建筑工程项目设计阶段项目利益相关方管理

文／姚茜

姚茜，PMP，云南省设计院集团项目经理。

对于建筑工程的项目经理而言，项目设计阶段作为建筑工程项目最重要的一个阶段，其阶段性成果直接关系到项目的成败。因而，在此阶段通过项目利益相关方管理，实现项目设计阶段的目标并提交可交付成果对项目经理来说至关重要。

不同利益相关方对项目有不同的利益需求，利益相关方对项目利益诉求的差异在不同程度地影响着项目的成败。如何合理地协调、管理不同利益相关方，与不同利益相关方建立良好的关系，是项目利益相关方管理的核心。项目经理往往在项目利益相关方管理过程中将大量的精力、时间耗费在反复解释、澄清各类程序性的、细枝末节的问题上。由于沟通方式、频率以及信息不对等，随着项目的进行，在项目出现阻碍或困难时，不同利益相关方之间开始出现相互抱怨、推诿责任的情况，这些对项目的进展和成功都有很大的威胁，因此在设计阶段就制定可行、有效的项目利益相关方管理计划是十分必要的。

文中笔者以自己亲历的某厂电子设备生产厂房设计项目为例，通过对不同利益相关方进行识别、分类、定量的分析评估，从而制定有效的管理计划，探讨如何通过项目设计阶段的项目利益相关方管理，完美地实现项目设计阶段的目标并提交可交付成果，为后续施工阶段的开展打下坚实的基础。

项目设计阶段项目利益相关方的识别

项目设计阶段的项目利益相关方识别是指识别出为设计工作提供资金、政策支持的，影响项目设计工作方向、设计工作开展进度，评估项目设计成果的实施性，以及被项目设计工作方向、开展进度、可实施性程度影响的个人、群体或组织，并将项目利益相关方对项目的需求、期望具体化的过程。采用头脑风暴、访谈、收集整理项目资料文件、查阅类似项目组织过程资产等方式，尽可能地识别并分析项目利益相关方以及其对项目的需求和期望。

在某电子设备生产厂房项目中，按照项目设计阶段项目利益相关方识别的内容，结合此电子设备生产厂房项目的特点，将此项目设计阶段的项目利益相关方分为内部利益相关方和外部利益相关方。

项目内部利益相关方

对于承担此电子设备生产厂房项目设计任务的设计单位而言，项目内部利益相关方是项目设计团队成员，也就是根据工业项目的特点配备的工艺、建筑、结构、给排水、电气、暖通、总图、景观等各专业的设计人员。此项目的内部利益相关方的需求和期望有三点：获得详细的设计任务书，明确项目设计意图；在合理的设计工期内，协调配合为电子设备生产厂提供满意的设计成果文件，尽量避免颠覆性的设计变更出现；得到工业项目设计经验，获得经济回报。

项目外部利益相关方

项目设计阶段的项目外部利益相关方，依据其对项目的支持程度、参与程度以及影响程度又可以分为重要外部利益相关方和次要外部利益相关方。依据开展建筑工程设计工作相关法律、法规的规定，不难发现此项目中重要外部利益相关方有电子设备生产厂、政府相关行政管理部门及图纸审查机构；次要外部利益相关方有项目其他参建单位，如项目地质勘察单位、招标代理单位、监理单位、造价咨询单位、承包商等，以及项目建设所在地周边企业和住户等。

电子设备生产厂作为本项目的发起人是该项目首要也是重要的外部利益相关方，为本项目的建设提供资金支持、政策支持，在项目全生命周期内积极推动项目的进展，将项目的计划和进展情况向其所属集团董事会汇报并取得集团董事会对项目的支持；同时也是项目设计工作方向的领导者，项目设计方案的批准者，项目建成后的运营管理者，其对项目的需求、期望将随着项目建设过程逐渐明确、细化，也会存在不断调整和变更的可能，因此对电子设备生产厂需求和期望的管理是本项目外部利益相关方管理的重点，应会花费项目经理最多的资源进行管理。

作为项目设计阶段工作成果的监督、评审部门，政府相关行政管理部门及图纸审查机构是本项目的另一重要外部利益相关方。本项目涉及的政府相关行政管理部门及审查机构有规划部门、建设部门、环保局、水务局、公安消防部门、人防办、防震减灾局、绿化局、供电局、施工图审查机构等。他们按照国家、地方行业相关规范、规定对项目设计各项成果文件进行合法性、合规性、合理性、安全性、经济可靠性、实施可行性进行核准、审查和评审，因此，熟悉政府相关行政管理部门及审查机构的评审要求、工作流程，并及时跟进政策更新是项目经理工作的重点之一。

本项目次要外部利益相关方是指受到本项目设计工作方向、开展进度、可实施性程度影响的利益相关方。项目设计工作进度、质量要求，设计的难易程度，以及设计方案的经济性都直接影响到项目各参建单位开展相应工作的方向、工作范围、进度、资源投入量等。项目建设所在地周边企业和住户则更加关注项目建设过程带来的环境、卫生、噪声及公共资源使用等方面的影响。

