中有档案实体整合的方式。档案实体整合即物理整合，一般做法是：将专业档案数量大或与民生联系非常紧密的部门采用进驻的方式纳入档案局的管理体系中。对进驻的机构，档案局负责档案中心空间资源的调配，负责分配档案窗口，而档案实体机构负责派人员进行日常管理及对外提供服务，档案局只对其拥有监管职责。采用这种整合手段，所需政府财政上的支持是巨大的，可在有条件的地区试点实施。

3 公共服务满意度

“公共服务满意度”包括档案的公平性、用户在线使用档案公共服务应用系统能力的提升、用户对数字档案资源的信任、数字档案资源的安全和保密性、数字档案资源对环境的影响五个方面。

公共服务的绩效评价一般存在两种基本模式，即公众主观评价和客观测量，公众主观评价注重于对服务满意度等软指标的评价上。虽然目前公民满意度调查已经广泛应用于公共服务绩效评估中，但在反映公共服务绩效时存在诸多先天缺陷：具有政治利益诉求性、政绩宣传性、政府价值表达性等工具性价值，没有客观数据证明公民满意度与公共服务绩效存在显著相关，所以，不能盲目根据公众主观评价结果来评判实际的服务质量。

总之，今后的任务：可在此能力评价指标体系的基础上，以公众的视角进行实证研究，收集实证数据，并提出相关的数据分析方法来进行此能力评价指标体系的统计分析与验证工作，为研究出一整套符合实际的“数字档案资源公共服务能力评价指标体系”打下牢固的基础。