项目设计阶段项目利益相关方的分类和影响性分析

在对本项目利益相关方进行识别的基础上，从权利、利益、影响和作用四个维度将不同项目利益相关方进行量化分析和分类，对不同项目利益相关方的参与程度进行评估，这是项目利益相关方管理的关键工作。

项目利益相关方的分类

借鉴《PMBOK®指南（第5版）》中项目利益相关方管理的方法及工具，采用权利、利益、影响和作用四个维度对项目利益相关方进行分类和排序，其中权利指项目利益相关方对项目设计阶段的职权级别；利益指项目利益相关方对项目设计阶段成果的关注程度；影响指项目利益相关方主动参与项目设计阶段工作的程度；作用指项目利益相关方改变项目设计阶段工作计划和影响项目设计阶段工作开展程度的能力。

按照权利、利益、影响、作用四个维度的含义进行量化分析，以字母代表各项目相关方：A代表电子设备生产厂，B代表政府相关行政管理部门及图纸审查机构，C代表项目其他各参建单位，D代表项目建设所在地周边企业和住户，E代表项目设计团队成员。不同利益相关方相应采取的管理策 略及方法，具体如图1所示。

图1 项目利益相关方权利、利益、影响、作用关系矩阵

评估项目利益相关方状态

对项目利益相关方进行分类后，应根据项目利益相关方对项目的支持程度，从项目利益相关方当前对项目的支持程度和期望对项目的支持程度两方面进行评估，识别出项目利益相关方当前对项目的支持程度与期望对项目的支持程度间的差距，以便在项目利益相关方管理计划中制定行动和沟通方案，尽量消除两者间的差距。

此项目中，依据对项目利益相关方需求、期望的识别以及项目利益相关方的分类。对电子设备生产厂和项目设计团队成员这两类项目利益相关方在管理过程中采取措施让其持续保持对项目积极、支持的状态；针对政府相关行政管理部门及图纸审查机构和项目其他各参建单位而言，在项目设计的关键节点，以寻求多种沟通渠道和方式，增加沟通频率的方式让其获得重要、核心的项目信息，使这类利益相关方由对项目中立或不关心的状态转变为支持的状态；项目建设所在地周边企业和住户，对项目影响最小，在项目设计开始及完成时告知其项目建设的概况，防止其成为项目的抵制者。

结合对项目利益相关方分类、支持程度评估结论，不难看出项目利益相关方中的电子设备生产厂和项目设计团队成员在项目设计阶段获取项目信息程度最高，要求信息沟通的频率高，希望获取的信息量最大，是项目利益相关方沟通管理的重点；政府相关行政管理部门及图纸审查机构和项目其他各参建单位需要在项目各设计阶段节点时都详细获取项目设计工作进展的重点信息；对应项目建设所在地周边企业和住户对项目的支持程度来看，适时向其告知项目的概况信息即可。

通过对项目利益相关方的识别、分类以及状态评估可以让项目经理清晰地看到不同项目利益相关方的需求、期望，以及对项目的利益，并对开展项目利益相关方管理的资源进行合理分配。为项目利益相关方管理计划的制定和管理措施的实施奠定良好的基础。设所在地周边企业和住户在项目设计开始及完成时告知其项目的基本概况即可。

项目利益相关方管理计划不仅帮助项目经理梳理项目设计阶段项目利益相关方管理的重点，同时可以使项目经理合理分配管理资源，明晰项目各利益相关方管理过程中存在的沟通风险并制定相应的管控措施，获得项目各利益相关方对项目的理解和支持，引导项目利益相关方形成对项目的合理期望，这样才能使项目设计阶段工作完成的同时尽量实现项目各利益相关方对项目的利益追求。

项目利益相关方的管理计划

项目利益相关方管理计划应建立在项目利益相关方管理级别的排序基础上。不同项目利益相关方采取不同的沟通渠道、沟通内容、沟通频率、管理投入时间以及相应管理策略。在此项目中，毋庸置疑，电子设备生产厂及项目设计成员是首要管理的利益相关方。在项目整个设计阶段对他们应采用书面、口头等沟通方式对项目信息进行全面、详细的沟通。对于政府相关行政管理部门及图纸审查机构、项目其他各参建单位这类次要利益相关方，只需在项目设计的关键节点时对项目重要、核心的项目信息进行充分沟通。最低管理级别的项目建

结语

项目利益相关方管理在项目全生命周期里是一个持续、动态的过程，它贯穿在项目全生命周期的各个阶段，会随着利益相关方需求、期望的不同，各阶段管理目标的不同而变化。同样，不同项目设计阶段的项目利益相关方管理也不尽相同，因此首先要做好项目利益相关方识别、分类、评估，然后才能有针对性地制定项目利益相关方管理计划，适时地实施管理策略，从而实现项目设计阶段的目标并提交可交付成果。